Ekologiczna rewolucja w finansach. Umowę z bankiem możesz już podpisać bez ani jednej kartki papieru. Czy warto być paperless?

Jak stać się paperless, czyli całkiem wyeliminować papier z komunikacji z instytucjami finansowymi? Narzędzia do tego już są. Potrzebna jest zmiana przyzwyczajeń, większe zaufanie do elektronicznych kanałów komunikacji i cyfrowych form archiwizacji dokumentów, choć czasem na drodze do eliminacji papieru stają bariery prawne

Nie mam pojęcia, ile zużywam papieru. Mam na myśli nie tylko to, co sam wydrukuję, ale przede wszystkim papier, który potrzebny jest innym firmom, urzędom i instytucjom do kontaktów ze mną. Chodzi o przesyłaną do mnie korespondencję „urzędową”, ale też ulotki w skrzynce pocztowej. Z całą pewnością jednak zużywam znacznie mniej papieru niż 10 czy 20 lat temu.

Ciekawe? Po przeczytaniu wróć tutaj, kliknij i odkryj sprawdzone patenty Samcika na ochronę przed inflacją

Przyczyna jest oczywista – rozwój internetu. Od lat faktury za telefon czy internet przychodzą na e-mail. Sprawy bankowe załatwiam prawie wyłącznie przez bankowość elektroniczną, a więc papier jest tu zbędny. Nie proszę o wydruk transakcji bankomatowej czy potwierdzenia płatności kartą w sklepie. Podobnie jest ze sprawami urzędowymi czy zdrowotnymi. Mając w ręku odpowiednie narzędzia – np. profil zaufany, czyli formę podpisu elektronicznego – mogę to zrobić przez internet.

Przeczytaj też: Każdy z nas może tego używać, ale prawie nikt tego nie robi! Jak podpisać dokument profilem zaufanym? Bez drukowania, bez papieru, za darmo

Polska w „papierowej” czołówce

A skoro w skali globalnej aktywność coraz mocniej przenosi się do sieci – jesteśmy wręcz świadkami internetowej rewolucji – wydawało mi się, że popyt na papier będzie spadać. Okazało się, że jestem w błędzie. Sięgnąłem do danych Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego, z których wynika, że produkcja papieru trzyma się mocno.

Ponoć Polska (dane za 2020 r.) pod względem zużycia papieru znajduje się na 19. miejscu na świecie, a na każdego Polaka przypadają 143 kg papieru rocznie. Szacuje się, że w naszym kraju rocznie wystawia się 1,5 mld papierowych faktur. Eksperci wspomnianego instytutu policzyli, że taka ilość oznacza wycinkę 255 000 drzew, zużycia 120 000 MWh energii elektrycznej oraz ok. 6,6 mld litrów wody – to pojemność mniej więcej 30 000 basenów olimpijskich. Jedna faktura (jej produkcja i wysyłka) odpowiada za emisję ok. 50 gramów dwutlenku węgla, podczas gdy „produkcja” jednej e-faktury uwalnia tylko 5 gramów tego cieplarnianego gazu.

Rzecz jasna, drastyczne ograniczenie zużycia papieru nie powstrzyma nagle negatywnych zmian klimatycznych. Do tego potrzebne są globalne działania systemowe na wielu płaszczyznach, ale zgodnie z przysłowiem „ziarnko do ziarnka, a zbierze się miarka”, ograniczenie zużycia papieru ma sens. Zwłaszcza że używanie papieru często jest… pozbawione sensu.

Przeczytaj też: Auto elektryczne wreszcie się opłaci? Oni kuszą niecodziennym pakietem. Rządowa dotacja, ładowarka na własność i… spalinowe auto zastępcze

Bezsens, bariery prawne, przyzwyczajenia…

O „bezsensowości” mówił Grzegorz Wójcik, prezes Autenti, firmy dostarczającej narzędzia do elektronicznego podpisywania dokumentów, w wywiadzie dla serwisu Homodigital. Wójcik stwierdził, że obecnie prawie wszystkie dokumenty powstają w wersji cyfrowej (powstają w jakimś edytorze tekstowym), następnie z jakiś przyczyn muszą zostać przerobione na papierowe, by na końcu znowu ktoś je zarchiwizował w formie cyfrowej.

Zdarza się, że konieczność użycia papieru wynika z barier prawnych. Przykładem może być branża leasingowa. Dziś umowa leasingowa wymaga formy pisemnej, w innym razie jest nieważna. Firma Carsmile policzyła, że przed pandemią w Polsce podpisywano rocznie ok. 300 000 umów na leasing samochodów osobowych, ok. 55 000 umów leasingu pojazdów ciężarowych i ok. 150 000 umów leasingu maszyn i urządzeń.

Biurokracja związana z samym zawarciem pojedynczej umowy leasingu auta osobowego, bez późniejszych aneksów, kosztować może nawet 200 zł. Składa się na to koszt pracownika lub kuriera, który z papierową umową jedzie do klienta po podpis, koszt paliwa, a także druku oraz archiwizacji papierowych dokumentów. Koszty związane z „papierologią” na całym rynku leasingowym mogą przekraczać 100 mln zł rocznie.

Banki stawiają na paperless

Często jednak powodem, dla którego papier nadal jest w użyciu, choć nie musi, są nasze przyzwyczajenia. Wydaje nam się, że papier jest „prawdziwym dowodem”, a nie jakiś tam cyfrowy zapis (de facto tego samego). Dlatego to od nas – konsumentów – zależy, czy przyczynimy się do ograniczenia zużycia papieru.

Zalezy od nas, bo narzędzi pozwalających przejść na „paperless” jest coraz więcej, m.in. w bankowości. Jakiś czas temu opisywałem usługę firmy Nanovo – Work Station, która pozwala prawie do zera wyeliminować obieg papierowych dokumentów.

To system działający w bankowych placówkach, które kojarzą się z produkcją papieru np. w procesie zakładania konta czy zaciągania kredytu. System Work Station pozwala „wyciągnąć” z sytemu dowolny formularz w formie elektronicznej. Ten formularz jest od razu widoczny dla klienta na monitorze. Klient może go wtedy cyfrowo wypełnić. Może go też elektronicznie podpisać – specjalnym rysikiem.

System zapamiętuje nie tylko wzór samego podpisu, ale też jego cechy biometryczne, np. nacisk i dynamikę. A przy następnej wizycie w placówce system porówna aktualnie złożony podpis z wcześniej zapisanym jego wzorem. Podpisywanie się w ten sposób nie jest obowiązkowe. Jeśli klient woli tradycyjną formę, będzie mógł nadal podpisać się na papierze. Narzędzie jest, decyzja, czy z niego skorzystać, należy do klienta.

Przeczytaj też: Piszącym Yodą bądź nie, czyli jak banki starają się komunikować z nami po ludzku. Czy w ten sposób mogą jeszcze przyciągnąć klientów?

Jak „paperless” robią w BNP Paribas?

Od kilku lat projekt o nazwie „paperless”, a więc eliminację papieru, realizuje Bank BNP Paribas. Zaczęło się kilka lat temu od zmiany treści umów tak, by zajmowały jak najmniej miejsca. Dzięki temu, zamiast drukować np. dziesięć stron umowy, wystarczyło np. siedem stron. Kolejnym krokiem była propozycja przejścia na e-korespondencję. Dodatkowo bank sadził drzewa w imieniu klientów, którzy zgodzili się otrzymywać korespondencję w formie elektronicznej.

W 2018 r. bank wprowadził nowy proces udzielania kredytów ratalnych w punktach sprzedaży. Do tej drukarki pracowały pełną parą. Drukowana była umowa, regulaminy, z którymi klient musiał się zapoznać, a następnie podpisać. A z racji tego, że dokumenty zawierały dane wrażliwe, musiały być odpowiednio zabezpieczone i co jakiś czas przewożone, a właściwie konwojowane do archiwum. Nowy sposób zawierania umów o kredyt ratalny przygotowała dla banku wspomniana już firma Autenti.

„Wszystkie dokumenty, jakie są generowane w procesie kredytowym, są wyświetlane klientowi na ekranie, a umowa podpisywana jest przy pomocy kodu SMS, czyli formy podpisu elektronicznego”

– mówi Michał Miszułowicz, dyrektor ds. współpracy z sektorem innowacji w Banku BNP Paribas, który jest odpowiedzialny za projekt „paperless”. Dodaje, że w ten sposób umowę można podpisać tylko z klientem, który wyrazi na to zgodę. A więc to od nas – klientów – zależy, czy przyczynimy się do zmniejszenia zużycia papieru.

W 2018 r. bank w formie „bezpapierowej” zaczął zawierać również umowy o kartę kredytową, a w kolejnych latach o konto osobiste, umowy leasingowe czy wpłaty i wpłaty gotówki. W 2020 r. w sumie w formie elektronicznej bank podpisał blisko 291 000 dokumentów.

Bank policzył, w jaki sposób te zmiany wpłynęły na środowisko. Od stycznia 2020 r. do maja 2021 r. (17 miesięcy) bank zaoszczędził 3100 ryz papieru. Jeśli przyjąć, że średni koszt środowiskowy jednej ryzy papieru to 2,1 kg CO2 i 56 litrów wody, oznacza to redukcję emisji CO2 o 6,5 tony oraz oszczędność blisko 174 000 litrów wody. Taka ilość CO2 jest neutralizowana przez 1,5 hektara lasu w rok. Woda zaoszczędzona dzięki projektowi „paperless” to blisko 7 cystern.

—————

Posłuchajcie też podcastu „Finansowe sensacje tygodnia”!

——————–

Podpis kwalifikowany jak odręczny

Michał Miszułowicz zapewnia, że forma pisemna, która jest zarezerwowana dla niektórych czynności, np. wspomnianej umowy leasingowej, wcale nie oznacza konieczności zastosowania podpisu mokrego, czyli odręcznego.

„W tym celu możemy użyć podpisu kwalifikowanego. Przy jego zastosowaniu oferujemy podpisywanie umów leasingowych. Nie ma w banku dokumentu, który nie mógłby być poświadczony podpisem kwalifikowanym, bo zgodnie z prawem jest on równorzędny podpisowi odręcznemu”

Taki podpis funkcjonuje w Polsce już od 20 lat. To odmiana podpisu elektronicznego i jest wydawany jest przez certyfikowane podmioty (m.in. KIR, Asseco, PWPW). Podpis kwalifikowany regulowany jest na poziomie Unii Europejskiej (rozporządzenie eIDAS), co oznacza, że w Polsce możemy posługiwać się podpisem kwalifikowanym wydanym np. przez niemieckiego wystawcę.

W uproszczeniu podpis kwalifikowany to elektroniczny długopis wydawany dla konkretnej tożsamości. Podmiot, który go wydaje, musi najpierw zidentyfikować użytkownika podpisu. W przeszłości odbywało się to w fizycznych punktach. Użytkownik otrzymywał certyfikat kwalifikowany, czyli fizyczny zestaw kryptograficzny, który składał się z karty kryptograficznej i czytnika kart, który należało podłączyć z komputerem wyposażonym w specjalne oprogramowanie.

Obecnie certyfikaty dostępne są w chmurze. Złożenie podpisu kwalifikowanego to połączenie podpisu z dokumentem, który chcemy podpisać. Podpis kwalifikowany kosztuje, ale w banku BNP Paribas w przypadku umów leasingowych to bank ponosi jego koszt.

Stan gry jest taki, że z wyjątkiem umów, które trzeba podpisać w obecności notariusza, właściwie każdą umowę można podpisać bez użycia papieru. W niektórych umowach (np. założenie konta, zaciągnięcie kredytu ratalnego) można wykorzystać prosty podpis elektroniczny, który bazuje np. na kodach SMS, w innych będzie wymagany bardziej skomplikowany podpis kwalifikowany. Narzędzia pozwalające eliminować papier z obiegu już są. Teraz musimy się do nich przekonać i zacząć stosować.

——–

POSŁUCHAJ TEŻ PODCASTU! NASZ GOŚĆ: ROBERT ANTCZAK Z ARVAL POLSKA

W kolejnym odcinku podcastu „Finansowe sensacje tygodnia” rozmawiamy o samochodach elektrycznych. Czy opłaca się je kupować? Wypożyczać? Leasingować? Jeździć nimi? Co zmieniają w tych kalkulacjach dopłaty rządowe? Kto dziś kupuje samochody elektryczne? Jak oferta banków może wspomóc popularyzację aut elektrycznych? O tym wszystkim opowiada nam Robert Antczak z Arval Polska. Zapraszam do posluchania pod tym linkiem!

Słuchaj podcastu „Finansowe sensacje tygodnia” również na platformie Spotify, gdzie znalazł się w dziesiątce najpopularniejszych w Polsce podcastów o tematyce newsowej. Jesteśmy też na Apple Podcast, Google Podcast i pięciu innych popularnych platformach do słuchania.

—————————

Niniejszy artykuł jest częścią cyklu edukacyjnego „Odpowiedzialne finanse”, który „Subiektywnie o Finansach” realizuje wspólnie z bankiem

Źródło zdjęcia: Pixabay