Przewiduj zamiast reagować. Oto sześć błędów, które najczęściej popełniają właściciele małych i średnich firm. Jak nie wpaść w pułapkę? Check-lista

Zarządzanie przedsiębiorstwem to trudne zadanie. Szczególnie w dzisiejszych czasach, w których trudno o stabilność, a w wielu branżach kryzys goni kryzys. Trzeba być bardzo elastycznym, by szybko reagować na zmiany w biznesie. Ale właściciele firm, często uśpieni początkowym sukcesem, często przesypiają ważne momenty dla ich firm. Tych sześć błędów najczęściej przytrafia się przedsiębiorcom prowadzącym małe lub średnie firmy. Sprawdź, czego unikać!

W ramach cyklu edukacyjnego „Kurs na płynność” realizowanego wspólnie z firmą eFaktor kompleksowo prześwietlamy sytuację małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce – od wyzwań i problemów do rozwoju i cyfryzacji. Poprzednio omawiałem kluczowe wyzwania tego sektora (tutaj link) oraz zagadnienie płynności finansowej (tutaj link).

Dzisiaj opowiem o tym, jakie błędy najczęściej popełniają mniejsi przedsiębiorcy. Warto przeczytać, bo stworzenie rentownego biznesu jest dopiero pierwszym krokiem na długiej drodze do finansowego sukcesu. Mali przedsiębiorcy często zaczynają jako sprzedawcy swoich pomysłów i dopiero z czasem muszą nauczyć się kwestii zarządzania finansami, personelem czy zmianą.

Po pierwsze brak kontroli kosztów

Zacznijmy od finansów. Jednym z poważniejszych błędów przedsiębiorców jest brak kontroli finansowej, szczególnie w zakresie wydatków. Sytuacja, w której firma generuje zyski, jest bardzo korzystna, ale łatwo wtedy wpaść w pułapkę zamawiania zbędnych produktów. Coś jak błędne zarządzanie budżetem domowym, tylko na znacznie większą skalę.

Często zdarza się, że przedsiębiorcy zaczynają myśleć o oszczędnościach dopiero wtedy, gdy biznes przestaje się spinać. Pojawiają się problemy z płynnością, jakaś luka finansowa, płatności się nie zazębiają, ktoś myśli o restrukturyzacji. Wcześniej? Hulaj dusza, można wydawać.

Podzielę się zabawną historią. Znam firmę, w której co roku kupowano kalendarze dla klientów. Z przyzwyczajenia od kilkunastu lat zamawiano je w tym samym miejscu. Żadnego porównywania ofert czy negocjacji cenowych. Pewnego dnia nowy pracownik zauważył, że na kalendarzach jest logo innej firmy. Okazało się, że… kupowano u pośrednika, który narzucał swoją marżę. Co roku „przepalano” w ten sposób czterocyfrową kwotę.

Dlatego nawyk kontroli kosztów warto sobie wyrobić jak najszybciej. W firmach, szczególnie tych mniejszych, każda złotówka ma znaczenie i nonszalanckie podejście do wydatków w dobrych okresach może się źle skończyć, gdy koniunktura się pogorszy. Oczywiście nie mówię o przesadnym skąpstwie, ale o standardowej kontroli kosztów.

Poza tym warto sprawdzić, czy – w dużym uproszczeniu – firma nadal drożej sprzedaje, niż kupuje, bo to jest clue każdego biznesu. To może wydawać się trywialne, a nawet zabawne, ale zdarzają się właściciele, którzy – trochę zaślepieni rozwojem, dużymi kontraktami – gubią wątek rentowności biznesu.

Błędy przedsiębiorców – zrób to sam

Poważnym błędem, który popełniają mniejsi przedsiębiorcy, jest nadmierna kontrola wszystkich obszarów w firmie. Znam przypadki firm, w których właściciel musi zaakceptować każdą, nawet najmniejszą zmianę. Oczywiście doświadczenie i wiedza przedsiębiorcy są bardzo ważne, ale równie ważne bywa zatrudnienie specjalistów – w odpowiednim momencie rozwoju firmy. Dyrektor finansowy, dyrektor handlowy, dyrektor produkcji, informatyk zakładowy, może ktoś od sztucznej inteligencji?

Wszyscy oni (i wielu innych) mogą odciążyć właściciela, a ponadto miewają od niego większe doświadczenie i wiedzę w swoich obszarach. Takie podejście ma dwa korzenie. Niektórzy przedsiębiorcy mają przesadną wiarę we własne umiejętności i uważają, że wszystko zrobią najlepiej. Problem w tym, że nawet jeżeli ich motywacja faktycznie jest większa niż zewnętrznego pracownika, to zupełnie pomijają problem dostępnego czasu i umiejętności. W rezultacie niektóre obszary są zaniedbywane.

Po drugie właściciele firm nie chcą delegować uprawnień, ponieważ obawiają się zaufać zewnętrznym ekspertom. Oto co powiedziała mi Magdalena Martynowska-Brewczak, członkini Zarządu eFaktor:

„Przedsiębiorcy często nie potrafią – w kluczowym momencie rozwoju firmy – oddać odpowiedzialności za poszczególne obszary w ręce zewnętrznych menedżerów. Pojawia się przekonanie: nikt nie zrobi tego lepiej niż ja, właściciel. Tymczasem brak delegowania zadań może skutecznie hamować skalowanie biznesu”.

Brak umiejętności i chęci delegowania uprawnień to poważny błąd i bariera rozwojowa wielu mniejszych przedsiębiorstw. Gdyby właściciele firm mieli więcej świadomości o swoich ograniczeniach i potrafili zaufać zewnętrznym ekspertom, to ich firmy mogłyby na tym dużo zyskać. A prawda jest taka, że wielu przedsiębiorców ma głównie umiejętności sprzedażowe. Od tego przecież zaczynali. Rozwinęli firmę, pozyskiwali nowych klientów, realizowali zlecenia i tak dalej. A w ich firmach są też inne obszary, które wymagają odpowiednich kwalifikacji

Przeczytaj też poprzedni artykuł z cyklu: Jak przygotować swój biznes na burzliwy czas? Oto lista największych wyzwań. Jak nimi zarządzać, jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę?

Po trzecie niedocenianie pracowników

Zdarza się, że mniejsi przedsiębiorcy po prostu lekceważą swoich pracowników. Nie doceniają zaangażowania, ignorują potrzeby. W rezultacie dochodzi do sytuacji, w której gorszy pracownik wypiera lepszego (zupełnie jak z pieniądzem). Najlepsi pracownicy odejdą do konkurencji, a w zespole zostaną ci najsłabiej zmotywowani, którym często już nic się nie chce. Często przedsiębiorca zbyt późno zdaje sobie sprawę z tego, jak dobrze dobrany był personel, który… właśnie złożył wypowiedzenie.

Jak wynika z badania „EY Barometr Przedsiębiorczości 2025”, aż 42% ankietowanych przedsiębiorców podkreślało problem z przyciąganiem i utrzymaniem wykwalifikowanych talentów. Badani zwracali również uwagę na rozwój i utrzymanie zaangażowania pracowników (37%) czy oferowanie konkurencyjnego wynagrodzenia (30%).

Innym błędem jest pewnego rodzaju stagnacja pracownicza. Zebraliśmy kadrę, firma działa, więc dlaczego miałbym coś zmieniać? Niestety najlepsi pracownicy są tak skonstruowani, że chcieliby się rozwijać. Brak inwestycji w rozwój kompetencji pracowników często kończy się tak, że najlepsi znajdują sobie inną pracę, a pozostali pracują coraz mniej wydajnie.

Nie w każdej małej lub średniej firmie można stworzyć korporacyjną ścieżkę rozwoju dla pracowników. W mniejszych firmach często nie ma możliwości awansu, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby rozwijać swoich pracowników. Są różnego rodzaju kursy i szkolenia.

Po czwarte, brak wiedzy i doświadczenia finansowego

Wróćmy do finansów. Płynności finansowej poświęciliśmy wprawdzie cały poprzedni artykuł cyklu, ale muszę o tym wspomnieć, bo błędy przedsiębiorców często ujawniają się właśnie w tym sektorze. Przepływ pieniądza w przedsiębiorstwie (z ang. cash flow) jest bardzo ważny. Nieumiejętne zarządzanie płynnością finansową, czyli zdolnością do regulowania bieżących zobowiązań, może prowadzić nawet do niewypłacalności firmy. Błędy przedsiębiorców w tym obszarze pojawiają się m.in. dlatego, że – jak wspomniałem – miewają trudności z delegowaniem uprawnień.

To może mieć naprawdę duże konsekwencje. W teorii wszystko wygląda pięknie: kontrakt podpisany, materiały zamówione, grafik zaplanowany itd. A potem okazuje się, że ktoś nam zapłacił trzy dni później, więc my z opóźnieniem zamówiliśmy materiały, wystąpiły problemy logistyczne, podwykonawca miał inne zlecenia, ktoś wziął L4 i z trzech dni zrobiło się czternaście. A w kontraktach są niemałe kary umowne. Zdarza się, że takie informacje docierają do zarządu z opóźnieniem, kiedy czas na reakcję już dawno minął.

—————————

ZAPROSZENIE

Wystawiasz faktury z terminem płatności? Z eFaktor zamienisz je na gotówkę nawet w 24 godziny, dzięki czemu wzmocnisz płynność finansową swojej firmy. Możesz otrzymać finansowanie aż do 15 mln zł. Dlaczego warto zaufać firmie eFaktor? Decyzję otrzymasz nawet w osiem godzin – to najszybszy proces finansowania na rynku. Minimum formalności – wystarczą wyciągi bankowe i pliki JPK. Brak branżowych ograniczeń. Przejrzyste warunki oraz indywidualne podejście. Zaufaj firmie, która wspiera sektor MŚP od 10 lat i corocznie jest na podium najdynamiczniej rosnących faktorów w Polsce. Kliknij i sprawdź, jak łatwo możesz odzyskać płynność.

—————————

Warto wiec pamiętać, że problemy w płynności finansowej mogą stosunkowo łatwo przekształcić się w coś głębszego. Szczególnie jeżeli firma nie ma poduszki finansowej. Potem, aby ratować sytuację, trzeba wspomagać się własnym kapitałem lub zewnętrznym finansowaniem. Warto odpowiednio wcześniej zapoznać się z takimi rozwiązaniami i wybrać najkorzystniejsze.

To też błędy przedsiębiorców – brak gotowości do zmiany

Mniejsze firmy często wpadają w pułapkę własnego sukcesu. Skoro jakieś rozwiązanie sprawdzało się przez wiele lat, to nie ma sensu niczego zmieniać, tworzyć jakichś planów czy strategii. A to błąd. Właściciele firm chcieliby, aby sukces był trwały, a to się rzadko zdarza.

Jest takie powiedzenie, że „to, co zabije Twoją spółkę, nie przyjdzie od konkurencji, którą znasz”. Większe zagrożenie stanowi konkurencja, która dopiero powstanie. Np. jako pokłosie zmian związanych ze sztuczną inteligencją. Jeżeli przedsiębiorca nie będzie gotowy do zmiany, nie będzie umieć taką zmianą zarządzać, to może przegapić moment, w którym zmiana okaże się niezbędna.

Jak wynika z badania „EY Barometr Przedsiębiorczości 2025”, aż 53% badanych przedsiębiorstw zamierzało zainwestować w systemy IT. Planowane były także inwestycje w automatyzację procesów (46%), w platformy sprzedaży online (38%) czy zakup i modernizację sprzętu (35%). Problem w tym, że często decyzje inwestycyjne były wstrzymywane m.in. przez ryzyko ekonomiczne i niepewność rynkową (46%).

Żyjemy w dynamicznych czasach, w których nie tylko trzeba wyznaczać sobie długoterminowe cele, ale też w każdej chwili być gotowym do zmiany takich celów. Niestety w wielu firmach istnieje opór wobec jakichkolwiek zmian. A decyzja o zmianie jest dopiero pierwszym krokiem. Następnie trzeba jeszcze do niej przekonać personel i go przeszkolić.

Przeczytaj też poprzedni artykuł z cyklu: Cash is king, a tymczasem w polskich firmach coraz więcej zatorów płatniczych. Dlaczego trzeba uważać na płynność finansową?

Błędy przedsiębiorców – zaniedbanie sprawy sukcesji

Wszystkie powyższe sytuacje dotyczą bieżącej działalności spółki. Na koniec zostawiłem błędy przedsiębiorców, które dotyczą przyszłości. Jest jedna problematyczna i stresująca okoliczność, która na pewno zdarzy się w każdej firmie, ale najczęściej nie znamy dokładnego terminu. Chodzi o kwestię sukcesji.

Sukcesja to – najkrócej pisząc – przekazanie władzy w firmie i jej majątku kolejnemu pokoleniu. Znaczna część mniejszych przedsiębiorstw to firmy rodzinne, w których kwestia sukcesji jest niesamowicie ważna, bo często cała rodzina (albo i kilka rodzin) „żyje” z takiego biznesu.

Niestety często przedsiębiorcy odkładają taką decyzję na bliżej nieokreślone „kiedyś”. A wypadki przecież chodzą po ludziach. Nagła strata kadry zarządzającej w małej firmie (nie musi od razu chodzić o śmierć, czasem wystarczy poważna choroba) może doprowadzić do poważnych turbulencji. Zaledwie 20% polskich przedsiębiorców ma gotowy plan sukcesji, a aż 28% nawet się tym nie zajęło. Najczęściej o sukcesji dyskutuje się nieformalnie (EY Barometr Przedsiębiorczości 2025).

Sukcesja to nie jest kwestia jednego podpisu na dokumencie. Czasami firmy mają do czynienia z problemem bogactwa (wielu potencjalnych następców), a czasami wręcz przeciwnie – z problemem niedoboru (brak odpowiedniej osoby). Takich następców trzeba jeszcze wdrożyć do firmy.

Warto zawczasu zainteresować się tematem sukcesji w firmie, bo czasem nawet umowa spółki może w jakiś sposób ograniczać (lub nawet wyłączać) możliwość wstąpienia spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika, o czym oni mogą nawet nie wiedzieć. A możliwości jest wiele. Można stopniowo zaznajamiać spadkobierców ze specyfiką firmy (mogą być zatrudnieni na różnych stanowiskach i poznawać firmę), można powołać zarządcę sukcesyjnego, można pomyśleć o fundacji rodzinnej. Ważny jest plan!

———————

Artykuł jest częścią cyklu edukacyjnego „Kurs na płynność”,
którego Partnerem jest eFaktor oferujący szybkie finansowanie dla biznesu do 15 mln.

Zdjęcie główne: Drazen Zigic / Freepik