Po co komu certyfikat ISO? W świecie, który biegnie za szybko, certyfikacja pomaga wyróżnić się z tłumu. Które certyfikaty są obowiązkowe? A które warto mieć?

W ostatnich latach świat zmienia się coraz szybciej, pojawiają się nowe technologie, a przygotowanie na sytuacje kryzysowe staje się kluczowe dla przetrwania i rozwoju firm. Wiarygodność coraz bardziej jest w cenie, gdy o biznesie często zaczyna decydować pozycja w wynikach wyszukiwania Google. Certyfikaty, choć wciąż często niedoceniane, mogą okazać się narzędziem do zwiększenia efektywności i budowania przewagi na rynku. Niektóre są lub będą wkrótce obowiązkowe

Wspólnie Urzędem Dozoru Technicznego – Partnerem „Subiektywnie o Finansach” i „Zielonego Portfela” – pokażę Wam dziś stosunkowo rzadko opisywane zagadnienia związane z certyfikatami, które mogą uzyskać osoby, systemy i wyroby. Jakie wymagania trzeba spełnić? Co one dają? Ile kosztują certyfikaty? Jak długo się je pozyskuje? Na co powinny przygotować się firmy w kontekście nowych dyrektyw i regulacji unijnych? Które konkretnie certyfikaty są obecnie najbardziej perspektywiczne i potrzebne w świetle zmian prawnych?

Ciekawe? Po przeczytaniu wróć tutaj, kliknij i odkryj sprawdzone patenty Samcika na ochronę przed inflacją

Warto przygotować swoją organizację do uzyskania takich certyfikatów, które przełożą się na większą efektywność, obniżenie kosztów i uzyskanie przewagi na rynku. Które certyfikaty warto uzyskać? I jak się je zdobywa? To cenna wiedza, bo przecież są godła, znaki i nagrody, które nic nie mówią o jakości usługi lub firmy. I są takie, które mówią o tym bardzo dużo.

Które certyfikaty pomagają budować przewagę na rynku?

Certyfikacja to pojęcie, które rozumiemy bardzo szeroko. Ale warto pamiętać o tym, że rzetelna certyfikacja wymaga udziału niezależnej strony, która ocenia zgodność danego produktu, usługi lub systemu z określonymi wymaganiami. Tylko w takim przypadku możemy mówić o niezależnym potwierdzeniu kompetencji lub spełnieniu norm prawnych. Takie certyfikaty mają też największe znaczenie i reputację na rynku.

Certyfikaty uzyskane po szkoleniu przeprowadzonym przez dowolnego szkoleniowca to zwykłe zaświadczenia uczestnictwa, które nie niosą ze sobą takiej samej wartości, jak certyfikaty wydane przez niezależną organizację, potwierdzające kompetencje, czy spełnienie określonych norm. Posiadanie certyfikatu, poza samym prestiżem pozwala budować zaufanie w gronie inwestorów i klientów.

Często widzimy, że certyfikaty są przyznawane firmom. Ale jest też certyfikacja osób, niezwykle istotna w przypadku certyfikatów poświadczających kompetencje. W pierwszym odcinku tego cyklu edukacyjnego pisaliśmy o certyfikowanych instalatorach systemów fotowoltaicznych i pomp ciepła. Korzystanie z usług osób, których kompetencje są potwierdzone znacznie ogranicza ryzyko niewłaściwego wykonania inwestycji. Certyfikat kompetencji jest często wymagany przez klientów niezależnie od  przepisów. Po prostu daje im przekonanie o realizacji usługi na odpowiednim poziomie.

Jest też certyfikacja systemów zarządzania, która często jest dobrowolna, ale… może być również wymagana przez prawo (np. w kontekście dyrektyw europejskich). Popularne są certyfikaty dotyczące systemów zarządzania jakością, zarządzania środowiskowego, czy zarządzania energią. Jeszcze innym obszarem jest certyfikacja wyrobów. Produkty i usługi też mogą mieć certyfikaty świadczące o ich jakości.

Uwaga, zmiany w prawie! Które certyfikaty będą obowiązkowe?

Wiemy już, że zmiany w prawie, dotyczące efektywności energetycznej, będą miały duży wpływ na przedsiębiorstwa. Nowelizacja dyrektywy EED (2023/1791), która ma być wdrożona do prawa polskiego do 11 października 2025 r., wprowadza obowiązek posiadania certyfikowanego systemu zarządzania energią ISO 50001. Będą go musiały mieć przedsiębiorstwa, które zużywają więcej niż 85 TJ/ rok (odpowiada to równowartości 23 611 MWh, dla porównania – przeciętna polska rodzina zużywa rocznie ok. 3000 kWh energii).

Z kolei firmy, które średniorocznie zużywają więcej niż 10 TJ energii (odpowiednik 2800 MWh) i nie mają wdrożonego systemu zarządzania energią, będą musiały cyklicznie przeprowadzać audyty energetyczne.

To będzie duża zmiana. Dotychczas tylko duże przedsiębiorstwa były zobligowane do przeprowadzania audytów energetycznych co cztery lata. Wszystko dlatego, że nowelizacja dyrektywy EED zupełnie inaczej definiuje grupę podmiotów zobowiązanych do przeprowadzania audytów energetycznych przedsiębiorstwa. Obowiązkowość wykonywania audytu uzależniona jest nie od wielkości przedsiębiorstwa, ale od jego średniorocznego zużycia energii, przy uwzględnieniu wszystkich nośników energii.

Oznacza to, że obowiązek przeprowadzania audytów energetycznych będzie dotyczył szerszego grona firm. 10 TJ rocznie nie jest bardzo wielka ilość energii, część niezbyt wielkich firm prowadzących działalność produkcyjną będzie przekraczała ten limit.

Najważniejsza wiadomość jest taka, że wszystkie przedsiębiorstwa, w tym małe i średnie firmy, które przekraczają 85 TJ rocznego zużycia energii, będą musiały wdrożyć system zarządzania energią, certyfikowany przez niezależną organizację. Warto mieć to na uwadze planując działalność Waszych firm i ich strategię na kilka lat naprzód.

ISO 50001: co to zmieni w życiu firmy?

Co może zmienić w życiu przedsiębiorstwa uzyskanie ISO 50001? Dzięki audytom i monitorowaniu zużycia energii można zidentyfikować obszary, w których możliwe są usprawnienia, a przez to poprawić efektywność energetyczną. Posiadanie certyfikowanego systemu może też poprawić wiarygodność firmy i być dodatkowym atutem w kontaktach z partnerami biznesowymi oraz instytucjami finansowymi.

Choć wdrożenie systemu ISO 50001 będzie obowiązkowe tylko dla najbardziej energochłonnych przedsiębiorstw, to inne firmy, jeśli zobaczą korzyści wynikające z takiego systemu, mogą również go wdrożyć, nawet jeśli nie będą do tego zobowiązane przez przepisy. Można się spodziewać, że rynek usług związanych z certyfikacją systemów zarządzania energią w Polsce będzie z tego powodu rósł.

I nie tylko rynek certyfikacji. Dostosowanie procesów do nowych wymogów może wiązać się z koniecznością inwestycji w technologie energooszczędne oraz w szkolenia pracowników. W krótkiej perspektywie może to stanowić wyzwanie dla wielu firm, ale w dłuższej poprawa efektywności energetycznej powinna wpłynąć na zmniejszenie kosztów energii oraz redukcję emisji gazów cieplarnianych.

Poza ISO 50001, warto również zwrócić uwagę na inne normy, takie jak ISO 9001 (zarządzanie jakością), ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe), ISO 45001 (zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy), a także ISO 27001 (zarządzanie bezpieczeństwem informacji) oraz ISO 22301 (zarządzanie ciągłością działania). Każda z tych norm odpowiada na inne potrzeby przedsiębiorstwa, ale wszystkie one mają na celu poprawę procesów wewnętrznych, zwiększenie efektywności oraz zminimalizowanie ryzyka związanego z działalnością firmy.

Jakie jeszcze certyfikaty warto mieć? 

W kontekście rosnącej cyfryzacji i globalizacji, szczególnie zwróciłbym Waszą uwagę na normy: ISO 27001 (dotyczy zarządzania bezpieczeństwem informacji) oraz ISO 22301 (dotyczy zarządzania ciągłością działania), ta ostatnia jest coraz częściej wymagana przez partnerów biznesowych z powodu rosnącego zagrożenia cyberatakami. Obie normy są obligatoryjne dla organizacji działających w ramach Krajowego Systemu Cyberbezpieczeństwa.

ISO 27001 (zarządzanie bezpieczeństwem informacji) to międzynarodowy standard, który nie ogranicza się jedynie do zabezpieczeń technologicznych, ale także obejmuje aspekty związane z zarządzaniem ryzykiem i bezpieczeństwem na poziomie ludzkim. Organizacje, które wdrażają system zarządzania bezpieczeństwem informacji mogą lepiej chronić swoje dane przed nieautoryzowanym dostępem, zapewniając, że spełniają wszystkie wymagania dotyczące zabezpieczeń fizycznych, cybernetycznych oraz organizacyjnych.

A ISO 22301, czyli certyfikat dotyczący zarządzania ciągłością działania? Prawidłowo wdrożony pomaga organizacjom rozpoznawać zagrożenia, ustalać priorytety oraz sposób reakcji na pojawiające się zakłócenia i incydenty. Czyli bardzo mocno przydaje się w zarządzaniu kryzysowym.  Generalnie zdobywanie certyfikatów – jak powiedzieli mi ludzie, którzy takie certyfikacje prowadzą – daje pewność, że firma spełnia określone wymogi. Więc zamiast się zastanawiać „co zrobić, żeby mieć pewność, że firma nie przestanie nagle działać” po prostu zdobywa się ISO 22301.

W Urzędzie Dozoru Technicznego jest UDT-CERT, czyli jednostka prowadząca działania w ramach oceny zgodności, certyfikacji i ekspertyz technicznych. Z moich rozmów z jej przedstawicielami wynika, że jeśli chodzi o certyfikację osób, obserwują spore zainteresowanie certyfikacją osób wykonujących tzw. badania nieniszczące (pozwalające na weryfikację stanu istniejącej konstrukcji oraz dokonywanie na tej podstawie prognozy dotyczącej jej trwałości, oceny jakości wykonania oraz bezpiecznego użytkowania) oraz spawaczy, szczególnie w okresach intensywnych inwestycji w Polsce.

Spore zapotrzebowanie na certyfikaty widzą też w przypadku pracowników obsługujących sprzęt ciężki, takich jak operatorzy żurawi oraz hakowi (do pracy przy dźwigu czy żurawiu niezbędna jest osoba, która sprawdzi, czy ładunek dołączony do urządzenia jest odpowiednio zamocowany, to ważne dla bezpieczeństwa wszystkich pracowników).

Co ciekawe, pracownicy UDT-CERT nie widzą znaczącego wzrostu zainteresowania certyfikatami związanymi z gospodarką o obiegu zamkniętym, zarządzania efektywnością wodną czy działaniami antykorupcyjnymi. A przecież te „tematy” zyskują na znaczeniu w kwestii globalnych trendów i wymagań regulacyjnych.

Jak wygląda proces certyfikacji? Kiedy to obowiązek?

Proces certyfikacji może się różnić w zależności od rodzaju certyfikatu, jednak jest kilka podstawowych kroków, które są wspólne dla większości z nich. Wszystko zaczyna się od wniosku złożonego przez osobę lub przedsiębiorstwo, które chce uzyskać certyfikat (dla siebie albo dla swojego produktu czy usługi). W przypadku certyfikacji osób, ważnym elementem jest spełnienie wymagań dotyczących szkoleń, takich jak określona liczba godzin szkoleniowych.

W przypadku certyfikacji systemów organizacja musi przedstawić dokumentację związaną z wdrożonym systemem zarządzania. Następnie powoływany jest zespół audytorów, który przeprowadza audyt wstępny, a później audyt zasadniczy. Wynikiem audytu jest raport, na podstawie którego podejmowana jest decyzja o przyznaniu certyfikatu. Jeśli podczas audytu zostaną wykryte niezgodności, organizacja musi je usunąć, aby certyfikat mógł zostać wydany.

Obowiązkowa certyfikacja jest wymagana w sytuacjach, gdy przepisy prawa nakładają na przedsiębiorstwa taki obowiązek. Przykładem może być dyrektywa, która wymaga od producentów uzyskania certyfikatu na dany wyrób, zanim zostanie on dopuszczony do obrotu. W takich przypadkach brak certyfikatu uniemożliwia legalną sprzedaż produktu na rynku.

Z drugiej strony, istnieje wiele certyfikacji, które choć nie są wymagane prawnie, stają się de facto obowiązkowe z powodu wymagań klientów lub partnerów biznesowych. Na przykład, aby stać się dostawcą dla dużych firm, przedsiębiorstwa często muszą posiadać certyfikaty zgodne z normami ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001, które dotyczą zarządzania jakością, ochrony środowiska i bezpieczeństwa pracy.

Czas potrzebny na uzyskanie certyfikatu zależy od wielu czynników, takich jak wielkość organizacji, liczba norm, które mają być certyfikowane, oraz stopień przygotowania firmy. Dla mniejszych organizacji, które mają wdrożone i sprawnie działające systemy zarządzania, proces certyfikacji może zająć około miesiąca. Jednakże, dla większych firm, gdzie audyty muszą objąć wiele lokalizacji i systemów, proces ten może trwać kilka miesięcy. W skomplikowanych przypadkach audyt może trwać nawet kilka tygodni – nie licząc przygotowania i opracowania raportu końcowego.

Jakie są koszty związane z certyfikacją?

Koszty certyfikacji są zależne od liczby tzw. „audytorodni”, czyli dni pracy audytorów niezbędnych do przeprowadzenia audytu. Stawki są różne w zależności od wielkości firmy, liczby norm, które mają być certyfikowane, oraz stopnia skomplikowania samego procesu audytowego. Z tego, co dowiedziałem się od ludzi, którzy takie audyty przeprowadzają, nie ma jednej ceny na wszystko. Dla prostych systemów koszty mogą być stosunkowo niskie (kilka, kilkanaście tysięcy złotych dla firmy mającej kilku pracowników), a w przypadku dużych organizacji, które wymagają kompleksowych audytów, nie są to małe pieniądze. Ale każdy proces certyfikacji jest kalkulowany indywidualnie, „pod klucz”.

Certyfikacja, niezależnie od jej rodzaju, coraz częściej nie tylko pomaga firmom spełniać określone wymagania, ale też coraz częściej jest elementem budowania przewagi konkurencyjnej. Posiadanie certyfikatów potwierdza, że firma działa zgodnie z najlepszymi praktykami i jest przygotowana na różne scenariusze kryzysowe. To coraz częściej staje się ważne w kontekście budowania zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych. Na rynku coraz częściej zwraca się uwagę na tzw. stabilność operacyjną i zrównoważony rozwój kontrahentów. Certyfikaty mogą tu wiele ułatwić. Po więcej wiedzy zapraszam na stronę Urzędu Dozoru Technicznego.

Czytaj też w naszym cyklu: Masz już fotowoltaikę i chcesz dołożyć magazyn energii? Dopiero myślisz, by być prosumentem? Weź certyfikowanego instalatora. Co może pójść nie tak?

Czytaj również w naszym cyklu: Energetyka wiatrowa wskakuje na falę i szuka pracowników. Jedne z najbardziej rozchwytywanych miejsc pracy i… wyścig o kompetencje wart miliardy

—————–

Powyższy artykuł jest częścią akcji edukacyjnej prowadzonej wspólnie przez „Subiektywnie o Finansach” i „Zielony Portfel” z Urzędem Dozoru Technicznego, przybliżający Polakom różne aspekty bezpieczeństwa działania urządzeń oraz dużych inwestycji, które mają lub mogą mieć wpływ na nasze bezpieczeństwo i portfele. Urząd Dozoru Technicznego i jego eksperci na co dzień dbają o to, byśmy – korzystając z ich wiedzy – byli bezpieczni. Wydaje też certyfikaty, które pozwalają nam uzyskać informację, czy jesteśmy obsługiwani przez wysoko wykwalifikowanego fachowca. Więcej szczegółów na stronie www.udt.gov.pl

zdjęcie tytułowe: Pixabay