Doczekamy się końca papierowych listów poleconych? Wchodzą bezpłatne (i dla niektórych obowiązkowe) e-Doręczenia. Jak skorzystać? Instrukcja!

e-Doręczenia wywrócą do góry nogami papierową korespondencję, do której jesteśmy przyzwyczajeni. System dostępny jest już od jakiegoś czasu i obsłużył ponad milion przesyłek, ale dopiero teraz stanie się obligatoryjny dla wielu podmiotów. Do kiedy przedsiębiorcy muszą założyć adres do e-Doręczeń? Jak obywatele mogą skorzystać z e-Doręczeń? Ile kosztują „elektroniczne listy polecone”? Na co trzeba uważać? Wyjaśniam!

Ciekawe? Po przeczytaniu wróć tutaj, kliknij i odkryj sprawdzone patenty Samcika na ochronę przed inflacją

Poczta Polska poinformowała, że w systemie e-Doręczeń nadano już ponad 8,5 mln przesyłek. Część z nich (ponad milion) wysłano i odebrano w pełni elektronicznie. Od stycznia z e-Doręczeń musi korzystać większość podmiotów publicznych. Od kwietnia obowiązek obejmie też większość przedsiębiorców. Dostęp do systemu otrzymali też zwykli obywatele. Jak skorzystać? No i czy w ogóle warto?

Tak będzie wyglądać korespondencja w XXI wieku

Zastanawialiście się kiedyś, jak to jest, że żyjemy w czasach, w których sztuczna inteligencja potrafi coraz więcej, a jednocześnie regularnie musimy urządzać wycieczki na pocztę w celu odebrania zaawizowanego listu? Dlaczego ciągle istotna (czyli taka, która musi zostawić jakiś ślad) korespondencja jest wysyłana w tradycyjnej formie?

Wydaje mi się, że jedną z głównych przeszkód była unifikacja, a w zasadzie jej brak. Już dawno były możliwości technologiczne, aby popchnąć do przodu wysyłki (i odbiory) dokumentów, ale brakowało jednego, spójnego systemu, który tym zarządzał. Systemu, z którego wszyscy korzystają.

Weźmy podpisy elektroniczne. Są dostępne, bezpieczne i działają, ale niektórzy podchodzą do nich nieufnie. Nie raz zdarzyło mi się, że korespondencja, którą podpisałem podpisem kwalifikowanym, nie została w pierwszej chwil zaakceptowana, bo… nie dodałem wizualnej ramki „podpisano elektronicznie przez Michał Wachowski”. Taka ramka to zwykły dodatek i bez niej dokument też był podpisany, ale moje argumenty nie docierały do odbiorcy.

Drugim problemem była fakultatywność. Dopóki nie ma przymusu stosowania jakiejś metody, dopóty nie wszyscy będą ją stosować. Bardzo fajnie, że do części odbiorców możemy wysłać korespondencję elektroniczną, ale dopóki do pozostałej części będziemy musieli wysyłać tradycyjne listy, to nic się nie zmieni.

Ten sam problem mam z różnymi agregatorami płatności, które oferują banki. Naprawdę super, że faktury mogą się automatycznie importować i same opłacać, ale co z tego, skoro nie ma tam wszystkich dostawców i i tak część faktur muszę zapłacić ręcznie?

Pojawia się też zagadnienie wykluczenia. Nie wszyscy Polacy są gotowi do przeniesienia takiej korespondencji do internetu. Łatwo napisać, że do korzystania z usługi wystarczy dostęp do internetu, ale spore grono starszych (i nie tylko) Polaków miałoby z tym problem.

Ostatnio jeden z kandydatów na prezydenta zaproponował, aby podpisy zbierać przez aplikację mObywatel. Genialny pomysł – pomyślałem w pierwszej chwili, ale po kilku minutach zrozumiałem, że patrzę wyłącznie ze swojej perspektywy. Znam masę osób, które w ten sposób takiego podpisu nie byłyby w stanie złożyć. Czy to z wyboru (nie korzystają z mObywatela), czy z powodu niewystarczających umiejętności.

Potrzebny był więc system, który z jednej strony jest fakultatywny dla obywateli, a więc dostępny tylko dla chętnych, z drugiej strony jednolity i akceptowalny przez wszystkie podmioty, a z trzeciej strony obligatoryjny dla podmiotów profesjonalnych (urzędów, firm itd.). I chyba coś takiego dostaliśmy.

Okazuje się, że niedługo korespondencja będzie wyglądać całkiem inaczej. Dzięki usłudze e-Doręczenia podmioty publiczne, firmy, obywatele i inne podmioty niepubliczne będą mogły (a w wielu przypadkach będą musiały) wysyłać i odbierać elektroniczne listy polecone. W tym artykule postaram się wyjaśnić, czym są e-Doręczenia, kto i kiedy będzie musiał z nich korzystać, a także zaprezentuję, jak z nich skorzystać.

Czytaj też: Oprocentowanie depozytów: średnio banki płacą tylko 3,3%, ale z niektórych można wycisnąć i 8% w promocji. A ile bez promocji? Przegląd ofert!

Ustawa o doręczeniach elektronicznych

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń przez niektóre podmioty reguluje Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tutaj link dla chętnych) i trochę ustawa nowelizująca (Ustawa o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych – link).

Czym są e-Doręczenia? W największym skrócie jest to (rejestrowana) możliwość wysyłania i odbierania korespondencji w formie elektronicznej. Ot taki list polecony w komputerze. Zacytujmy w tym miejscu stronę rządową:

„e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.”

Taka usługa jest bardzo wygodna. Jeżeli tylko mamy dostęp do internetu, to możemy odbierać i wysyłać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnej porze. To ułatwi zarówno wysyłkę korespondencji (nie trzeba kupować kopert, opłacać listów poleconych, przechowywać potwierdzeń nadania itd.) oraz jej odbieranie (nie trzeba czekać na listonosza, odbierać awizowanych przesyłek z poczty czy przechowywać papierowej korespondencji w segregatorze).

Usługa e-Doręczenia znacznie zwiększa też bezpieczeństwo korespondencji. Zawsze mamy pewność, że nikt nie podszywa się pod nadawcę. Korespondencja zawsze trafi do adresata i czarno na białym widać, kto i kiedy ją wysłał oraz odebrał.

Dlaczego piszemy o tym na blogu finansowym? Z kilku powodów. Po pierwsze e-Doręczenia to realne oszczędności pieniędzy (np. koszty listów poleconych, drukowanie pism) i czasu (np. wizyty na poczcie czy ręczne pisanie pisma). Po drugie temat robi się głośny i znaczna część naszych czytelników jest nim zainteresowana. Po trzecie spore grono z Was niedługo będzie zobligowane do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych.

Możliwość korzystania z e-Doręczeń istniała już od jakiegoś czasu, ale dopiero na początku tego roku staje się obligatoryjna dla niektórych podmiotów. I tak, zgodnie z art. 155 Ustawy o doręczeniach elektronicznych, zdecydowana większość podmiotów publicznych zobowiązana jest do korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku (są pewne wyjątki).

Podmioty niepubliczne dostały trochę więcej czasu. Osoby fizyczne, które rejestrują działalność od 1 stycznia 2025 roku, jak i podmioty, które od 1 stycznia 2025 r. uzyskują wpis do rejestru KRS, zobowiązane są uzyskać adres do e-Doręczeń podczas rejestracji. Podmioty wpisane do KRS przed 1 stycznia zobligowane są uzyskać adres do e-doręczeń do 1 kwietnia 2025 r. lub w momencie składania wniosku o zmianę. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku muszą uzyskać taki adres do 1 października 2026 r. lub w momencie składania wniosku o zmianę.

Adres do e-Doręczeń muszą założyć także aktywni przedstawiciele niektórych tzw. zawodów zaufania publicznego takich jak: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy i notariusz. W ich przypadku obowiązek powostał 1 stycznia 2025 roku.

Natomiast osoby fizyczne (które nie są przedsiębiorcami i nie wykonują ww. zawodów zaufania publicznego) mogą założyć adres do e-Doręczeń, ale nie mają takiego obowiązku. Identyczna sytuacja dotyczy innych podmiotów niepublicznych, takich jak np. stowarzyszeń.

Można zdecydować się na publicznego lub niepublicznego dostawcę e-Doręczeń (np. Asecco Data Systems S.A.; Autenti Sp. z o.o.; Kfj Inwestycje Sp. z o.o. czy Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.). Obecnie publicznym dostawcą jest Poczta Polska S.A., która bezpłatnie świadczy te usługi i tym się dzisiaj zajmę.

Jeżeli chcecie skorzystać z niepublicznego dostawcy usługi e-Doręczenia, to warto pamiętać, że adres utworzony u publicznego dostawcy zostanie automatycznie (po aktywacji) dodany do bazy adresów. W przypadku dostawy niepublicznego konieczne będzie wysłanie wniosku o wpisanie do bazy adresów.

Warto też zapamiętać, że e-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego. To oznacza, że można w ten sposób odbierać i wysyłać korespondencję urzędową. Jeżeli nie odbierzecie wiadomości w ciągu 14 dni, to zostanie ona uznana za doręczoną, a urząd otrzyma stosowne potwierdzenie.

Czytaj też: Bank ściągnął klientowi pieniądze z nieważnej karty. Jak to możliwe? „Nie chciałem opłacać tej subskrypcji!”. A reklamacja odrzucona. Kto zawalił?

Zakładamy skrzynkę e-Doręczenia

Tyle teorii. Teraz trochę praktyki. Specjalnie dla Was przygotowałem screeny ze zdalnego (za pomocą profilu zaufanego) procesu zakładania adresu e-Doręczenia. Zacznijmy od podmiotów, które zakładają taki adres za pośrednictwem strony biznes.gov.pl, a więc np. przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG czy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (screeny będą dla spółki z o.o.).

Na początek mały „tip”. Proponuję zabrać się za to jak najszybciej, bo z doświadczenia wiem, że serwery rządowe nie wyrabiają w okresach wzmożonego ruchu. Wiedzą o tym wszyscy, którzy chcieli złożyć swój PIT 15 lutego. Skoro więc obowiązek dla wielu firm przypada na 1 kwietnia, to pod koniec marca na serwerach może być tłoczno.

Aby założyć omawiany adres, wchodzimy na stronę skrzynki e-Doręczenia (tutaj link) i klikamy duży biały przycisk „uzyskaj swój adres i skrzynkę”. Następnie wybieramy „złóż wniosek”, potem „start” i wybieramy nasz status. Następnie wybieramy formę podmiotu (KRS lub CEiDG) i „wniosek na biznes.gov.pl”.

W kolejnym kroku zobaczycie listę wymaganych danych i dokumentów, które warto sobie przygotować. Generalnie ważne będzie pełnomocnictwo wraz z opłatą (jeżeli Wasze uprawnienie nie wynika z rejestrów) oraz dane administratorów skrzynki, którzy będą wyznaczeni do obsługi e-Doręczeń. Klikamy „załatw online” i „rozpocznij”.

Następnie musimy zalogować się do profilu zaufanego. Jeżeli jeszcze tego nie robiliśmy, to potwierdzamy adres e-mail, klikamy „dalej” i wybieramy „Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi”. Ponownie klikamy „dalej”, wybieramy rejestr i jeszcze raz przechodzimy „dalej”.

Następnie musimy potwierdzić, czy nasza reprezentacja firmy wynika z rejestru czy będzie wymagane jakieś pełnomocnictwo/pieczęć firmowa. W kolejnym kroku podajemy numer KRS, potwierdzamy dane firmy i opcjonalnie podajemy adres korespondencyjny.

W kolejnym kroku przechodzimy do ustanowienia administratorów skrzynki e-Doręczenia. Wybieramy „Dodaj administratora”, podajemy jego dane (imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail) i dwukrotnie klikamy „dalej”. Administratorów może być kilku.

Następnie akceptujemy regulamin publicznego dostawcy (Poczty Polskiej) i klikamy „dalej”. W kolejnym kroku akceptujemy pouczenia o skutkach prawnych wpisu do bazy adresów i akceptujemy zgody dotyczące danych osobowych. Znowu klikamy „dalej”. W kolejnym kroku automatycznie wybiera się urząd realizujący (Ministerstwo Cyfryzacji), a my musimy… tak zgadza się! – kliknąć „dalej”.

Kolejny krok to podpisanie wniosku. Możemy jeszcze podejrzeć (polecam) i pobrać (jeszcze bardziej polecam) swój wniosek, a następnie podpisujemy go za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub podpisu osobistego. Można też pobrać dokument i dodać kilka podpisów.

Najszybciej będzie, gdy skorzystacie z podpisu zaufanego, bo jesteście już zalogowani do systemu. Po podpisaniu wniosku musicie go jeszcze wysłać. W tym celu klikamy „wyślij”. Pojawi się informacja, że dokument został wysłany. Zobaczycie też numer sprawy. Po rozpatrzeniu wniosku otrzymacie powiadomienie e-mailem. W zakładce „Konto Przedsiębiorcy” można też sprawdzić historię realizowanych spraw, pobrać wysłane wnioski czy sprawdzić ich status.

Czytaj też: Odwiedziłem banki wyposażony wyłącznie w mDowód. Czy bez plastikowego dowodu osobistego w banku załatwisz wszystkie sprawy?

Skrzynka e-Doręczenia dla obywatela

Jeżeli chodzi o osoby fizyczne, to nie jesteśmy zobligowani do zakładania adresu do e-Doręczeń. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby go założyć. Musimy jednak liczyć się z tym, że na skrzynkę będzie spływać korespondencja elektroniczna m.in. z urzędów. Jeżeli zdecydujecie się go założyć, to musicie go monitorować.

Początek wniosku dla osoby fizycznej jest identyczny, a więc wchodzimy na stronę e-Doręczeń (link), klikamy „uzyskaj swój adres i skrzynkę”, „złóż wniosek”, „start”, wybieramy „Dla obywatela (osoby fizycznej)”, klikamy „dalej” i „złóż wniosek”. Teraz musimy zalogować się do usługi (np. profilem zaufanym).

Następnie wybieramy, czy składamy wniosek dla siebie czy w czyimś imieniu. W kolejnym kroku decydujemy, czy adres zakładamy dla obywatela, dla osoby wykonującej zawód zaufania publicznego czy dla komornika. Następnie klikamy „dalej”.

Na kolejnej stronie uzupełniamy nasze dane. Jeżeli wypełniamy wniosek dla siebie, to część z nich uzupełni się automatycznie. Musimy podać adres e-mail do kontaktu, adres e-mail do powiadomień i adres do korespondencji. Jeżeli wypełniamy wniosek w czyimś imieniu, to wymagane będzie dołączenie stosownego pełnomocnictwa.

W kolejnym kroku wybieramy administratorów skrzynki. Właściciel skrzynki automatycznie staje się jej administratorem, ale możemy wskazać też inne osoby. Musimy wtedy podać ich imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail. Administratorów może być kilku.

Następnie klikamy „Dalej”. teraz przechodzimy do podpisania i wysłania wniosku. Sprawdzamy podane dane i – jeżeli wszystko się zgadza – klikamy „podpisz i wyślij”. Wybieramy sposób podpisu (podpis zaufany, podpis osobisty lub podpis kwalifikowany) i klikamy „przejdź do podpisu”. Jeżeli wszystko się udało, to pojawi się informacja, że dokument został wysłany i będzie można go podejrzeć w zakładce „Twoje sprawy”. Teraz pozostaje tylko czekać na odpowiedź z ministerstwa, co może trochę potrwać.

Czytaj też: Uwaga na faktury za telefon. „Czterocyfrowa kwota za usługi, których nie zamawialiśmy” – alarmuje czytelnik. Pomyłka? Nowy rodzaj oszustwa?

Aktywacja adresu do e-Doręczeń

Po kilku, może kilkunastu, dniach (w zależności od obłożenia) powinniście otrzymać wiadomość e-mail z adresu kontakt@edoreczenia.gov.pl. W treści znajdzie się Wasz adres do e-Doręczeń (to taki ciąg liter, cyfr i myślników) oraz instrukcja aktywacji skrzynki. Uwaga – skrzynka e-Doręczenia jeszcze nie jest aktywna. Trzeba ją samodzielnie aktywować.

W tym celu musicie już tylko zalogować się na swoje konto; wybrać skrzynkę do aktywacji (najczęściej będzie tylko jedna); kliknąć przycisk z pomarańczową kropką „Wymaga aktywacji”; podać i potwierdzić adres e-mail, na który będą wysyłane powiadomienia; potwierdzić regulamin i politykę prywatności; oraz – w przypadku skrzynki dla osoby fizycznej – podać kod z wiadomości SMS.

Po wszystkim otrzymacie jeszcze jeden adres e-mail z potwierdzeniem aktywacji skrzynki oraz z regulaminem. Ten e-mail otrzymacie już z Poczty Polskiej (informacja@poczta-polska.pl). Jeżeli zalogujecie się ponownie na swoje konto, to skrzynka będzie już aktywna (zielone kółeczko). Będzie można ją otworzyć i wysyłać oraz odbierać wiadomości.

Taka skrzynka wyglądem przypomina inne skrzynki pocztowe, do których logujecie się przez przeglądarki internetowe. Są foldery („Odebrane”, „Wysłane”, „Robocze” itd). Można zarządzać folderami, tworzyć reguły wiadomości, zmieniać uprawnienia. Jeżeli dostaniecie jakąś korespondencję, to pojawi się ona w skrzynce, a stosowne powiadomienie trafi na Wasz adres e-mail.

Na koniec jeszcze raz przypomnę o najważniejszej rzeczy: e-Doręczenia są odpowiednikiem listu poleconego. Gdy aktywujecie skrzynkę, to korespondencję z urzędami będziecie otrzymywać w formie elektronicznej. Dlatego, jeżeli decydujecie się założyć taki adres do e-Doręczeń (lub – w przypadku firm – jeżeli musicie go założyć), to pamiętajcie, aby nie ignorować powiadomień i na wszelki wypadek, szczególnie na początku, raz w tygodniu zaglądać do skrzynki.

Zgodnie z wcześniej omawianą Ustawą o doręczeniach elektronicznych, za datę doręczenia korespondencji uznaje się: dzień, w którym odbierzecie przesyłkę, albo – jeżeli jej nie odbierzecie – dzień następujący po upływie 14 dni od dnia przygotowania przesyłki do pobrania przez adresata. Ponadto nieodebranie przesyłki skutkuje jej usunięciem z systemu po 180 dniach od dnia przygotowania przesyłki do pobrania.

Zdjęcie główne: Freepik