Planujesz w swoim sklepie akceptować płatności bezgotówkowe? Podpowiadam, na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy

Z którym agentem rozliczeniowym podpisać umowę? Na jaki okres? Na jaki model prowizyjny się zgodzić oraz na jakie kruczki w umowach uważać? Podpowiadam, jak mądrze podpisać umowę na akceptację płatności bezgotówkowych

W ostatnich kilku latach płatności bezgotówkowe w Polsce dostały dwa prorozwojowe impulsy. Pierwszym z nich było obniżenie w 2014 r. opłat za przyjmowanie płatności bezgotówkowych. Największa część prowizji, która trafiała do kasy banków – interchange fee – spadła wówczas ze średniego poziomu 1,6% do zaledwie 0,2-0,3%.

Ciekawe? Po przeczytaniu wróć tutaj, kliknij i odkryj sprawdzone patenty Samcika na ochronę przed inflacją

Drugi impuls to powołanie przez banki i organizacje płatnicze w 2017 r. fundacji Polska Bezgotówkowa. Do programu może przystąpić przedsiębiorca, który aktualnie nie ma podpisanej umowy na akceptację kart oraz nie miał takiej umowy w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Z oferty mogą skorzystać firmy, które posiadają nie więcej niż pięć placówek detalicznych.

Przedsiębiorca może zamówić maksymalnie trzy terminale płatnicze, czyli urządzenia do akceptacji kart. Przez rok nie poniesie żadnych kosztów związanych z ich użytkowaniem.

Przeczytaj też: Planujesz wziąć auto w leasing? Używasz prywatnego samochodu na potrzeby firmy? Idą zmiany. Czego nie wrzucisz już w koszty?

Liczba terminali w sklepach szybko rośnie

Poza tym fundacja Polska Bezgotówkowa przez rok refunduje opłaty i prowizje kartowe do wysokości 100.000 zł obrotów przypadających jeden terminal. Po roku lub po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca będzie musiał opłacać je na warunkach ustalonych z agentem rozliczeniowym.

To właśnie z nim firma podpisuje umowę i od niego dostaje terminal. Na polskim rynku działa kilkunastu agentów rozliczeniowych i chyba wszyscy uczestniczą w programie Polska Bezgotówkowa.

Co może zyskać przedsiębiorca akceptujący karty i co jest na drugiej szali tej kalkulacji? Poświęciłem tym rozważaniom poprzedni artykuł – odsyłam i zapraszam do lektury.

Z danych NBP wynika, że na koniec czerwca 2018 r. liczba terminali POS w Polsce wynosiła nieco ponad 700.000. Z tego 100.000 to „urobek” Polski Bezgotówkowej. Z prognoz wynika, że ponad 20% wszystkich terminali, które są na rynku, zostało zainstalowanych w 2018 r., w dużej części ze wsparciem Polski Bezgotówkowej.

Przeczytaj też: Leasing to nie tylko samochody. Oto pięć powodów, dla których nawet małej firmie może opłacić się leasing komputerów i sprzętu IT

Ważne jednak, by zniesienie prowizji od transakcji i opłat za dzierżawę terminali (dotuje je Polska Bezgotówkowa) nie zamydliły Wam oczu. Pamiętajcie, że na wsparcie możecie liczyć tylko przez 12 miesięcy. Potem przechodzicie w „tryb standardowy”, czyli na warunki wynegocjowane z agentem rozliczeniowym na początku współpracy.

Dlatego już na samym początku należy przekalkulować czy warto brać terminal, a potem podpisać dobrą umowę na jego użytkowanie. Jak powinna być skonstruowana, żebyście po roku „wakacji prowizyjnych” nie narzekali?

Terminal w promocji nie dla wszystkich

Zanim przejdę do umowy z agentem, kilka słów na temat tego, kto może akceptować płatności bezgotówkowe. Agentom rozliczeniowym, bankom i organizacjom płatniczym zależy na tym, żeby takich przedsiębiorców było jak najwięcej. Ale nie jest to formalnością. Firma najpierw jest prześwietlana. Nie jest tajemnicą, że firmy działające w niektórych branżach nie są mile widziane.

Powodem jest tzw. chargeback. To usługa, a właściwie ścieżka reklamacyjna, która ma nas zachęcać do płacenia kartami. Polega na tym, że jeśli sklep, w którym zapłaciliśmy kartą, nie wywiąże się z umowy lub sprzeda nam wadliwy towar, możemy żądać zwrotu pieniędzy. Reklamację składa się w banku, który wydał kartę, ale za nierzetelnego sprzedawcę finansowo odpowiada agent rozliczeniowy, który podpisał umowę z danym przedsiębiorcą.

Branżami, do których agenci rozliczeniowi podchodzą z dystansem są np. firmy turystyczne, zwłaszcza po fali bankructw sprzed kilku lat. Klienci, którzy zapłacili za wycieczki kartami, dzięki chargebackowi wygrali los na loterii – odzyskali bez problemu wszystkie pieniądze. Na liście „niechcianych akceptantów” są też firmy „etycznie wątpliwe”. Chodzi np. o sklepy z bronią czy agencje towarzyskie.

Przeczytaj też: Furgonetka na minuty? Dość ekstrawaganckie. Citybee zalewa miasta dużymi autami. Tylko po co? Liczę komu opłaci się je wynająć

Agent może też prześwietlić każdą inną firmę, sprawdzając czy nie jest bankrutem. Po co bowiem tracić czas na podpisywanie umowy i instalację terminala, jeśli firma za chwilę zwinie się z rynku.

Wiarygodność firmy jest ważna też z innego powodu. Pieniądze, które klient wyda w sklepie płacąc kartą, trafiają na konto sprzedawcy zwykle następnego dnia. Są pomniejszone o opłaty. Ale firmy (zwykle te większe) mogą wybrać inny model – na rachunek trafia 100% płatności, a firma oddaje wszystkie należne opłaty co miesiąc.

W tym drugim modelu agent rozliczeniowy kredytuje swojego klienta. Istnieje więc ryzyko, że ten nie zapłaci. Dlatego problemy finansowe, wpisy na listę dłużników i inne zachwiania wiarygodności mogą utrudnić skuteczne ubieganie się o terminal.

—————————————————

ZAPROSZENIE:

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i rozważasz uzupełnienie oferty swojej firmy o przyjmowanie płatności kartami, to weź pod uwagę ofertę od Banku Pekao, który jest Partnerem cyklu artykułów „Firma z wyższej półki”. Dla firm, które od co najmniej roku nie korzystały z terminali bank ma propozycję dzierżawy terminala przez 18 miesięcy bez opłat (rok od programu „Polska Bezgotówkowa” plus sześć miesięcy od „żubra”) oraz pakiet innych korzyści. Szczegóły są pod tym linkiem

—————————————————

Z kim podpisać umowę na terminal?

Na polskim rynku działa kilkunastu agentów rozliczeniowych. To m.in. Bank Pekao, eService, First Data, eCard czy Elavon. Konsumenci mogą dowiedzieć się o ich istnieniu po wydrukach z terminali, bo zwykle umieszczone jest na nich logo agenta.

Niestety, szczegółowych warunków i cenników akceptacji kart nie znajdziemy na stronach internetowych agentów. Warto więc umówić się na spotkanie z przedstawicielami kilku firm i poprosić o przedstawienie oferty. O co pytać i na co zwracać uwagę w projektach umów?

1. Okres umowy

Z prowadzeniem firmy bywa różnie. Dziś świetnie prosperuje, ma zamówienia, by za chwilę znaleźć się „pod wozem”. Dlatego w umowach podpisywanych przez przedsiębiorców ważna jest elastyczność, czyli możliwość w miarę swobodnego jej rozwiązania. Warto więc szukać agentów, z którymi można podpisać bezterminową umowę z krótkim, np. miesięcznym okresem wypowiedzenia. Z dystansem należy podchodzić do umów, które wiążą nas z agentem z góry na kilka lat, a za zerwanie umowy przed terminem grożą kary nawet rzędu 2000-3000 zł (za każdy terminal).

2. Opłaty

Im prostsze, tym lepiej. Opłaty ponoszone przez sklep od transakcji bezgotówkowych można podzielić na trzy części. Pierwsza to wspomniana już opłata interchange fee, która trafia do banku. Druga opłata trafia do organizacji płatniczych (tzw. opłata processingowa). Trzecia to marża agenta rozliczeniowego. Nie daj się zwieść – ustal całkowitą wysokość opłat.

Ważne też, by sposób naliczania opłat był w miarę prosty. Np. Bank Pekao w standardowej ofercie pobiera 0,65% kwoty transakcji (w wybranych branżach występuje też opłata stała za transakcję, nie więcej niż 2 gr.). W niektórych firmach można spotkać się z cennikami rozpisanymi na kilku stronach, gdzie dla każdego typu karty obowiązują inne stawki.

3. Dodatkowe opłaty

Oprócz opłat i prowizji od każdej transakcji przedsiębiorca płaci za dzierżawę terminala. To podobnie jak wzięcie abonamentu z telefonem, który spłacamy w ratach. Standardowo koszt terminala to 50 zł netto miesięcznie. W kolejnym tekście podpowiem Wam jakie modele terminali wybrać, w zależności od rodzaju prowadzonego biznesu.

Ale na tym lista kosztów się nie zamyka. Pomysłowość w tym zakresie ogranicza tylko wyobraźnia (no, może jeszcze konkurencja rynkowa). Jeden z agentów pobiera np. opłatę za… złożenie reklamacji.

Firmy, które zaczęły akceptować płatności bezgotówkowe w ramach programu Polska Bezgotówkowa mają zagwarantowany serwis terminalu, a agenci zobowiązują się do naprawy – w razie awarii – w ciągu dwóch dni roboczych. Trzeba więc sprawdzić, jakie warunki obowiązywać będą po okresie promocyjnym. Dobrze, jeśli umowa precyzuje, jakie uszkodzenia i awarie terminali naprawiane są na koszt agenta rozliczeniowego, a w jakich sytuacjach przedsiębiorca musi płacić z własnej kieszeni.

Organizacje płatnicze co jakiś czas określają nowe standardy bezpieczeństwa, które muszą spełniać terminale. W praktyce oznacza to, że muszą być one co jakiś czas wymieniane. Trzeba sprawdzić, czy w ramach opłaty za dzierżawę terminalu agent zobowiązuje się do wymiany sprzętu. Na to powinny zwrócić uwagę firmy, które wolą mieć terminal na własność. Same muszą zadbać o wymianę sprzętu.

4. Kiedy dotrą pieniądze?

Jeśli klient płaci gotówką, za sprzedane towary sklep ma pieniądze od razu. W przypadku płatności bezgotówkowych, przedsiębiorca powinien mieć pieniądze na koncie następnego dnia roboczego. Precyzuje to ustawa o usługach płatniczych. Upewnij się, że tak będzie w twoim przypadku i nie pozwól agentowi kredytować się twoim kosztem. Najlepiej będzie jeśli zapis zobowiązujący agenta do przelania pieniędzy w ciągu jednego dnia roboczego znajdzie się w umowie.

5. Rozglądaj się za promocjami

Agenci rozliczeniowi biją się o klientów, dlatego u nich też można liczyć na promocje wzbogacające podstawową ofertę programu Polska Bezgotówkowa. Warto o tym pamiętać i nawet jeśli pakiet bonusów od Polski Bezgotówkowej jest wystarczający, rozejrzeć się i powalczyć o więcej.

—————————————————

Niniejszy artykuł jest elementem cyklu edukacyjnego „Firma z górnej półki”, którego Partnerem jest Bank Pekao, oferujący pakiet usług wspierających mikro, małe i średnie firmy, w tym „Konto Przekorzystne” w wersji biznesowej.