Czy w oddziale banku mogą wykonać kserokopię lub skan dowodu tożsamości klienta? Na jakie przepisy się powołać, gdy się nam to nie podoba?

Taką sytuację pewnie każdy z nas miał. Chcemy coś załatwić w banku i na wstępie pracownik prosi nas o dokument tożsamości (zwykle dowód osobisty). Wykonuje też jego kserokopię lub skan, tłumacząc, że wcześniej w systemie bankowym go nie było i że jest konieczne, żeby się tam znalazł. To nagminne, ale czy w każdej sytuacji konieczne i tym bardziej uzasadnione? Czy kopia dowodu osobistego jest bankowcom konieczna? Jak się bronić przed tą praktyką?

Chcemy założyć konto bankowe, złożyć wniosek o kredyt lub nawet zlecić dyspozycję. W takich wypadkach prawie zawsze zostaniemy poproszeni o okazanie dowodu osobistego. No i często na samym okazaniu się nie kończy, gdyż pracownik instytucji finansowej zechce ten dokument zeskanować lub wykonać jego kserokopię.

I tutaj zaczyna się spór. Po co mu to? Czy w każdej takiej sytuacji takie działanie jest uzasadnione? Już wyjaśniam: według Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) ani przepisy ustawy o prawie bankowym, ani przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nie dają uprawnienia do kopiowania dowodów tożsamości w każdej sytuacji.

UODO mówi bowiem o zasadzie minimalizacji danych osobowych, czyli konieczności każdorazowej analizy, czy w danym przypadku wykonanie kopii dokumentu tożsamości jest rzeczywiście niezbędne. Regulator przypomina, że w wielu sytuacjach do weryfikacji wystarczy okazanie przez klienta dowodu osobistego do wglądu. Lub jedynie spisanie konkretnych danych z okazanego dokumentu.

Tak naprawdę jedyna sytuacja, w której sporządzanie kopii dowodów tożsamości przez instytucje finansowe jest legalne, to ta, w której konieczne jest zastosowanie środków bezpieczeństwa mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Kopia dowodu osobistego? Wystarczy spisanie lub okazanie

Zwykle więc okazanie dokumentu i spisanie danych powinno wystarczyć, ale dlaczego często wystarczające nie jest? Oczywiście: nie jest to wina pracownika, który skan dokumentu chce wykonać. On sam z siebie tego nie wymyślił. Obowiązują go procedury, które narzuca mu sam bank.

Ten zwykle powołuje się na art. 6 ust. 1 lit. c ustawy o RODO. I nie ma tutaj znaczenia, czy o dowód tożsamości prosi doradca w banku czy pośrednik kredytowy. Obaj działają na podstawie tego samego dokumentu, czyli tzw. checklisty. To na niej dany bank określa, jakie dokumenty są konieczne np. do złożenia wniosku kredytowego.

Wszyscy działają na podstawie tych samych przepisów. Jednak jak to u nas zwykle jest, inaczej interpretują ich zapisy. Dlatego do wniosku w jednym banku kopia dowodu osobistego (potwierdzona za zgodność z oryginałem) jest obligatoryjna, a inne wręcz tego zakazują.

Bankowcy często powołują się również na art. 112b Prawa bankowego. Zgodnie z nim: „Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych.” Ale przetwarzanie nie jest przecież równoznaczne z koniecznością wykonywania kserokopii tego dokumentu!

Na konieczność minimalizacji ilości przetwarzanych danych wskazuje również ustawa o RODO (art. 5). Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Czy zatem do złożenia wniosku kredytowego konieczne jest kserowanie dowodu osobistego? Po pierwsze nie jest znany wynik tego procesu. Na co bankowi skan dowodu, jeżeli decyzja będzie negatywna? Poza tym, w świetle przytoczonych przepisów, okazanie tego dokumentu przy umowie (a wcześniej wniosku) powinno być wystarczające.

Czytaj też: Czy bankowiec zawsze ma prawo zrobić ksero dowodu osobistego? Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stanął po stronie klientów!

Czytaj też: Pan Tomasz chciał w banku załatwić sprawę. Nie miał dowodu, miał paszport. Bankowcy go przepędzili. Dyskryminacja paszportowa?

Kiedy bank może kopiować dowód osobisty?

Na szczęście podejście większości banków (komercyjnych) jest już zdroworozsądkowe i zgodne z sugestiami UODO. Czyli wystarczy okazanie dokumentu tożsamości przy wniosku oraz sprawdzenie go przy umowie kredytowej. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, że pracownik banku (lub pośrednik) będzie wymagał kserokopii dowodu osobistego. Wynikać to będzie właśnie z checklisty przygotowanej przez pracowników centrali banku. Co w takiej sytuacji?

Pierwsza opcja jest taka, że rezygnujesz z wniosku w danym banku. To oczywiście dość radykalne rozwiązanie. Wnioskujesz o kredyt w banku, który jedynie sprawdza i spisuje dane z dokumentu tożsamości. Jednak w wielu przypadkach złożenie wniosku w tym konkretnym banku ma uzasadnienie i nie można go pominąć. W takiej sytuacji na kserokopii dokumentu lub ew. na skanie wystarczy dopisać zdanie w stylu: „kserokopia/skan wyłącznie na potrzeby procesu kredytowego w banku X w dniu Y”. Taka adnotacja nie zostanie odrzucona przez analityka.

Jednak jeżeli masz wątpliwości, czy faktycznie kopia dowodu osobistego jest wymagana do danego wniosku kredytowego, to wystarczy, że poprosisz doradcę o ww. checklistę. W przypadku pośredników, mających w ofercie kilkanaście banków i setki różnych rozwiązań, niemożliwe jest zapamiętanie każdego kompletu dokumentów.

Oczywiście są one w różnych bankach podobne, ale jednak nie takie same. Dlatego też banki zawsze udostępniają checklisty. Pośrednik może spojrzeć i już wie, co powinien od klienta dostać. Tego zestawienia zwykle nie udostępnia się wnioskującym klientom. Jednak nie jest to dokument tajny. W związku z tym zawsze możesz poprosić swojego eksperta, aby to zestawienie Ci pokazał lub nawet przesłał.

Czy pośrednik potrzebuje kopii dowodu osobistego klienta?

Banki wymagają, aby pośrednicy kredytowi składali kompletne wnioski kredytowe. To bardzo ważne, aby proces nie był wstrzymywany przez jakieś braki. W szczególności że banki mają określony czas na wydanie decyzji kredytowej. Dokumentów, jakie klienci składają, nikt nie wymyśla, one są ściśle określone przez banki.

Dlatego też jeżeli jakiś bank wymaga kserokopii dowodu osobistego (lub innego dokumentu tożsamości), to niestety ekspert kredytowy nie może tego pominąć. Nie ma sensu go za to winić – ani on, ani nawet doradca w banku nie określają procedur. Robi to tzw. „góra” i wszelkie skargi oraz zażalenia najlepiej od razu kierować do centrali.

I kwestia druga. Po zakończonym procesie kredytowym pośrednik finansowy ma obowiązek wszelkie dokumenty, które mu zostały, zniszczyć. Kopia dowodu osobistego klienta u niego nie zostaje. Natomiast dane dotyczące klienta musi usunąć z dysków (zostają one jedynie zapisane w systemie rozliczającym obsługiwane wnioski). Obsługą posprzedażową zajmuje się już bank. Jeśli macie pytania lub wątpliwości, znajdziecie mnie tutaj.

Czytaj też: Vinted kontra UOKiK. Czy skanowanie dowodu jest legalne? Jak się „postawić”? A jeśli się nie da, to jak wysłać „bezpieczne” zdjęcie?

Czytaj też: Zmiana danych dowodu osobistego: jak jej dokonać, by nie ryzykować przejęcia cennych informacji przez złodziei? W tym banku to mission impossible