Małe i średnie firmy zaczynają inwestować w technologiczne przyspieszenie biznesu. Oto pakiet przedsiębiorcy na 2026 rok

Zarządzanie małą lub średnią firmą jest coraz trudniejsze. Jak zawsze trzeba sprzedawać, pilnować finansów, ogarniać papiery, procesy i ludzi, a do tego – już niemal obowiązkowo w większości branż – wdrażać nowe technologie, które nie są ani tanie, ani łatwe. I jeszcze robić to wszystko w świecie coraz mniej stabilnym, w którym zmiany warunków gry mogą wywrócić sytuację do góry nogami w kilka miesięcy. Jak zwiększyć odporność firmy na wstrząsy i przygotować się na inwestycje w technologie? 

Jak wynika z „EY Barometru Przedsiębiorczości 2025”, tylko 6% firm nie planuje żadnych innowacji. To świetna wiadomość. Gorsza jest taka, że chcieć nie zawsze oznacza móc. Dlatego w ramach cyklu edukacyjnego „Kurs na płynność”, prowadzonego wspólnie z eFaktor, sprawdzam, czy sektor małych i średnich firm (MŚP) jest gotowy na technologiczne przyspieszenie – i jak zbudować „pakiet przedsiębiorcy”, który pozwoli firmie rozwijać się nawet w tak nieprzewidywalnych czasach.

Czy sektor MŚP lubi technologie?

Wbrew stereotypom, małe firmy wcale nie są „technologicznie oporne”. Wręcz przeciwnie: wdrożenia nowych narzędzi technologicznych rosną: 67% firm ulepszyło oprogramowanie do projektowania swoich produktów lub usług, 66% odświeżyło lub przebudowało swoje strony internetowe, a 62% zwiększyło wykorzystanie sztucznej inteligencji w działalności firmy.

To ogromna zmiana mentalna. Jeszcze bardzo niedawno technologia AI była postrzegana jako gadżet dobry dla korporacji. Ale jeśli przyłożyć ucho w korporacjach, to tam mówią, że AI największą „robotę” robi w małych firmach, gdzie każda para rąk do pracy, „uwolniona”, dzięki automatyzacji, jest na wagę złota i przynosi konkretny zysk. Dziś AI potrafi realnie przyspieszać pracę, obniżać koszty i zwiększać konkurencyjność.

Coraz więcej właścicieli firm zdaje sobie z tego sprawę. Jak wynika z badania „EY Barometr Przedsiębiorczości 2025” (tutaj cały raport dla chętnych), zaledwie 6% ankietowanych nie ma w planach innowacji w firmie. Pozostali zamierzają wzmocnić odporność przedsiębiorstwa na zmiany rynkowe i zwiększyć wydajność. Innowacje produktowe zapowiada 57% ankietowanych, a innowacje organizacyjne 46%.

Problemem jest jednak to co zwykle w MŚP: pieniądze i kompetencje. Otwartość na zmiany jest kluczowa, ale niestety niewystarczająca. Dwie kluczowe bariery, z którymi mierzą się przedsiębiorcy, to znaczne koszty oraz brak wiedzy i kompetencji. Oto co powiedziała mi Magdalena Martynowska-Brewczak, członkini zarządu eFaktor:

Mamy więc sektor małych i średnich przedsiębiorstw, który traktuje nowe technologie jako szansę na poprawę wydajności, ale szansę, która wymaga niemałych nakładów finansowych i kompetencji załogi. Zmiany technologiczne zdecydowanie łatwiej wdraża się w dużych firmach.

Czytaj też poprzedni artykuł z cyklu: Przewiduj, zamiast reagować. Oto sześć błędów, które najczęściej popełniają właściciele małych i średnich firm. Jak nie wpaść w pułapkę? Check-lista

Technologia nie zadziała, jeśli w firmie „wszystko robi Beata”

Sztuczna inteligencja może być trampoliną rozwojową dla mniejszych firm, ale wdrożona bez planu potrafi narobić bałaganu. I to nie tylko organizacyjnego. Co niepokoi przedsiębiorców, kiedy myślą o technologii? 41% wskazuje ryzyko naruszenia prywatności i wycieku danych, 37% – brak jasnych regulacji, 30% – lęk przed utratą pracy.

Brak strategii wdrożenia prowadzi do prostego scenariusza: kto pierwszy przejmie temat w firmie, ten zaczyna używać AI po swojemu. Dobry pomysł? Niekoniecznie. Już zdarzało się, że pracownik – w dobrej wierze – wrzucił do darmowego czatu fragment tajnej dokumentacji. AI musi być narzędziem używanym zgodnie z zasadami, a nie samowolką. I o tym muszą pamiętać wszyscy, którzy chcą z niej korzystać.

W małych firmach istnieje jeden z największych, ale przemilczanych problemów: brak zastępowalności kadr i kompetencji. Odejście jednego kluczowego pracownika – dobrowolne, zdrowotne, urlopowe – potrafi sparaliżować cały dział. Czasami przełożeni nawet nie wiedzą o wszystkich czynnościach, które realizuje dana osoba. Często dopiero wtedy okazuje się, że nikt nie wie, jak właściwie przebiega proces, bo „to robiła Beata”.

Co można zrobić? Szkolić ludzi krzyżowo — to powinno być standardem nie tylko w większych organizacjach – posiadać procedury spisane w prostym języku, delegować uprawnienia, ufać ekspertom z zewnątrz, zamiast próbować być szefem-od-wszystkiego. Dobry schemat organizacyjny to często tańsze i szybsze usprawnienie niż skomplikowana technologia, zwłaszcza w mniejszych firmach.

Finanse to fundament stabilności

W sektorze MŚP nadal zbyt często działa zasada: „jest sprzedaż – jest dobrze”. Często nie myśli się w perspektywie dłuższej, niż kilka tygodni. To błąd, bo współczesny świat może takiego podejścia nie wybaczyć. Niestety z badań wynika, że co czwarta firma nie ma żadnych wolnych środków.

Jeśli chodzi o utrzymanie finansowej stabilności firmy, to najważniejsze jest przewidywanie różnych scenariuszy przychodowo-kosztowych oraz uwzględnienie tego, że zawsze coś pójdzie nie tak. Albo odbiorca później zapłaci, albo jakiś kontrakt zostanie przeniesiony na kolejny kwartał (razem z przychodami, które ma przynieść…). Przedsiębiorcy powinni przede wszystkim zadbać o trzy filary:

Po pierwsze — kontrola kosztów. Skokowe podwyżki cen energii, surowców czy usług logistycznych (choć te ostatnie akurat teraz są dość niskie) potrafią zachwiać firmą w kilka tygodni. Bez regularnego monitorowania kosztów — i szybkiej reakcji, gdy coś zaczyna rosnąć — nawet zyskowny biznes może wpaść w turbulencje.

Po drugie — płynność finansowa. Czasem nie potrzeba kryzysu gospodarczego, żeby firma miała kłopot. Wystarczy jeden duży kontrahent, który spowoduje zator płatniczy. Przy braku poduszki finansowej dwie niezapłacone faktury mogą oznaczać realny problem z opłaceniem kolejnych zamówień, wypłatami czy dostawami. Właśnie dlatego płynność trzeba traktować jak tlen — powinna być zawsze.

Po trzecie — dostęp do bezpiecznego finansowania zewnętrznego. Warto znać zasady działania faktoringu czy kredytu, zanim pojawią się problemy. W sytuacji kryzysowej koszt kapitału rośnie, a zdolność finansowa firmy spada — czyli dokładnie odwrotnie, niż życzyłby sobie przedsiębiorca. Tymczasem przygotowanie „awaryjnych drzwi” do kapitału często pozwala utrzymać ciągłość działania nawet w trudnym momencie.

—————————

ZAPROSZENIE

Wystawiasz faktury z terminem płatności? Z eFaktor zamienisz je na gotówkę nawet w 24 godziny, dzięki czemu wzmocnisz płynność finansową swojej firmy. Możesz otrzymać finansowanie aż do 15 mln zł. Dlaczego warto zaufać firmie eFaktor? Decyzję otrzymasz nawet w osiem godzin – to najszybszy proces finansowania na rynku. Minimum formalności – wystarczą wyciągi bankowe i pliki JPK. Brak branżowych ograniczeń. Przejrzyste warunki oraz indywidualne podejście. Zaufaj firmie, która wspiera sektor MŚP od 10 lat i corocznie jest na podium najdynamiczniej rosnących faktorów w Polsce. Kliknij i sprawdź, jak łatwo możesz odzyskać płynność.

—————————

Dlaczego mimo dobrych chęci firmy się nie modernizują? Uważaj na te sygnały ostrzegawcze

W teorii większość przedsiębiorców deklaruje chęć rozwoju, ale w praktyce modernizacja często zatrzymuje się już na starcie. Powodem są bariery, które narastają latami – i które da się zauważyć, jeśli wiemy, na co patrzeć. Pierwszą grupą są bariery technologiczne.

Firma korzysta z programów sprzed dekady, pracownicy panicznie reagują na każdą aktualizację, a procedury bezpieczeństwa danych nie istnieją poza ogólnym „uważajcie, żeby nic nie wyciekło”. Sygnałem ostrzegawczym jest moment, gdy nowy pracownik, zamiast wdrożyć się w tydzień, przez miesiąc próbuje zrozumieć, jak działa technologia w  firmie — nawet tak prosta, gdy nikt nie wie, jak zmienić coś tak prostego jak szablon faktury.

Na modernizację wpływają też bariery finansowe: brak poduszki, stale rosnące koszty, opóźnienia płatności. Problem zaczyna się wtedy, gdy każda inwestycja odkładana jest „na lepsze czasy”, a pojedynczy kontrahent, który spóźni się z fakturą, potrafi zachwiać całym budżetem. Jeśli właściciel firmy coraz częściej unika decyzji, bo „teraz nie czas na wydatki”, to to właśnie jest sygnał ostrzegawczy, że płynność zaczyna być wąskim gardłem.

Kolejną przeszkodą są bariery kadrowe. Pracownicy obawiają się zmian, nie mają kompetencji cyfrowych, a kluczowe procesy zna jedna osoba. Firmy poznają wagę tego problemu dopiero wtedy, gdy ktoś idzie na L4 – i nagle okazuje się, że „nikt poza Beatą tego nie zrobi”. Właśnie takie sytuacje są najmocniejszym sygnałem ostrzegawczym, że rozwój firmy jest uzależniony od pojedynczych osób, a nie od stabilnych procesów.

I wreszcie bariery zewnętrzne: zmiany legislacyjne, presja konkurencji, wahania popytu. Na te czynniki przedsiębiorca wpływu nie ma, ale może mieć wpływ na przygotowanie firmy. Jeżeli każda regulacja czy zmiana rynkowa zaskakuje firmę w ostatniej chwili, to kolejny sygnał ostrzegawczy, że w otoczeniu działa się reaktywnie, zamiast przewidywać i planować.

Pakiet przedsiębiorcy na 2026 r., czyli Twoje postanowienia noworoczne

Właściwa reakcja na pojawiające się sygnały ostrzegawcze to warunek konieczny, by firma mogła sprawnie się rozwijać. Oto „pakiet przedsiębiorcy” na 2026 rok. Od czego zacząć? Aby firma była odporna na turbulencje i gotowa na technologiczne skoki, potrzebuje:

1. Strategii (choćby spisanej na jednej kartce A4), żeby było wiadomo jakie są cele i pozwala nie rozdrabniać się na rzeczy, które być może w krótkiej perspektywie przynoszą dochód, ale rozpraszają prace nad realizacją celów wyższego rzędu.
2. Porządku w finansach i płynności finansowej. Firma może się rozwijać, o ile nie dopadną jej niespodziewane wstrząsy. One mogą przyjść w każdej chwili i dlatego trzeba mieć zapewnioną poduszkę finansową oraz pozytywny cash flow.
3. Procedur bezpieczeństwa i zasad korzystania z AI. Korzystając z technologii trzeba to robić w sposób bezpieczny (czyli zgodnie z procedurami – one muszą istnieć!) oraz w sposób uporządkowany. Bo inaczej łatwo stracić kontrolę nad kosztami. Warto ustalić w jakich okolicznościach i na jakich zasadach korzystamy z „służbowych” technologii.
4. Sprawnych procesów i zastępowalności w kadrach. Warto pomyśleć o tym, żeby w firmie każde stanowisko miało jakiś „backup”, a więc żeby był plan kto zastępuje danego pracownika, gdyby nie mógł przyjść do pracy i gdzie są zasady działania, z którymi powinien się zapoznać ów zastępca.
5. Wyboru technologii, które faktycznie rozwiązują problemy. Warto spisać sobie plan (najpierw plan marzeń, a potem taki zawężony do realnych możliwości) jakie technologie by się w firmie przydały, jakie ewentualne korzyści by przyniosły i ile kosztują. To pozwoli inwestować w sposób uporządkowany, najpierw w to, co przyniesie możliwie najwyższy zysk. Z tego zysku będzie można finansować następne inwestycje.
6. Dostępu do kapitału nie tylko wtedy, gdy pada deszcz. Warto mieć otwartą linię kredytową, korzystać z usług faktoringowych i korzystać w miarę możliwości z obcego kapitału. Wiadomo, że to kosztuje, ale bezpieczeństwo finansowe (płynność i stabilność) to wartość najwyższa w każdej firmie. Koszty finansowe na jego zapewnienie powinny być traktowane podobnie jak koszty uzyskania przychodu – jako coś niezbędnego, by firma spokojnie mogła działać.

———————

Artykuł jest częścią cyklu edukacyjnego „Kurs na płynność”,
którego Partnerem jest eFaktor oferujący szybkie finansowanie dla biznesu do 15 mln.

Zdjęcie główne: Freepik