KSeF nadchodzi. Czy to będzie katastrofa, czy pieszczota? Testuję!

Od 1 lutego kilka milionów przedsiębiorców będzie musiało zacząć zaprzyjaźniać się z systemem KSeF, czyli Krajowym Systemem eFaktur. Niewykluczone, że będzie bolało. Zwłaszcza, że niektóre funkcje tuż przed debiutem… nie działają. Niektórzy twierdzą, że to może być taka sama katastrofa, jaką dla poprzedniego rządu i podatników były zmiany w podatkach zwane Polskim Ładem (z części z nich trzeba się było rakiem wycofywać). Jeśli jeszcze mało wiesz o tym, jak będzie działał KSeF, to zapraszam do krótkiego przewodnika: KSeF po prostu, po ludzku. Większość funkcji tego systemu już przetestowałem. Oto garść spostrzeżeń

Na początek dwa słowa o tym, po co to całe zamieszanie. Po co w ogóle powstał Krajowy System eFaktur, który będzie nas kosztował mnóstwo zachodu i nerwów? Prawdopodobnie pomysłodawcom chodziło o to, żeby zmniejszyć skalę podatkowych nieprawidłowości (czyli unikania płacenia podatków), a także żeby więcej wiedzieć o podatnikach de facto w czasie rzeczywistym. Co z tą wiedzą zrobią urzędnicy, zobaczymy. Obawiam się, że nic, ale może to i lepiej. Bo jeśli się zorientują, jaka to skarbnica wiedzy i będą chcieli z tego wycisnąć więcej dobra…

Krajowy System eFaktur to platforma, w której przedsiębiorcy od 1 lutego mają wystawiać faktury i z której będzie można je pobierać. Czyli taka centralna baza wszystkich faktur. Dziś jest tak, że możemy (jako przedsiębiorcy) wystawiać faktury na papierze i przesyłać je odbiorcy pocztą (choć mało kto tak robi). Albo wystawiamy je w programach księgowych i – razem z fakturami kosztowymi – przesyłamy w plikach pdf do księgowych, którzy na ich podstawie tworzą sprawozdania podatkowe i przekazują nam informacje ile trzeba zapłacić podatku VAT, PIT, CIT i ZUS. I przesyłają do urzędu skarbowego plik JPK_FA, czyli podsumowanie wystawionych faktur sprzedaży.

KSeF, czyli ma być prościej. A jak będzie?

Teraz ma być prościej, bo faktury od razu będą wystawiane na platformie KSeF, a Ministerstwo Finansów będzie miało do nich dostęp niemal w czasie rzeczywistym. Wystawcy faktur też ma był niby łatwiej, bo nie będzie musiał faktury nigdzie wysyłać, wystarczy, że zamieści ją w KSeF. System ma też automatycznie wykrywać błędy i je sygnalizować (teoretycznie więc ma być mniej pomyłek, chociaż to raczej ściema). Z drugiej strony – to będzie automat, a więc nie będzie można już „naciągać” systemu. Więc nic tutaj nie da się antydatować, poprawić, wyrzucić do kosza, nie da się wystawić faktury po terminie…

Odbiorca faktury może ją w tym samym systemie KSeF zobaczyć (podobnie jak jego księgowi, o czym dalej). Generalnie więc: koniec z wysyłaniem faktur, bo wszystkie mają być w jednym miejscu, dostępne elektronicznie i przechowywane przez 10 lat. Nie będzie więc już teraz „zabezpieczać” papierowych faktur w jakichś pudłach na wypadek kontroli. Jeśli np. tankujesz na stacji paliw i chcesz fakturę na firmę – nie dostaniesz w ogóle papierowej faktury, tylko pracownik stacji wyśle ją od razu do KSeF.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą odbierać faktury w KSeF. Wystawiać je zaczną od tego dnia na centralnej platformie tylko duże firmy (o obrotach powyżej 200 mln zł rocznie). Natomiast już za dwa miesiące, od 1 kwietnia, także mniejsze firmy będą musiały zacząć wystawiać faktury za pomocą narzędzi KSeF. Szczerze pisząc – większość przedsiębiorców i tak musi się zacząć „zaprzyjaźniać” z KSeF już od teraz, o ile wśród ich klientów są „grube ryby”.

Jeśli nie współpracujesz z żadną firmą księgową, możesz bezpośrednio logować się na platformę KSeF i tam wystawiać faktury. Ja to już testowałem i mam wrażenie, że wygląda to nieco podobnie, jak w przypadku wystawiania faktur w popularnych programach służących do tego celu. Formatka jest nieco mniej „ładna”, ale co do zasady jest to normalne wystawianie faktury elektronicznej. Wystawianie faktury następuje w czterech krokach (przedmiot sprzedaży, dane sprzedającego, dane kupującego i w czwartym kroku już tylko wystawienie faktury). Nie zajmuje więcej, niż do tej pory.

W sumie najbardziej czasochłonne jest samo logowanie się do KSeF. Odbywa się to mniej więcej tak, jak logowanie do systemu e-podatków, czyli tej platformy, w której można podejrzeć swoje zeznania podatkowe. Czyli w większości przypadków uwierzytelnienie następuje po podaniu numeru NIP i przejściu przez logowanie do banku, w którym mamy konto.

Wystawione faktury będą widoczne w KSeF na liście faktur w menu po lewej stronie na koncie podatnika w KSeF. Poza tym w menu jest możliwość wczytania faktury wystawionej w zewnętrznych programach (pod warunkiem, że są w pliku o rozszerzeniu .xml). Czyli nie trzeba „uczyć się” wystawiania faktur bezpośrednio na platformie KSeF, można używać własnych narzędzi, zapisywać wystawione faktury na dysku komputera i „wciągać” do KSeF automatycznie.

Firma księgowa na pomoc. Certyfikat, klucz prywatny…

Jeśli współpracujesz z firmą księgową albo masz księgowość obsługiwaną przez bank – będzie z jednej strony prościej, z drugiej strony trudniej. Prościej, bo wszystkie większe firmy specjalizujące się w dostarczaniu cyfrowych usług księgowych zintegrowały się z platformą KSeF. To oznacza, że z Twojego punktu widzenia (jako przedsiębiorcy) wszystko powinno być po staremu. Czyli księgowi będą „widzieli” faktury kosztowe w KSeF (wystarczy, że je zaakceptujesz), zaś faktury przychodowe wystawisz tak samo, jak dotychczas – w tym samym programie, który wyśle ją do KSeF.

Ale żeby to „zadziałało”, musisz wystawić coś w rodzaju elektronicznego „pełnomocnictwa”, dzięki któremu program księgowy, którego używasz, będzie „mieć wgląd” w Twoje konto w KSeF. I to nie jest tak całkiem proste, wymaga wygenerowania dwóch certyfikatów: jednego do „normalnego” zarządzania formalnościami i drugiego do wystawianie faktur w systemie offline. Trzeba wygenerować nazwę certyfikatu, hasło oraz klucz prywatny, który wkleja się w wyznaczonym miejscu na platformie, za pomocą której wystawiasz faktury. Dzięki temu faktury będziesz wystawiał też jednocześnie w KSeF (program też – mam nadzieję – będzie je z tej platformy ściągał).

Niestety, w ostatnich dniach stycznia ta funkcja nie działa, więc jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej (namówiony przez swoją firmę księgową) – musisz poczekać na start systemu. Oczywiście w gazetach i w portalach internetowych jest lawina nagłówków, że „KSeF jeszcze nie ruszył, a już nie działa”. Spokojnie, bez paniki: wygenerowanie „pełnomocnictwa” można załatwić także w lutym.

KSeF to samo dobro? Nie do końca. Już wiadomo, że nie wszystkie dokumenty kosztowe będą dostępne w KSeF. A to oznacza, że nadal nie będzie można zrezygnować z przechowywania faktur poza systemem. Do KSeF nie trafią noty księgowe, dokumenty z kas rejestrujących, bilety, czy faktury zagraniczne. Zmieni się sposób działania dotyczący faktur kosztowych. Do tej pory zbierało się je i przekazywało firmie księgowej, w erze KSeF – będzie trzeba po prostu zaakceptować koszty pobrane przez firmę księgową z platformy KSeF. Część dokumentów będzie trzeba zgromadzić z zewnątrz i wgrać do systemu firmy księgowej.

Generalnie wszystko wskazuje na to, że przez jakiś czas będzie obowiązywała „podwójna rzeczywistość”. Czyli np. firmy dostarczające nam różne usługi nadal będą umieszczały faktury w panelu klienta (a nie tylko wysyłały je do KSeF). Niektóre firmy księgowe zachęcają, by faktury przychodowe mimo wszystko wysyłać do kontrahentów e-mailem – na wszelki wypadek (choć teoretycznie nie powinno to być konieczne, bo wszystkie powinny się znaleźć na platformie KSeF).

Z kolei niektóre duże firmy przesyłają do swoich małych kontrahentów informacje, że od 1 lutego nie będą w ogóle przyjmowały faktur poza systemem KSeF (np. przesyłanych e-mailem). To, moim zdaniem, wolna amerykanka niezgodna z regulacjami. Skoro małe firmy nie muszą jeszcze od lutego wystawiać faktur w KSeF, to nie można zabronić im wysyłania tych faktur e-mailem, tak jak do tej pory.

Kiedy KSeF pokaże swoje wady?

Prędzej czy później KSeF pokaże swoje wady. Na fakturach wystawionych w erze KSeF są dwie daty: wystawienia i otrzymania. Jeśli wystawimy fakturę późnym wieczorem, to może się zdarzyć, że w polu „otrzymana” znajdzie się dzień następny. Może to mieć znaczenie dla rozliczeń (bo dla systemu liczy się moment „zaksięgowania” faktury). Dlatego trzeba będzie wystawiać faktury z wyprzedzeniem, nie myśleć o tym w ostatniej chwili.

Podobno KSeF nie rozpoznaje wszystkich błędów i może się zdarzyć sytuacja, w której wystawisz fakturę z pomyłką, której system nie zauważy. Efekt będzie taki, że zobaczysz, że system „się zawiesił”, a faktura do odbiorcy w ogóle nie dotrze. KSeF będzie też prawdopodobnie miał awarie lub planowane konserwacje. Na szczęście można wystawiać faktury w trybie offline.

Jeśli KSeF ma planowaną przerwę techniczną (np. w weekend), możesz normalnie wystawiać faktury. Trzeba je dosłać do KSeF najpóźniej w ciągu jednego dnia roboczego po zakończeniu przerwy. KSeF nie daje gwarancji dostępności w trybie 24/7. Będą więc nerwy, o ile wystawiasz faktury w ostatnim dniu miesiąca.

Generalnie więc ma być łatwiej, bo wszystkie faktury mają się znaleźć w jednym miejscu, będzie można łatwo każdą znaleźć, doliczać karne odsetki (jeśli nie będzie zapłacona w terminie), nie będzie trzeba faktur przechowywać, nie będzie trzeba wysyłać do skarbówki co miesiąc plików kontrolnych JPK_FA. No i pewnie będzie mniej interakcji z urzędnikami skarbowymi, bo więcej niejasności urzędnicy rozkminią sobie sami, na podstawie stosu faktur.

A poniżej dwa słowa od mojego dostawcy usług księgowych, która zdiagnozowała następujące zmiany w życiu przedsiębiorcy po wprowadzeniu KSeF:

>>> konieczność zachowania większej uważności i terminowości przy wystawianiu faktur,

>>> brak możliwości wystawiania faktur papierowych (np. w Wordzie czy na bloczkach),

>>> wystawianie faktur bez opóźnień – nie będzie już możliwe wystawienie ich „wstecz”, np. 10. dnia miesiąca z datami wystawienia na koniec miesiąca, jeżeli Państwa kontrahent wymaga takich dat to trzeba będzie wystawić faktury tego konkretnego dnia.

>>> obowiązek wystawienia faktury do 15. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni,

>>> każdą pomyłkę trzeba będzie poprawiać poprzez fakturę korygującą, nie będzie możliwości podmiany.

I jeszcze uwaga ekspertów od księgowości na koniec. Urzędy skarbowe będą miały wgląd do danych przedsiębiorców w czasie rzeczywistym, dlatego tak ważne będzie stosowanie KSeF bez żadnych błędów i pomyłek, przede wszystkim aby uniknąć niepotrzebnych kar czy mandatów.

——————————-

CZYTAJ WIĘCEJ O PODATKACH:

——————————

ZAPISZ SIĘ NA NASZE NEWSLETTERY:

>>> W każdy weekend sam Samcik podsumowuje tydzień wokół Twojego portfela. Co wydarzenia ostatnich dni oznaczają dla Twoich pieniędzy? Jakie powinieneś wyciągnąć wnioski dla oszczędności? Kliknij i się zapisz.

>>> Newsletter „Subiektywnie o Świ(e)cie i Technologiach” będziesz dostawać na swoją skrzynkę e-mail w każdy czwartek bladym świtem. Będzie to podsumowanie najważniejszych rzeczy, o których musisz wiedzieć ze świata wielkich finansów, banków centralnych, najpotężniejszych korporacji oraz nowych technologii. Kliknij i się zapisz.

———————————

ZNAJDŹ SUBIEKTYWNOŚĆ W SOCIAL MEDIACH

Jesteśmy nie tylko w „Subiektywnie o Finansach”, gdzie czyta nas ok. pół miliona realnych odbiorców miesięcznie, ale też w mediach socjalnych, zwanych też społecznościowymi. Tam krótkie spostrzeżenia o newsach dotyczących Twoich pieniędzy. Śledź, followuj, bądź fanem, klikaj, podawaj dalej. Twórzmy razem społeczność ludzi troszczących się o swoje pieniądze i ich przyszłość.

>>> Nasz profil na Facebooku śledzi ok. 100 000 ludzi, dołącz do nich tutaj

>>> Samcikowy profil w portalu X śledzi 26 000 osób, dołącz do nich tutaj

>>> Nasz profil w Instagramie ma prawie 11 000 followersów, dołącz do nich tutaj

>>> Połącz się z Samcikiem w Linkedin jak 26 000 ludzi. Dołącz tutaj

>>> Nasz profil w YouTube subskrybuje 12 000 widzów. Dołącz do nich tutaj

>>> „Subiektywnie o Finansach” jest już w BlueSky. Dołącz i obserwuj!

——————————

ZOBACZ SUBIEKTYWNE ROZMOWY:

„Subiektywnie o Finansach” jest też na Youtube. Raz w tygodniu duża rozmowa, a poza tym komentarze i wideofelietony poświęcone Twoim pieniądzom oraz poradniki i zapisy edukacyjnych webinarów. Koniecznie subskrybuj kanał „Subiektywnie o Finansach” na platformie Youtube