Cash is king. Zwłaszcza teraz. Rady dla przedsiębiorców, którzy mają klientów i zlecenia, ale zdarza się, że na koncie brakuje im gotówki

Utrzymanie płynności finansowej w czasach niepewności, wojen i obaw przed inflacją to jedno z kluczowych wyzwań dla małych i średnich przedsiębiorstw. Rosnące koszty prowadzenia działalności przy jednoczesnych opóźnieniach w płatnościach potrafią zachwiać biznesem. Jak się przed tym chronić? Jakie są pierwsze sygnały, że coś jest nie tak? Ile powinna wynosić poduszka finansowa w firmie i jak ją zabezpieczyć? Ekspertka radzi!

Co najbardziej przeszkadza polskim firmom i dlaczego niestety czasem zdarza im się bankrutować? Jak zabezpieczyć płynność w firmie? Dlaczego duzi kontrahenci mogą być szansą, ale też zagrożeniem dla Twojego biznesu? Jak w porę zorientować się, że pędzimy w kierunku spirali zatorów płatniczych?

O tym wszystkim Maciej Samcik rozmawiał z Magdaleną Martynowską-Brewczak, członkinią zarządu firmy eFaktor (na zdjęciu poniżej), z którym w „Subiektywnie o Finansach” prowadzimy akcję edukacyjną dla przedsiębiorców. Pełnej rozmowy możesz posłuchać w wersji podcastowej (wystarczy kliknąć ten link) lub w wersji video (wystarczy kliknąć ten link).

Papierowy zysk problemem firm, a co z płynnością?

Maciej Samcik: Jeżeli firma miewa problemy, to czy ona częściej miewa te problemy dlatego, że brakuje jej klientów, że jest źle zaplanowana, że bardzo szybko zmienia się rynek, czy dlatego, że ma problemy z płynnością?

Magdalena Martynowska-Brewczak (eFaktor): Przeważnie wcale to nie jest brak klientów. Kiedy rozmawiam z przedsiębiorcami, to oni bardzo często mówią: „pani Magdo, my mamy klientów, mamy zamówienia, ale naszym problemem jest to, że nie mamy środków finansowych na to, żeby te zamówienia zrealizować”. Więc de facto problem klientów to jest problem drugorzędny. Dzisiaj największym problemem, z którym borykają się małe i średnie firmy, jest brak płynności finansowej.

No dobrze, ale z czego to wynika? Czy to jest kwestia rozbieżności między tym, co widać na papierze, a tym, co w kasie?

Często przedsiębiorcy patrzą na ten magiczny zysk, który wskazuje na to, czy firma jest rentowna czy nierentowna. I ten zysk często jest. Firma jest zyskowna, ale gdy nie ma panowania nad gotówką, gdy nie zarządza odpowiednio przepływami pieniężnymi, to nagle okazuje się, że ten wspaniały kontrakt, który jest rentowny, który jest efektywny biznesowo, jest „nieobsługiwalny”.

Okazuje się, że płatność z tytułu tego kontraktu przypada za 60, czasem za 90 dni, a podatki, zobowiązania względem pracowników, zobowiązania względem dostawców trzeba zapłacić tu i teraz. Brak zaplanowania tych rzeczy niejednokrotnie prowadzi po prostu do upadku firmy.

Czy jest jakaś kategoria firm, które – bardziej niż inne – powinny myśleć o kłopotach z płynnością? Jeżeli na przykład mój biznes w dużej części „wisi” na dużych odbiorcach, to już jest jakiś taki parametr. Jakie inne atrybuty można wskazać, które powodują, że firma jest ponadprzeciętnie narażona na kłopoty płynnościowe?

Uważam, że każda, dosłownie każda firma, począwszy od tych najmniejszych, skończywszy na tych największych, powinna od samego początku dbać o płynność finansową. Jeśli prowadzimy mały biznes, to wiadomo, że zarządzanie płynnością nie będzie bardzo rozbudowanym narzędziem, ale zawsze powinniśmy sprawdzać, jak wygląda ta nasza luka płynnościowa.

Jeżeli realizujemy kontrakt i spodziewamy się płatności za 60 czy 90 dni, to to oznacza, że firma te dwa, trzy miesiące musi działać na podstawie jakiejś gotówki, która pochodzi z innego źródła. Musimy wiedzieć, czy w tym czasie spłyną jakieś płatności od innych kontrahentów, czy zbudowaliśmy poduszkę finansową (oszczędności, własny kapitał), czy mamy zewnętrzne źródła finansowania (np. kredyty bankowe, faktoringi)?

Innymi słowy, pytanie brzmi, czy mamy zabezpieczenia, które ułatwią nam w tym czasie finansowanie pracowników czy zobowiązań skarbowych. Myślę, że badanie takich przepływów powinno być pierwszym i podstawowym zadaniem absolutnie każdej firmy.

Poduszka finansowa i awaryjne finansowanie: ważne dla każdego

Konsumenci powinni zgromadzić poduszkę finansową w wysokości kilkumiesięcznych dochodów. Jak to wygląda w przypadku firm? Czy jest jakaś poduszka finansowa, która pozwala mówić o tym, że prowadzę mój biznes bezpiecznie, nie tylko od strony wyniku finansowego na papierze, ale też od strony płynności finansowej?

Wydaje mi się, że poduszka finansowa, która pozwala na pokrycie kosztów stałych przez dwa, trzy miesiące, to jest takie absolutne minimum, żeby spać spokojnie. Powiedziałabym nawet, że poduszka finansowa powinna pokrywać cztery, pięć miesięcy kosztów stałych, jeśli wydarzy się coś niespodziewanego.

A jeśli tych pieniędzy nie mam?

Jeśli tych pieniędzy nie mam, to powinienem tak naprawdę pomyśleć, skąd mogę te pieniądze w sensownym czasie uzyskać.

Dwa najpopularniejsze sposoby pozyskiwania zewnętrznego kapitału to kredyt bankowy i faktoring. Czym te dwa sposoby się między sobą różnią? Jakie są zalety kredytu bankowego, a gdzie są zalety faktoringu?

Firma, która nie korzysta z takiego narzędzia, jakim jest faktoring, wystawia faktury z długim terminem płatności i oczekuje na pieniądze przez te 60, 90, 120 dni. Jeżeli natomiast skorzysta z usługi faktoringowej, to firma faktoringowa przelewa pieniądze z tytułu tej faktury już dzisiaj, czyli tak naprawdę w dniu wystawienia tej faktury. I to firma faktoringowa oczekuje te 60, 90, 120 dni na płatność od kontrahenta, a przedsiębiorca może w tym czasie opłacić wszystkie rzeczy, które są potrzebne do realizowania tego czy kolejnego kontraktu.

Faktoring jest tak naprawdę bardzo prostą usługą, dostępną i łatwą w zdobyciu nawet dla małych firm. Faktoring nie wymaga dodatkowych zabezpieczeń, bo de facto faktury, które przekazujemy do firmy faktoringowej, one same w sobie są zabezpieczeniem. Czyli nie musimy mieć hipoteki, tak jak przy kredycie bankowym, nie musimy zostawiać naszego majątku.

Firma faktoringowa daje też taką dodatkową usługę, myślę ciekawą z punktu widzenia przedsiębiorcy, że jest w stanie w szybki sposób zweryfikować kontrahenta, dla którego przedsiębiorca wystawia fakturę. To też jest wskazówka, czy w ogóle warto z takim klientem współpracować.

Czytaj też: Poduszka finansowa i inne. Jak przygotować swój biznes na burzliwy czas? Oto lista największych wyzwań. Jak nimi zarządzać, jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę?

W Polsce mamy przyzwolenie na niepłacenie

W Polsce, ogólnie rzecz biorąc, nie lubimy rozmawiać o pieniądzach, a zwłaszcza o tych pieniądzach, które ktoś jest nam winien. Czy wiele problemów z płynnością w małych i średnich firmach nie wynika również z faktu, że my o te pieniądze nie dopominamy się wystarczająco intensywnie?

Prawda jest taka, że zatory płatnicze występują w gospodarce praktycznie we wszystkich branżach. Często wynikają z tego, że kontrahent nie ma pieniędzy, żeby zapłacić, ale bardzo często też jest tak, że ten kontrahent ma te pieniądze, tylko on ich nie płaci. Ponieważ wie, że może ich nie zapłacić. To takie mentalne przyzwolenie na niepłacenie.

A po stronie wierzyciela pojawia się strach: nie upomnę się o te pieniądze, bo to będzie źle widziane. Może kontrahent się zdenerwuje, może już nie będzie chciał realizować ze mną kolejnego kontraktu. Takie przyzwolenie i taka mentalność, żeby nie płacić, na pewno nie pomagają w utrzymaniu płynności finansowej.

Chyba każdy przedsiębiorca ma w swojej historii, zwłaszcza jeśli dłużej prowadzi działalność, takich klientów, którzy w zasadzie nigdy nie płacą w terminie. Nigdy nie płacą, dopóki się do nich nie zadzwoni i nie upomni o pieniądze.

Są takie firmy. Powiedzmy wprost – to jest forma finansowania się tych firm. Darmowa można powiedzieć. Po co mają płacić w banku za kredyt bankowy, tudzież w faktoringu za usługę finansowania, skoro mogą nie zapłacić swojemu kontrahentowi w terminie i przeciągnąć płatność o 14, 30 dni. Czyli to jest 30 dni dodatkowego finansowania za darmo.

Myślę, że brakuje świadomości u małych przedsiębiorców, że to jest właśnie forma kredytowania się tych dużych podmiotów kosztem tych mniejszych, które na swoich barkach muszą dźwigać ten wydłużony termin płatności.

Czy nie jest tak, że taki niezbyt rzetelny płatnik płaci najpierw tym, którzy mają profesjonalną obsługę windykacyjną, a dopiero w ostatniej kolejności płaci tym, którzy jej nie mają? To też jest pewnie przewaga korzystania z windykacji albo z faktoringu jako usługi, która też de facto ma wbudowany ten proces windykacyjny, znaczy, ma wiedzę na temat tego, jak to robić.

Tak. I my z naszych doświadczeń widzimy, że w dużej części przypadków to nie jest tak, że jest potrzebna jakaś twarda windykacja. Po prostu wystarczy zadzwonić, odpowiednio porozmawiać z takim kontrahentem, może trochę „postraszyć” różnymi narzędziami, pokazać siłę i to wystarczy do tego, żeby płatność pojawiła się na koncie. Firmy mają te pieniądze, tylko one płacą tym, którzy najgłośniej krzyczą i tym, którzy się najmocniej o te pieniądze upominają.

Jesteśmy w kluczowym momencie dla wielu przedsiębiorców. Nie tak dawno ruszył KSeF. Czy to może być czynnik, który pogorszy płynność finansową części przedsiębiorców? 

Już w tej chwili widzimy szereg błędów technicznych generowanych przez KSeF. I te błędy są do tego stopnia kuriozalne, że przedsiębiorcy, wystawiając faktury w KSeF, a potem widząc wizualizację tych faktur w swoich systemach księgowych, nie mają zgodności danych. Wyobrażam sobie, że taki kontrahent może mieć doskonały pretekst do tego, żeby oczywiście nie zapłacić w terminie płatności. To jest to piękna wymówka: „coś mi się nie zgadza, no to wyjaśnijmy to w takim razie. Do czasu wyjaśnienia tych niezgodności, ja nie będę płacił”.

—————————

ZAPROSZENIE

Wystawiasz faktury z terminem płatności? Z eFaktor zamienisz je na gotówkę nawet w 24 godziny, dzięki czemu wzmocnisz płynność finansową swojej firmy. Możesz otrzymać finansowanie aż do 15 mln zł. Dlaczego warto zaufać firmie eFaktor? Decyzję otrzymasz nawet w osiem godzin – to najszybszy proces finansowania na rynku. Minimum formalności – wystarczą wyciągi bankowe i pliki JPK. Brak branżowych ograniczeń. Przejrzyste warunki oraz indywidualne podejście. Zaufaj firmie, która wspiera sektor MŚP od 10 lat i corocznie jest na podium najdynamiczniej rosnących faktorów w Polsce. Kliknij i sprawdź, jak łatwo możesz odzyskać płynność.

—————————

Złe złego początki. Jakie błędy popełniają przedsiębiorcy?

Jakie są pierwsze sygnały, które mogą świadczyć o tym, że jako przedsiębiorca mogę mieć problemy z płynnością i które są najczęściej ignorowane przez przedsiębiorców?

Ten brak płynności to jest taki trochę cichy zabójca, bo rzadko kiedy jest tak, że on po prostu pojawia się z dnia na dzień. Najczęściej pojawia się stopniowo i jeżeli gdzieś przeoczy się te pierwsze objawy, to potem może być już za późno, żeby zastosować jakieś leczenie.

Te pierwsze objawy są takie, że nie starcza mi na to, żeby opłacić bieżące faktury do moich dostawców i nerwowo sprawdzam w kalendarzu, kiedy spodziewam się kolejnych płatności od moich kontrahentów. Dzisiaj przypadły terminy płatności do moich dostawców, a ja nie mam żadnej gotówki na koncie. Gdzieś mi się nie zazębiają te terminy płatności, powstaje luka płynnościowa, czyli później dostaję pieniądze od kontrahentów, niż muszę zapłacić do dostawców.

I dostawcy reagują? Pojawiają się żądanie przedpłat?

Tak. Później, gdy nic z tym nie zrobimy, to problem oczywiście narasta, bo te opóźnienia w płatnościach stają się coraz dłuższe, co powoduje już nerwowe ruchy ze strony dostawców. Te nerwowe ruchy to czasami są jakieś wezwania do zapłaty, jakieś monity, które otrzymujemy albo żądanie przedpłat. Czyli otrzymujemy informację, że możemy nadal współpracować, proszę bardzo, ale współpracujmy na przedpłatach.

Potem pojawiają się kolejne problemy, gdy nie mamy pieniędzy na to, żeby zapłacić naszym pracownikom. I tu już żarty się kończą. Równocześnie z pracownikami idą zobowiązania skarbowe, które musimy płacić co miesiąc. Tu negocjować się nie da, a te instytucje akurat nie mają litości. Procesy windykacyjne rozpoczynają się bardzo szybko.

No dobrze, ale co zrobić, żeby to się nie wydarzyło? Czy są jakieś kardynalne błędy, dotyczące płynności finansowej, które przedsiębiorcy robią nagminnie, a które powodują, że te kłopoty po prostu prędzej czy później przychodzą?

Przede wszystkim odradzam takiego zarządzania „na żyletki”. Niestety jest to stosunkowo powszechne zarządzanie, czyli przedsiębiorca, który nie ma żadnej poduszki finansowej, żadnej przestrzeni nawet na drobne potknięcia w biznesie. Finanse są zarządzane na tyle ciasno, że – w przypadku jakichkolwiek problemów zewnętrznych – firma popada w kłopoty.

Poduszka finansowa, gdy coś pójdzie nie tak

Czyli przedsiębiorca nie bierze pod uwagę, że coś może pójść nie tak. Optymistycznie zawsze będzie tak, jak sobie zaplanował, bo dlaczego miałoby nie być?

Odradzam też takie zarządzanie „na oko”. Czyli nie biorę pod uwagę danych, konkretnych liczb, nie kieruję się faktami, tylko właśnie zarządzam „na oko”, tak mniej więcej, trochę intuicyjnie. Bez dokładnego przeliczenia, czy faktycznie mi się opłaca, bez sprawdzenia terminów płatności, warunków współpracy, jakie oferują mi moi kontrahenci. To zdecydowanie jest droga do szybkiej porażki.

Właściciele małych firm często mają takie podejście, że trzeba zająć się sprzedażą, bo jak ta sprzedaż będzie iść dobrze, to w zasadzie wszystko pójdzie dobrze. Zdecydowanie nie. Oprócz tego, że jest sprzedaż, to jeszcze musi być zarządzanie przepływami pieniężnymi. Nie mówimy o jakichś zaawansowanych arkuszach kalkulacyjnych, ale o zwykłej kartce papieru, gdzie sprawdzimy sobie, jak moje przepływy, jak moja gotówka na koncie.

Oprócz tego szeroko pojęte planowanie. Ryzykowny jest biznes zupełnie bez planowania długoterminowego, gdzie przedsiębiorca patrzy tylko na to, co jest tu i teraz, dzisiaj, jutro, pojutrze. Wtedy trudno przewidzieć jakieś okoliczności, które mogą tę firmę po prostu „przewrócić”. Poduszka finansowa zdecydowanie zmniejsza ryzyko.

Nie proponuję też prowadzenia firmy wyłącznie na podstawie własnej wiedzy. Czasami właściciele małych firm mają takie podejście, że chcą być wiatrem, sterem i okrętem. To często jest taka pułapka, bo gdy firma się rozwija, to ten właściciel po prostu przestaje ogarniać niektóre obszary. Warto zatrudniać specjalistów, warto gdzieś cedować kompetencje i jakieś zadania, bo wtedy łatwiej po prostu zarządzać tą firmą.

Dziękuję za rozmowę!

PEŁNĄ WERSJĘ WYWIADU ZOBACZYSZ TUTAJ:

———————

Artykuł jest częścią cyklu edukacyjnego „Kurs na płynność”,
którego Partnerem jest eFaktor oferujący szybkie finansowanie dla biznesu do 15 mln.

Zdjęcie główne: Freepik