Moje pierwsze godziny z KSeF. Niepokój o zamknięcie miesiąca

Moje pierwsze godziny z KSeF. Co działa, co nie działa? Dziś ruszył Krajowy System eFaktur, a ja natychmiast ruszyłem do jego testowania. Wystawiłem pierwszą fakturę – i to za pośrednictwem aplikacji mobilnej KSeF! – a także pierwsze „moje” faktury udało mi się zobaczyć na platformie Ministerstwa Finansów. Z gorszych wieści: mimo najlepszych chęci nie dostałem faktury w KSeF na stacjach paliw ani nie zobaczyłem nic jeszcze w moim programie księgowym. I martwię się, jak ogarnę na koniec miesiąca ten cały fakturowy bałagan

Dla przedsiębiorców nastała nowa era. Z początkiem lutego – czyli dokładnie dziś – ruszył system faktur elektronicznych KSeF, w którym mają docelowo wylądować wszystkie wystawione i otrzymane przez przedsiębiorców faktury. Dzięki KSeF-owi ma być łatwiej, bo nie będzie trzeba przechowywać i archiwizować papierowych faktur kosztowych ani wysyłać faktur przychodowych pocztą lub e-mailem (w pdf-ach) do odbiorców. Wszystkie faktury mają być widoczne w KSeF, bo to za pomocą platformy Ministerstwa Finansów przedsiębiorcy będą je teraz wystawiali. A urzędnicy będą się mogli cieszyć wiedzą o wydatkach przedsiębiorców i to w czasie rzeczywistym.

Wada nowego systemu jest taka, że nie wybacza błędów. Jeśli przedsiębiorca nie wystawi faktury za luty do połowy marca, to już nie będzie mógł tego zrobić, bo system mu nie pozwoli. Jeśli przedsiębiorca się pomyli i wyśle fakturę ze złymi danymi, to nie będzie mógł zadzwonić do odbiorcy i powiedzieć: „panie Staśku, proszę wrzucić tamtą fakturę do kosza, wyślę nową”. Może się zdarzyć, że KSeF będzie miał przerwę (w weekend) albo awarię, wtedy będzie problem z wystawianiem faktur. Może być tak, że faktury wystawione tuż przed północą „przejdą” dopiero następnego dnia, co może mieć znaczenie dla rozliczeń.

Największe obawy przedsiębiorców dotyczą prywatności, a więc tego, czy te wszystkie faktury (będące efektem umów objętych tajemnicą handlową) przypadkiem nie staną się przedmiotem zainteresowania złych ludzi. Albo czy konkurencja, za pomocą swoich „wtyczek” w urzędach skarbowych, nie będzie mogła sprawdzić, na jakich warunkach ktoś inny realizuje jakąś umowę. Ministerstwo Finansów zapewnia, że dostęp do systemu jest ograniczony do wąskiej liczby osób, a każde wejście jest odnotowywane. Oby to była prawda.

Faktury w aplikacji zamiast w „papierze”. Na razie połowicznie

Już 1 lutego rano zalogowałem się do KSeF i sprawdziłem, czy system działa. Ba, ściągnąłem nawet aplikację mobilną KSeF na swój smartfon, żeby móc mieć swoje faktury zawsze pod ręką. Zrobiłem to z duszą na ramieniu, bo administracja publiczna nie jest znana z produkowania przyjaznego w użyciu software’u, ale… Aplikacja jest przyjemna w użyciu, minimalistyczna i przejrzysta. Pozwala wystawiać faktury, sprawdzać otrzymane faktury kosztowe, przekazać albo odebrać QR kod z wizytówką kontrahenta (żeby móc go łatwiej wprowadzić do bazy). Działa na biometrię, więc zaglądanie do niej jest szybkie.

Po ściągnięciu aplikacji największą komplikacją jest rejestracja, czyli stworzenie profilu firmowego i autentykacja. Wymagało to ode mnie oczywiście podania numeru NIP i bodaj czterokrotnego logowania do banku w ramach profilu zaufanego (za każdym razem w innym celu – masakra). A potem podania kilku danych firmy (np. adresu działalności, telefonu kontaktowego). Następnie zdefiniowałem swój rachunek firmowy (podając numer konta i kod SWIFT banku) i kilku najważniejszych kontrahentów, którym wystawiam faktury. Trzeba było podać tylko nazwę kontrahenta i jego NIP, a resztę danych można było „zassać” z bazy GUS.

Mając założony profil w aplikacji mobilnej KSeF, uzupełnione dane firmy i numer konta do odbierania pieniędzy oraz zdefiniowanych najważniejszych odbiorców, przystąpiłem do wystawienia faktury w KSeF. W smartfonie wymaga to przejścia przez bodaj pięć ekranów, ale nie napotkałem żadnych problemów poza tym, że opis usługi wolałbym „opowiedzieć” głosowo jakiejś sztucznej inteligencji, zamiast wpisywać ręcznie (twórców aplikacji poproszę o taki upgrade). Dane odbiorcy się podstawiły same, numer rachunku bankowego do zapłaty też, fakturę wystawiłem w dwie minuty. Zauważyłem, też, że do systemu wpadły pierwsze dwie faktury kosztowe. Wygląda więc na to, że platforma działa.

Wystawianie i przyjmowanie faktur bezpośrednio na platformie KSeF (do której wchodzimy podając numer NIP i potwierdzając tożsamość profilem zaufanym) to najłatwiejsza ścieżka. Nieco bardziej złożona to ta, w której do KSeF „zaglądamy” poprzez jakiś program księgowy (np. ten, w którym do tej pory wystawialiśmy faktury). Wymaga to wcześniejszego „spięcia” tego zewnętrznego oprogramowania księgowego z platformą KSeF poprzez wygenerowanie specjalnych certyfikatów dostępowych (każda firma księgowa ma przewodnik jak to zrobić – to też wymaga zalogowania na platformie KSeF).

Mimo że już jakiś czas temu takie certyfikaty wygenerowałem i „wgrałem” je (razem z plikami-kluczami, tzw. kluczami prywatnymi) w odpowiednim miejscu systemu księgowego, dziś nie mogłem podejrzeć wystawionych w KSeF (i otrzymanych) faktur. Wyświetlił się komunikat: „Bądź spokojny, certyfikat jest w trakcie autoryzacji„. I informacja, że proces autoryzacji certyfikatu zakończy się 1 lutego. Ściślej pisząc, wygenerowałem dwa certyfikaty – ten drugi po to, by móc wystawiać faktury w moim programie księgowym nawet wtedy, gdy KSeF nie działa (a więc w trybie offline).

Jeśli będę miał nie zmąconą niczym możliwość wystawiania i podglądania otrzymanych faktur zarówno bezpośrednio na platformie KSeF (za pomocą aplikacji mobilnej, po zalogowaniu biometrią), jak i poprzez komercyjny program fakturowo-księgowy, z którego korzystałem do tej pory i jeśli te dane będą spójne, to już będzie połowa szczęścia.

ZOBACZ TEŻ WIDEOFELIETON:

Niepokój o zamknięcie pierwszego miesiąca w erze KSeF

Druga połowa to… faktury poza KSeF. Jeśli bowiem myślicie, że teraz już skończy się przechowywanie i wysyłanie do księgowej faktur papierowych albo otrzymanych e-mailem w pdf-ach – to się boleśnie mylicie. Aby to sprawdzić, byłem łaskaw odwiedzić trzy sieci stacji paliw (Moya, Circle-K, Orlen). W żadnej KSeF nie działał, w takim sensie, że faktury za zakup paliwa dostawałem albo do ręki (Moya, Circle-K), albo przez e-mail (Orlen). Żadna nie wpadła do mojej aplikacji KSeF w smartfonie.

To rozczarowujące. Nie rozumiem, dlaczego nie można było dać klientom wyboru: faktura w KSeF albo w wydruku. Do stacji BP już nawet nie podjeżdżałem, bo słyszałem, że też nie wrzucają faktur do KSeF (nie wiem jak w Shellu – dajcie znać, jeśli tankowaliście). Jeśli istnieje jakaś sieć stacji paliw, która pierwszego dnia działania KSeF „umie” wrzucać tam faktury wystawiane tankującym klientom firmowym – będę jej klientem.

W każdym razie dla mnie, jako świeżo upieczonego posiadacza aplikacji KSeF w smartfonie, ten dualizm jest dojmująco bolesny. Nie po to przechodziłem przez te wszystkie autoryzacje i autentykacje oraz generowanie certyfikatów i kluczy, żeby teraz dostawać faktury „po staremu” – jako te blaknące po kilku tygodniach paragony z numerem NIP. Fuj!

Obawiam się, że chociaż system działa, to pod koniec lutego będę miał – jako przedsiębiorca – totalny bajzel w „papierach”. Część faktur będzie w KSeF (wszystkie wystawione przeze mnie i część otrzymanych faktur kosztowych), inne będę miał jako papierowe „paragony”, a jeszcze inne w mejlach. Dodatkowo – o tym mnie już uprzedzali księgowi – dla bezpieczeństwa lepiej będzie wysłać faktury przychodowe wystawione via KSeF także e-mailem (awaryjnie). No i założę się, że moi księgowi poproszą mnie, żebym przesłał im komplet faktur kosztowych jak, jak zwykle, czyli e-mailem lub załadował pliki do systemu. I tyle będzie z tej wielkiej rewolucji.

Dopóki to wszystko nie będzie w jednym miejscu i w jednym formacie – nie jestem w stanie się cieszyć. Ucieszę się dopiero wtedy, gdy ujrzę, że elektroniczny system eFaktur sam (w oparciu o komplet „załadowanych” do platformy danych) wylicza mi podatki do zapłacenia, składki ZUS, a najlepiej jeszcze, jeśli będzie tam moduł kadrowy, który rozliczy pensje pracowników. I to by było coś, co realnie ogranicza moje koszty księgowe (mógłbym nie płacić kilku tysięcy złotych miesięcznie księgowym). Doczekam się?

——————————-

CZYTAJ WIĘCEJ O PODATKACH:

——————————

ZAPISZ SIĘ NA NASZE NEWSLETTERY:

>>> W każdy weekend sam Samcik podsumowuje tydzień wokół Twojego portfela. Co wydarzenia ostatnich dni oznaczają dla Twoich pieniędzy? Jakie powinieneś wyciągnąć wnioski dla oszczędności? Kliknij i się zapisz.

>>> Newsletter „Subiektywnie o Świ(e)cie i Technologiach” będziesz dostawać na swoją skrzynkę e-mail w każdy czwartek bladym świtem. Będzie to podsumowanie najważniejszych rzeczy, o których musisz wiedzieć ze świata wielkich finansów, banków centralnych, najpotężniejszych korporacji oraz nowych technologii. Kliknij i się zapisz.

———————————

ZNAJDŹ SUBIEKTYWNOŚĆ W SOCIAL MEDIACH

Jesteśmy nie tylko w „Subiektywnie o Finansach”, gdzie czyta nas ok. pół miliona realnych odbiorców miesięcznie, ale też w mediach socjalnych, zwanych też społecznościowymi. Tam krótkie spostrzeżenia o newsach dotyczących Twoich pieniędzy. Śledź, followuj, bądź fanem, klikaj, podawaj dalej. Twórzmy razem społeczność ludzi troszczących się o swoje pieniądze i ich przyszłość.

>>> Nasz profil na Facebooku śledzi ok. 100 000 ludzi, dołącz do nich tutaj

>>> Samcikowy profil w portalu X śledzi 26 000 osób, dołącz do nich tutaj

>>> Nasz profil w Instagramie ma prawie 11 000 followersów, dołącz do nich tutaj

>>> Połącz się z Samcikiem w Linkedin jak 26 000 ludzi. Dołącz tutaj

>>> Nasz profil w YouTube subskrybuje 12 000 widzów. Dołącz do nich tutaj

>>> „Subiektywnie o Finansach” jest już w BlueSky. Dołącz i obserwuj!

——————————

ZOBACZ SUBIEKTYWNE ROZMOWY:

„Subiektywnie o Finansach” jest też na Youtube. Raz w tygodniu duża rozmowa, a poza tym komentarze i wideofelietony poświęcone Twoim pieniądzom oraz poradniki i zapisy edukacyjnych webinarów. Koniecznie subskrybuj kanał „Subiektywnie o Finansach” na platformie Youtube