19 października 2021

Każdy z nas może tego używać, ale prawie nikt tego nie robi! Jak podpisać dokument profilem zaufanym? Bez drukowania, bez papieru, za darmo

Każdy z nas może tego używać, ale prawie nikt tego nie robi! Jak podpisać dokument profilem zaufanym? Bez drukowania, bez papieru, za darmo

Ci z Was, którzy często podpisują i wysyłają jakieś dokumenty, wiedzą, że bywa to uciążliwe. Dużym ułatwieniem może być profil zaufany, za pomocą którego możemy złożyć zaawansowany podpis elektroniczny na niemal dowolnym dokumencie. Jak podpisać dokument profilem zaufanym, a więc cyfrowo, bez jego drukowania i używania papieru? Oto instrukcja

Zobacz również:

Pewnie słyszeliście o kwalifikowanych podpisach elektronicznych, dzięki którym można zawierać niemal wszystkie umowy i podpisywać je w „bezpapierowej” formie. Niestety są one płatne i stosunkowo mało osób je posiada. Natomiast od jakiegoś czasu możemy za darmo korzystać z zaawansowanego podpisu elektronicznego – wystarczy posiadać profil zaufany. Oto miniporadnik dla osób, które niebawem będą coś podpisywać. Kto wie – może po zapoznaniu się z poradami postanowicie zmienić formę tego podpisywania na elektroniczną.

Podpis zaufany: darmowa usługa dostępna dla wszystkich

Z cyfryzacją urzędów różnie bywa. W maju, jako pełnomocnik, rejestrowałem samochód i z powodu pandemii i kolejek musiałem najpierw zgłosić nabycie, a następnie przyjść zarejestrować auto. Niestety nie mogłem tego załatwić na jednym pełnomocnictwie i trzeba było dwukrotnie zapłacić 17 zł opłaty. Parodia.

Nie zawsze jest tak źle. Od jakiegoś czasu (już całkiem długo, a jednak mało osób o tym wie) dowolny dokument możemy podpisać bezpłatnie za pomocą profilu zaufanego i wysłać do urzędu elektronicznie. Przynajmniej tak stanowi informacja na rządowej stronie, bo w urzędach nie musi być aż tak kolorowo.

Za pomocą tej usługi możemy podpisywać dowolne dokumenty w gronie znajomych i kontrahentów. Usługa jest bezpłatna, ale do podpisania dokumentu będziemy potrzebowali profilu zaufanego. A nie jest to już nic wyjątkowego – w maju tego roku założono 11-milionowy profil zaufany.

Profil zaufany zakłada się bardzo szybko, a – jeżeli mamy konto w jednym ze współpracujących banków – nawet błyskawicznie, bez wychodzenia z domu. Tutaj Maciek Samcik dokładnie opisał proces zakładania i zalety korzystania z profilu zaufanego.

Opatrywać podpisem zaufanym możemy dowolne dokumenty. Z technicznych możliwości są dwa ograniczenia. Rozmiar pliku nie może przekraczać 10 MB, a więc jakieś długie zeskanowane umowy będzie trzeba podzielić na więcej części. Drugim ograniczeniem są obsługiwane formaty.

Podpisać możemy pliki z rozszerzeniami: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .XMLsig, .XAdES, .PAdES, .CAdES, .ASIC, .XMLenc, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2

Do wyboru mamy więc ich całkiem sporo – w tym te najczęściej podpisywane, czyli pliki Worda oraz Excela. PDF-y podpisują się w formacie PAdES lub XAdES, a pozostałe pliki tylko jako XadES.

Czytaj też: Lekarz, urząd, poczta, zakupy… Czy można „normalnie” żyć w domowej kwarantannie? Oto lista e-usług bez wychodzenia z domu!

Podpis zaufany a podpis kwalifikowany. Jakie są różnice?

Podpisy elektroniczne możemy podzielić na trzy rodzaje: zwykły, zaawansowany oraz kwalifikowany. Zwykły podpis polega po prostu na podpisaniu się bez wykonywania dodatkowych czynności. Jeżeli na przykład wyślę do kogoś e-mail i podpisze go „Michał Wachowski”, to będzie to złożenie zwykłego podpisu elektronicznego.

Minusem zwykłego podpisu elektronicznego jest to, że tak naprawdę nie wiemy, kto go złożył. Teoretycznie dostęp do mojego maila może mieć ktoś z mojej rodziny. Rozwiązaniem jest zaawansowany podpis elektroniczny, którego zastosowanie pozwala ustalić i zweryfikować tożsamość podpisującego. Takim podpisem jest właśnie opisywany w niniejszym artykule podpis za pomocą profilu zaufanego.

Podpisem zaawansowanym możemy opatrywać większość dokumentów. Z wyjątkiem takich, dla których wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności. Tutaj już będziemy musieli wykorzystać podpis kwalifikowany.

Podpis kwalifikowany to najbardziej zaawansowany rodzaj podpisu elektronicznego. Ma on taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym. Można go uzyskać tylko od certyfikowanych dostawców i niestety jest płatny – cena to kilkaset złotych rocznie.

Jeżeli podpisujecie jakieś dokumenty międzynarodowe w Unii Europejskiej, to też możecie korzystać z podpisów elektronicznych. Zapewnia to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014, które ujednoliciło zasady korzystania z podpisów w całej Unii. Z tego rozporządzenia wynika też, że każdy podpis elektroniczny (a nie tylko kwalifikowany) odnosi swój skutek prawny.

Czytaj też: Jak wysłać pieniądze za granicę i nie dać się okantować bankom? Testujemy TransferWise, który niedawno zmienił nazwę na Wise. Czy ta apka rzeczywiście jest bystra?

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

W teorii wszystko brzmi pięknie. Postanowiłem jednak przetestować ten proces w praktyce, bo różnie bywa z funkcjonalnością rządowych wynalazków. Podpisałem za pomocą tego narzędzia dwa pliki – jeden w formacie. pdf, a drugi w .doc.

Na początku musimy wejść na odpowiednią stronę w serwisie gov.pl. Klikamy „start” i wybieramy, czy podpisujemy sprawozdanie finansowe, plik .pdf czy jakiś inny plik.

Następnie wgrywamy plik, który chcemy podpisać z dysku oraz – po wyświetleniu się komunikatu „dokument został poprawnie dodany” – klikamy na niebieski przycisk podpisz.

Teraz musimy zalogować się do naszego profilu zaufanego. Możemy to zrobić z wykorzystaniem nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą dostawcy zewnętrznego (np. banku).

Tutaj uwaga – do banku będziemy musieli się zalogować dwa razy. Najpierw logujemy się do profilu zaufanego, a następnie – po kliknięciu „podpisz podpisem zaufanym” – podpisujemy dokument. Podpisując za jednym razem więcej plików podwójne logowanie pojawi się tylko przy pierwszym z nich.

Jeżeli wszystko poszło dobrze, to zobaczymy informacje o naszym podpisie (nazwę pliku, format podpisu, właściciela podpisu, czas podpisu, status podpisu oraz rodzaj podpisu). Teraz pozostaje już tylko pobranie podpisanego pliku na nasz dysk i przesłać go do odbiorcy.

 

Przejście procedury poszło mi bardzo sprawnie. W zasadzie widzę tylko jeden minus – nie można podpisywać kilku dokumentów za jednym razem. Takie rozwiązanie uczyniłoby to jeszcze wygodniejszym i przyjemniejszym.

Czytaj też: Cyfryzacja umów kredytowych ułatwia życie nie tylko w pandemii. Po raz pierwszy kredyt ratalny w sklepie możesz podpisać… SMS-em. Jak to działa?

Czy więcej osób może złożyć podpis zaufany na tym samym dokumencie?

Dokumenty często podpisywane są przez większą ilość osób. Jak podpisać dokument profilem zaufanym w sytuacji, w której ktoś już go przed nami podpisywał elektronicznie? Na szczęście wzięto pod uwagę taką sytuację.

Z naszej strony nic się nie zmienia. Wchodzimy na stronę z podpisem zaufanym, wybieramy typ pliku i wgrywamy uprzednio podpisany plik. Na tym etapie widzimy już złożone podpisy, możemy zobaczyć dokument (dotyczy rozszerzenia .xml), a także możemy złożyć kolejny podpis w ten sam sposób co wcześniej.

Jeżeli wszystko zrobimy poprawnie, to nasz dokument będzie miał większa liczbę podpisów, tak jak na poniższym screenie. Każdy plik może w ten sposób podpisać dowolna liczba osób.

Czytaj też: Jak potwierdzić, że rzeczywiście podpisałem wysłany przez e-mail dokument? mSzafir jest jak „wirtualny notariusz”. Testuję!

Otrzymałeś dokument podpisany profilem zaufanym? Jak go zweryfikować?

Jeżeli to my otrzymaliśmy plik podpisany przez profil zaufany i chcemy sprawdzić, czy faktycznie dokument został podpisany, to ścieżka jest bardzo podobna. Zaczynamy w tym samym miejscu, klikamy start i wybieramy rozszerzenie pliku.

Następnie wgrywamy nasz plik i widzimy wszystkie dane o podpisie. W ten sposób możemy też zobaczyć, co znajduje się w pliku .xml, jeżeli nie potrafimy ich odczytywać. Po wgraniu i sprawdzeniu podpisu w takim pliku wystarczy nacisnąć zobacz dokument, aby pobrać plik w pierwotnym formacie na nasze urządzenie.

Warto dodać, że do odczytywania podpisów nie jest wymagane posiadanie profilu zaufanego. Wystarczy wejść na powyższą stronę, wgrać podpisany plik i – bez logowania się – dowiemy się, czy jest on prawidłowo podpisany oraz kto takie podpisy złożył.

To duże ułatwienie, bo nie zawsze druga strona jest wystarczająco „zaawansowana technologicznie”. Dzięki temu – jeżeli na dokumencie wystarczy nasz podpis, bo jest to na przykład jakieś oświadczenie – to nie musimy namawiać odbiorcy pliku do zakładania profilu zaufanego.

Dokumenty w formacie .pdf możemy też weryfikować za pomocą niektórych programów do ich przeglądania – w pliku osadzany jest specjalna pieczątka przedstawiająca nasz podpis, po kliknięciu w którą widzimy wszystkie szczegóły.

Z ciekawości można też sprawdzić, jak wyglądają pliki podpisane podpisem zaufanym w oprogramowaniu podpisu kwalifikowanego. Do celów testowych wziąłem popularnego Szafira.

Możemy zweryfikować, że certyfikat jest poprawny, ale nie wyświetlają się dane podpisującego. W przeciwieństwie do podpisu złożonego za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego.

Czytaj też: Wreszcie można odebrać e-polecony. Wystarczy mieć e-mail w rządowej e-skrzynce! Byłby sukces, gdyby cyfrowe państwo nie zabrało się do sprawy od d… strony

Podpisy elektroniczne zdecydowanie są wygodniejsze niż te tradycyjne. Oszczędzamy czas (podpis możemy złożyć w dowolnym miejscu i momencie – wystarczy dostęp do Internetu), miejsce (elektroniczny folder z podpisanymi dokumentami sprawdza się lepiej niż segregatory w szafie), pieniądze (koszt papieru, wysyłki, magazynowania, itd.) oraz środowisko.

Teraz już wiecie jak podpisać dokument profilem zaufanym. Propagujcie taką metodę, bo im więcej osób będzie z niej korzystać, tym bardziej cyfryzacja w Polsce przyspieszy. Pamiętajmy jednak o tworzeniu kopii zapasowych ważnych dokumentów, bo ich przypadkowa utrata jest trudna do odwrócenia.

Czytaj też: Czy cyfryzacja twojej firmy może uszczęśliwić klientów? Dwie próby uszczęśliwienia klienta Samcika

Zdjęcie główne: pixabay / Free-Photos

Subscribe
Powiadom o
32 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
Zobacz wszystkie komentarze
Kamil
1 miesiąc temu

Wszystko fajnie — to jaka jest różnica między podpisem kwalifikowanym a tym z użyciem profilu zaufanego?

I druga sprawa. Co autor miał na myśli pisząc: Podpisem zaawansowanym możemy opatrywać większość dokumentów. Z wyjątkiem takich, dla których wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności. Tutaj już będziemy musieli wykorzystać podpis kwalifikowany.

Admin
1 miesiąc temu
Reply to  Kamil

No, z całą pewnością nie jest to podpis kwalifikowany. Nie ma więc mocy notarialnej. Ale w większości przypadków nie jest ona potrzebna. Umowy o dzieło, zlecenia, o wynajem mieszkania… można w ten sposób podpisywać. Polecam!

ORRO
1 miesiąc temu
Reply to  Maciej Samcik

„Mocy notarialnej” nie ma nawet kwalifikowany!! 😉

Admin
1 miesiąc temu
Reply to  ORRO

Hmmm… Nie wiem, wydaje mi się, że najwyższej klasy podpis elektroniczny jest równoważny notarialnie potwierdzonemu

ORRO
1 miesiąc temu
Reply to  Maciej Samcik

Nie, kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny własnoręcznemu — ale nie jest to ani notarialne potwierdzenie podpisu (ani tym bardziej nie jest równoważny aktowi notarialnemu).
Natomiast można się zastanawiać czy kwalifikowany e-podpis oznacza skutek w postaci daty pewnej.

Krzysiek
19 dni temu
Reply to  ORRO

Podpis kwalifikowany nie zapewnia daty pewnej. Wystarczy zmienić datę na komputerze i podpisać podpisem z dowolna datą. Jest usługa znakowania czasem i korzystają z niej conajmniej elektroniczne skrzynki podawcze (esp) i to gwarantuje potwierdzenie punktu w czasie. Nie zgłębiałem czy w przypadku podpisu indywidualnego przez użytkownika da się skorzystać z usługi znakowania czasem.

Rafał
1 miesiąc temu

A skan podpisanego własnoręcznie dokumentu podchodzi pod jaki rodzaj podpisu? Pod kwalifikowany?

Maciej
1 miesiąc temu

Dlaczego podpis zaufany nie ma być wystarczający do zachowania formy pisemnej? Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, Art. 20ae. 2. mówi: „Dane w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.” Rozumiem to tak, że PDF z podpisem zaufanym jest równie dobry, jak kartka papieru z podpisem odręcznym, więc wystarcza do zachowania formy pisemnej. Cytowany wyżej przepis z KC mówi, że podpis kwalifikowany jest potrzebny do zachowania formy elektronicznej, więc faktycznie tam gdzie przepisy wymagają wprost formy elektronicznej nie… Czytaj więcej »

ORRO
1 miesiąc temu

Na gruncie prawa cywilnego chodzi właśnie o ten par. 2 w art. 78(1) kc — że tylko oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, a więc opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równorzędnie w skutkach z formą pisemną.
Natomiast oczywiście inaczej jest np. w prawie administracyjnym — dlatego tam podpis zaufany generalnie „chodzi”.

Aaa
1 miesiąc temu

Nie ma żadnego API do tego tylko ręczna rzeźba w przeglądarce?

Robert
1 miesiąc temu

Podpis kwalifikowany w planie Free oferuje Autenti do 5 szt/mc.

Zły
1 miesiąc temu
Reply to  Robert

I chcą chyba nadal skanu dokumentów. Niech im wyciekną skany i pozamiatane.

Rafal
1 miesiąc temu
Reply to  Robert

Autenti nie oferuje darmowych podpisów kwalifikowanych. Wystarczy popatrzeć na cennik na ich stronie. w planie free jest to podpis elektroniczny na platformie autenti a nie podpis kwalifikowany wymagający np. dokładnej weryfikacji tożsamości.

Zły
1 miesiąc temu

Wielkie dzięki za ten materiał, kudos dla autora!

Pytanie jeszcze o to unijne rozporządzenie. Skoro sankcjonuje ono skutki prawne każdego z rodzajów podpisu elektronicznego – czyli rozumiem, że zwykłego w treści maila również- to jak można dowieść jego prawdziwości lub temu zaprzeczyć?

jsc
1 miesiąc temu

Do dowodzenia autorstwa służy immanentna cecha podpisu pod nazwą szyfrowanie jednostronne.

ORRO
1 miesiąc temu

To raczej pytanie do informatyków 😉 Natomiast przepisy rozporządenia eIDAS oczywiście mówią, że „Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych” (art. 25 ust. 1), więc rzecz jasna skuteczne zawarcie umowy najmu, etc., nie wymaga niczego więcej (tudzież nic więcej nie jest niezbędne jako dowód, iż taka umowa została zawarta) — ale tam, gdzie prawo wymaga formy pisemnej (a więc złożenia podpisu własnoręcznego), zastąpić można go tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku „zwykłych” podpisów prawnik przyda… Czytaj więcej »

Radek
1 miesiąc temu

Dobry art, dzięki 🙂

gosc
1 miesiąc temu

1) Jako uzupełnienie do artykułu polecam poniższy podcast: #023: Szyfrowanie i podpisy cyfrowe 3 https://bezpieczny.blog/tag/podpis-kwalifikowany/ 2) Artykuł pomija kwestie ryzyka związanego z korzystaniem, z podpisów cyfrowych: Można było “podrobić” podpis dokumentu Profilem Zaufanym https://niebezpiecznik.pl/post/mozna-bylo-podrobic-podpis-dokumentu-profilem-zaufanym/ To on włamywał się na Profile Zaufane. Został aresztowany na 2 miesiące, ale grozi mu 8 lat https://niebezpiecznik.pl/post/wlamywal-sie-na-profile-zaufane-zostal-aresztowany-na-2-miesiace-ale-grozi-mu-8-lat/ Jak przejąć czyjś Profil Zaufany? My wiemy. Złodzieje też. KPRM także, ale wciąż nie reaguje… https://niebezpiecznik.pl/post/profil-zaufany-przejecie/ (akt.) Poczta Polska: Próby przejęcia Profili Zaufanych dotyczą 0,019% wszystkich kont założonych przez Envelo https://niebezpiecznik.pl/post/poczta-polska-proby-przejecia-profili-zaufanych-dotycza-0019-wszystkich-kont/ Jak podrobić podpis kwalifikowany (Austria) https://zaufanatrzeciastrona.pl/post/jak-podrobic-podpis-kwalifikowany/ Electronic Signatures: Risks And Benefits Explained https://rouselawyers.com.au/electronic-signatures-risks-and-benefits-explained/ – Is The Pen… Czytaj więcej »

Olek
1 miesiąc temu

„Można go uzyskać tylko od certyfikowanych dostawców i niestety jest płatny – cena to kilkaset złotych rocznie.” Nie zgodzę się. Sam kupiłem podpis za 300 zł na dwa lata. Przedłużenie wychodzi jeszcze taniej. Dla osób które dużo podpisują różnych dokumentów kwalifikowany podpis elektroniczny to lepsze rozwiązanie. Po drugie weryfikacja podpisów w Adobe to zły pomysł. Także pieczęcie elektroniczne i podpisy niekwalifikowane weryfikują się poprawnie w Adobe a dla osoby mniej zaawansowanej technicznie jest to nie do rozróżnienia (trzeba wejść do szczegółów a nie każdy umie, nie każdy rozpozna). Do weryfikacji najlepiej używać programu dedykowanego. Ps. Tak wiem, że celem artykułu… Czytaj więcej »

Stef
1 miesiąc temu

Chyba sąd hipoteczny i notariat to będą ostatnie miejsca broniące się przed cyfryzacją.

Marek B
1 miesiąc temu

a te dokumenty to pewnie sobie gdzieś potem dalej leżą na rządowych serwerach bo wątpię, że są usuwane po operacji dodania podpisu

ORRO
1 miesiąc temu

Bogiem a prawdą podpis osobisty jest nie tylko wygodniejszy od zaufanego, ale też — bezdyskusyjnie — ma nieco „lepszy” skutek. Jedyna niedogodność: trzeba mieć dowód osobisty z warstwą cyfrową (oraz urządzenie, przy pomocy którego złożymy ten podpis — może być sprytfon).

Oki
1 miesiąc temu

Panowie, wszystko ślicznie. Przetestujcie użycie tego w urzędach. Wygenerować super. Użyjcie tego i powiedzcie czy ZUS US czy inny NFZ rozpatrzył wniosek tym trybem . To dopiero zamknie materiał wg mnie.

Admin
1 miesiąc temu
Reply to  Oki

Ale nie ma potrzeby, bo wszystkie elektroniczne usługi są oparte na podobnym podpisie ePUAP

Sylwester
1 miesiąc temu

Tak naprawdę podpisywanie nadaje się wyłącznie do plików PDF, gdyż pliku XML nigdzie nie użyjemy poza samym sprawdzeniem podpisu. Co więcej, trzeba wysyłać dwa pliki – źródłowy oraz podpis XML. Jest to upierdliwe i trudne do nauczenia, szczególnie osób a-informatycznych.

Subiektywny newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślę ci powiadomienie o najważniejszych tematach dla twojego portfela. Otrzymasz też zestaw pożytecznych e-booków. Dla subskrybentów newslettera przygotowuję też specjalne wydarzenia (np. webinaria) oraz rankingi. Nie pożałujesz!