17 listopada 2022

Nadchodzą trudniejsze czasy dla małych firm. Jakich informacji powinna dostarczać księgowość, żeby firma łatwiej przetrwała turbulencje?

Nadchodzą trudniejsze czasy dla małych firm. Jakich informacji powinna dostarczać księgowość, żeby firma łatwiej przetrwała turbulencje?

Dla małych firm nadchodzą trudniejsze czasy – koszty rosną, przychody są mniej pewne, a wkrótce pewnie pojawią się zatory płatnicze. Klasyczna księgowość może już nie wystarczyć. To dobry moment, by zacząć lepiej kontrolować rentowność firmy i więcej dowiedzieć się o realnych kosztach jej funkcjonowania. Są do tego coraz wygodniejsze narzędzia

Specyfika żywota przedsiębiorcy polega na tym, że sam musi zadbać o swoje przychody (to go różni od pracownika etatowego w korporacji, który dostaje wynagrodzenie niekoniecznie skorelowane z sytuacją finansową firmy, w której pracuje). Ale nie tylko. Każdy, kto prowadził własny biznes, wie też, że dużym wyzwaniem jest cash flow (przesunięcie pomiędzy poniesieniem kosztów, zaksięgowaniem ich i zapłaceniem podatków, a fizycznym wpływem gotówki do kasy).

Zobacz również:

Trzecia sprawa to kwestia realnych i księgowych kosztów. W większości małych firm utożsamia się je ze sobą, ale prawo podatkowe już od dobrych kilku lat jest restrykcyjne, więc takie podejście nie oddaje rzeczywistej rentowności firmy. Przykładowo: tylko połowę wydatków poniesionych na paliwo można „wrzucić” w koszty, nawet jeśli w całości stanowią koszt prowadzenia biznesu. Albo koszty reprezentacji – nie zawsze można je zaksięgować jako koszty uzyskania przychodu.

Wyzwania dla firm: cash flow i realne koszty działalności

Zarządzanie dwoma ostatnimi zagadnieniami – pilnowanie cash flow oraz poznanie realnych kosztów prowadzenia działalności – wymaga narzędzi. Trzeba w każdej chwili wiedzieć, jakie mamy zaplanowane na najbliższe tygodnie płatności, kto ma nam zapłacić fakturę (i kiedy) oraz ile wynosi realna rentowność naszej firmy. Żeby takie informacje były dostępne „na jeden klik” – muszą być po pierwsze w formie cyfrowej, a po drugie umieszczone w systemie księgowym, który pozwala na ich analizę.

Wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych najmniejszych – utożsamia księgowość z podatkami. A więc jest tak: księgowa dostaje tylko te faktury, które mogą być podstawą do naliczenia kosztów albo zaksięgowania przychodów. A księgowość jako taka służy tylko do tego, żeby wiedzieć, jaki trzeba zapłacić PIT, jaką składkę zdrowotną oraz jaki ZUS. I tyle.

Przy takim podejściu niepotrzebna jest jakakolwiek informatyzacja. Od biedy wystarczy „tradycyjna” księgowa, do której zawieziemy wydrukowane faktury i która policzy nam wartość podatków i składek do zapłacenia. Przelew do skarbówki i sprawa załatwiona.

Sęk w tym, że takie podatkowe, a przy tym tradycyjne (w sensie papierologii) podejście do księgowości jest po pierwsze przestarzałe, a po drugie nie daje pełnej wiedzy o sytuacji firmy. A bez niej nie ma szans na zareagowanie w sytuacji kryzysowej oraz na bieżącą kontrolę realnej rentowności (a nie tylko tej wykazywanej w papierach podatkowych). Dlatego warto zastanowić się – nawet pozostając przy swojej księgowej w kwestii rozliczania podatków – nad uzyskaniem dostępu do systemów księgowych, które pozwalają rejestrować wszystkie koszty i przychody w firmie oraz analizować je na różne sposoby.

Jak to robić? Mając w systemie księgowym pełne informacje o przychodach, kosztach i podatkach, możemy przede wszystkim sprawdzić, jaka jest realna marża na działalności. Jeśli prowadzisz biznes i nie jesteś w stanie oszacować, ile realnie stopy zwrotu osiągasz z zainwestowanego kapitału, popełniasz błąd. Świadomość marży oraz jej zmian to pierwszy element systemu wczesnego ostrzegania przed kłopotami. Gdy realna marża spada i nie jest to kwestia jednego gorszego miesiąca, to pierwszy sygnał, że trzeba się przyjrzeć rachunkom.

Księgowość pomoże pilnować kosztów, ale mądrze

Druga rzecz, której dowiemy się, mając wszystkie dokumenty w formie cyfrowej na platformie księgowej, to struktura kosztów. To bardzo ważne, by mieć wiedzę, jaką część pieniędzy potrzebnych na prowadzenie działalności pochłaniają koszty techniczne, jaką koszty pracy, jaką obce usługi, a jaką podatki i ewentualnie koszty kredytów. Bez wiedzy o strukturze kosztów bardzo trudno rozsądnie ciąć koszty w razie potrzeby.

Bo w cięciu kosztów ważne są dwie rzeczy: po pierwsze żeby dotykały one tych miejsc, gdzie jest najwięcej nieefektywności (a często są to miejsca, w których przyrost kosztów jest najwyższy). Po drugie, żeby nie dotykały tych miejsc, które generują największą rentowność. Jednym z największych błędów firm w kryzysie są takie cięcia kosztów, które przy okazji wycinają w pień potencjał generowania przyszłych przychodów. Jeśli nie umiesz przeanalizować źródeł rosnących kosztów – i połączyć ich z miejscami, w których powstają przychody – każdy kryzys finansowy może położyć Twoją firmę na łopatki.

O tym, jak można zbudować taki prosty budżet, w którym znajdą się koszty według miejsca ich generowania, przychody (też według miejsca ich tworzenia), będzie w kolejnych odcinkach tego cyklu. Na dziś ważne jest, byśmy zgodzili się co do dwóch rzeczy:

>>> księgowość to nie tylko podatki, to też wiedza o działalności i rentowności firmy

>>> pełna wiedza o kosztach i ich strukturze – oraz ich zmianach w czasie – to podstawa do kontroli kosztów w dobrych czasach oraz ich rozsądnego cięcia w złych czasach.

Te dwie rzeczy wymagają informatyzacji księgowości (co nie musi oznaczać rezygnacji z usług „fizycznej” księgowej). Firmy, które oferują księgowość online, w ramach abonamentów proponują zarówno wystawianie dokumentów księgowych (faktur kosztowych i nie tylko), jak i ułatwienie obrotu tymi fakturami – można je umieścić w chmurze i udostępnić księgowej.

W rozwiązaniach zintegrowanych z kontami bankowymi przedsiębiorców (takie oferuje CashDirector, partner naszego cyklu edukacyjnego) klient od razu dostaje wypełnioną formatkę przelewu i tylko go zatwierdza. A na podstawie danych można generować wykresy i tabelki dotyczące sytuacji firmy.

Czytaj też: Raty przygniatają nie tylko kredytobiorców hipotecznych. Cierpią przedsiębiorcy, bo kredyty firmowe też „wiszą” na wskaźniku WIBOR. Będą kłopoty?

———————–

ZAPROSZENIE:

„Subiektywnie o Finansach” zaprasza do korzystania z pakietów księgowych oferowanych przez CashDirector, jedną z największych firm księgowych w Polsce oraz pośrednika wspomagającego biura księgowe. Usługi CashDirector znajdziesz w mBanku (tutaj są zintegrowane z bankowością firmową, a więc na jednym pulpicie zobaczysz dane dotyczące swojego konta, jak i te dotyczące faktur), jak również w BNP Paribas, Banku Pekao i Nest Banku. Wkrótce będą też dostępne w innych bankach. Można je też zasubskrybować indywidualnie.

Dla małych i średnich firm – zarówno prowadzonych w formie działalności gospodarczej, jak i spółek – CashDirector poleca pakiet PRO za 200 zł miesięcznie (z tej właśnie opcji korzysta ekipa „Subiektywnie o Finansach”). Elektroniczna księgowość od CashDirector pomaga porządkować obieg dokumentów (nic się nie zgubi, nie zniknie w szufladzie) oraz zniszczyć nadmiar papierologii, elektroniczne dokumenty to też bardziej efektywna archiwizacja – w razie kontroli wszystko jest w komputerze).

Pakiet PRO zawiera nie tylko możliwość wystawiania faktur przychodowych, rejestrowania faktur kosztowych oraz ich przesyłania online do księgowej. To również analiza sytuacji finansowej firmy (zysk netto, przychody, koszty z podziałem na grupy), analiza cash flow (możliwość sprawdzania, czy nie zabraknie pieniędzy na koncie bankowym), a także narzędzia do budżetowania (o nich napiszę w następnym odcinku):

– łatwe tworzenie budżetu lub zaciągnięcie prostego planu z excela

– kontrolowanie wydatków względem budżetu – miesięcznie i nastająco

– świadome planowanie wydatków i inwestycji

– śledzenie cash flow i planowanie płatności

– automatyczne rozrachunki dzięki połączeniu z bankowością online

Tych rzeczy biuro rachunkowe zwykle nie wykonuje, bo koncentruje się na wyliczeniu podatków. A to wiedza potrzebna do zarządzania finansami firmy i podejmowania trafnych decyzji. Pakiety CahDirector są dostępne w następujących bankach: mBank (mOrganizer finansów PRO), BNP Paribas (GOksięgowość Biznes PRO, Goksięgowość dla spółek) oraz w Nest Banku (Obsługa faktur dla spółek) i w Banku Pekao (Księgowość z Żubrem). Sprawdźcie, jak to działa, i koniecznie dajcie znać w komentarzach. Jeśli macie pytania – piszcie, będziemy odpowiadali wspólnie z ekspertami CashDirector.

——————-

Artykuł jest częścią cyklu edukacyjnego, który ekipa „Subiektywnie o Finansach” realizuje wspólnie z CashDirector, firmą specjalizującą się we wspomaganiu rozliczeń firm

zdjęcie tytułowe: John Schnobrich/Unsplash

Subscribe
Powiadom o
25 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
Zobacz wszystkie komentarze
callipso
1 rok temu

Księgowość jest od prowadzenia księgowości. Doradca podatkowy jest od tego by nas wesprzeć wiedzą w zakresie optymalizacji podatkowej i cahsflow. To są dwie osobne rzeczy.

Żadne z powyższych nie planuje biznesu przedsiębiorcy. To jest obowiązek przedsiębiorcy, to on ma ogarnąć jak ten biznes prowadzić. Doradca podatkowy ma za zadanie wskazać czy podatkowo jest to możliwe, prawnik by było legalne a księgowość ma dbać o to by był porządek w papierach.

Jeśli ktoś liczy na to, że księgowa mu powie jak zrobić rentowność to może już zamykać firmę.

Callipso
1 rok temu
Reply to  Maciej Samcik

Analiza wsteczna zawsze skuteczna. A księgowość to ma dane skąd? Księgowość nie widzi umów, kosztorysów i planów przedsiębiorcy, widzi dane do 3 miesiecy wstecz. Koszty jednego projektu mogą ciągnąć sie miesiącami, mieszać z innymi projektami itd. Księgowość widzi wymieszane dane historyczne z przeszłości i wypłuwa wynik na plus lub minus. Nikt w księgowości nie bada dokumentów pod kątem biznesowym. Nie ma na to czasu i nikt klepaczom za to nie placi. A juz na pewno brak wiedzy. Jedyna zaleta platform księgowych jest ich cena. Im nizej tym lepiej. Za to warto zaplacic każde pieniadze dobremu doradcy podatkowemu ktory spedzi z… Czytaj więcej »

callipso
1 rok temu
Reply to  Maciej Samcik

W małych firmach bo o takich mówimy i do takich kierowany jest ten produkt to przedsiębiorca wylicza potencjalne koszty, marże i rentowność. To się dzieje na etapie składania oferty, przed rozpoczęciem prac a już na pewno zanim księgowość zobaczy jakikolwiek dokument. W małych firmach ten podział jest zrobiony zanim jeszcze projekt/praca dla klienta się rozpocznie. Jeśli dział ofertowy, kontrolingu, operacyjny i zarządczy jest w jednej osobie to taki przedsiębiorca wie doskonale czy policzył ofertę dobrze lub źle jeszcze przed zakończeniem prac a tym bardziej wystawieniem faktury. W małych przedsiębiorstwach monitoring kosztów jest w trakcie prac bo jak zaczyna tonąć na… Czytaj więcej »

Justyna
1 rok temu
Reply to  Callipso

Aha, księgowi to klepacze, to miło ? Księgowy Escobara by się pewnie nie zgodził, i ja też się nie zgadzam. A swoją drogą ciekawe czy Pana księgowa/wy wie jakie Pan ma fantastyczne zdanie na ten temat.

Jagna
1 rok temu
Reply to  Maciej Samcik

Panie Macieju a ile ma Pan tych dokumentów do ogarnięcia i analiz? 🙂 serio I jak już przedmówca napisał wyżej księgowość jest od księgowania dokumentów już będących w obiegu a doradca podatkowy od doradzania i opracowywania strategii na przyszłość, księgowość zajmuje się przeszłością. Gro firm, ktore generują podatki to sa działalnosci jednoosobowe, lub male firmy z minimalną ilością dokumentów na tzw małej księgowości czyli KPiR. Mówiąc obrazowo to jeden worek do którego wrzuca się przychody i koszty i wyciąga podatek do zaplacenia. To uproszczona księgowość i nawet skarbówka to wie i nie wymaga zbyt wiele 😉 Jeśli ktoś generuje ogromne… Czytaj więcej »

Maciej
1 rok temu
Reply to  Maciej Samcik

To w takim razie proszę dopłacić swojej księgowej lub biurowi rachunkowemu, które wykona pańskie zadanie, każda analiza kontroli (bo to nie jest księgowość, tylko controlling) to dodatkowa usługa, jak pan liczy, że dostanie taką analizę, na którą trzeba poświęcić czas za darmo to życzę powodzenia

Monika
1 rok temu
Reply to  Maciej Samcik

Nie wiem jak to jest w małych firmach bo najmniejsza z tych w których pracowałam miała 100 pracowników. W każdym przypadku takimi tematami zajmował się controlling i/lub dyrektor finansowy. Dane wychodziły z programów księgowych, zwykle w postaci excela. Manufaktura papierologiczna polegała na wklepaniu wszystkiego w system. Księgowość nigdy nie kojarzyła mi się z analityką.

callipso
1 rok temu
Reply to  Maciej Samcik

A te dane w systemie biorą się skąd? Ktoś je musi wprowadzić. Księgowa które obsługuje kilkanaście/kilkadziesiąt JDG? A skąd ona ma mieć info jak te dokumenty poprzydzielać i rozpisać na projekty/piony itd? Mogę zagwarantować, że za darmo tego nie zrobi. Ona ma rozliczyć dokumenty. Jestem w miarę przekonany, że spora część księgowych obsługująca małych przedsiębiorców odmówiła by nawet za opłatą takiego obowiązku. Te systemy mają sens gdy oferty składa inna osoba, ktoś inny odpowiada za wykonania zadania a ktoś inny za finanse w firmie. Tylko to wtedy nie jest mała firma i zazwyczaj ma swoją księgową na etacie — i… Czytaj więcej »

Bartek
1 rok temu
Reply to  callipso

A o rachunkowości zarządczej słyszał/a? Za Wikipedią, żeby nie tracić czasu na tłumaczenie: „Rachunkowość zarządcza (określana jest również jako rachunkowość menedżerska) – część rachunkowości (obok rachunkowości finansowej i podatkowej), która służy wprost potrzebom wewnętrznym zarządzania przedsiębiorstwem, dostarczając danych niezbędnych do podejmowania decyzji bieżących i rozwojowych oraz informacji, które pozwalają na podejmowanie decyzji strategicznych, taktycznych, operacyjnych, planistycznych i kontrolnych poprzez wyspecjalizowane techniki i procedury, jak np.: budżetowanie, wzorce, odpowiednio dobrane modele rachunku kosztów i przychodów, analizę zachowania się kosztów oraz informowanie o dokonaniach. Aktualne ustalenia Międzynarodowej Federacji Rachunkowości (IFAC) przyjmują, że: rachunkowość zarządcza jest systemem gromadzenia, agregacji, klasyfikacji, analizy i prezentowania informacji finansowych i niefinansowych wspomagających kierownictwo przedsiębiorstwa w… Czytaj więcej »

callipso
1 rok temu
Reply to  Bartek

Słyszał. Jaki jest koszt takiej rachunkowości zarządczej panie Bartku dla małej firmy? Mogą być widełki. Tylko już bez Wikipedii proszę. Obawiam się, że większe niż mała firma jest wstanie ponieść.

axad
1 rok temu

aaaaaa to artykuł sponsorowany…

Katarzyna
1 rok temu

Szkoda że podając ceny 200 zł netto miesięcznie od razu narzucacie ocenę i wycenę naszej ciężkiej pracy. Cashflow ani nie na leży do obowiązków księgowej ani nie jest usługą którą robi się za „drobne” artykuł sponsorowany który jest już kolejnym stawiającym pracę księgowych za stawki już poniżej przysłowiej miski ryżu. Miałoby by było jakby takie artykuły pisali profesjonaliści mający jakiekolwiek pojęcie o pracy księgowych.

Doradca podatkowy
1 rok temu

Połowa kosztów za paliwo w kosztach podatkowych? Jak chcecie tym artykułem pozyskać klientów to nie piszcie takich głupot bo to żenujące.

Justyna
1 rok temu

Dokładnie ?

Irek
1 rok temu

największy problem w analizie rodzajów kosztów jest …. poprawne nazywanie i kwalifikowanie faktur do rodzajów kosztów przyjętych przez firmę. Pracownik biura rachunkowego najczęściej robi to wg własnego widzimisię i ten sam rodzaj kosztu różnie kwalifikuje co miesiąc. Nie rozbija też faktur na różne rodzaje kosztów przy łączonych zakupach np. fa vat z Lidl w całości pcha w art. spożywcze mimo, że kupione były też środki czyszczące. W efekcie właściciel małej firmy musi mozolnie opisywać każdą fa vat wg własnego podziału kosztów i pilnować, aby księgowa księgowała wg jego opisów lub po otrzymaniu KPiR sam wprowadza 'koszty” do własnego Excela analizy… Czytaj więcej »

Paweł Jarczyk
1 rok temu

Księgowość robię sobie sam, co to za problem. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej i przychodach i kosztach nie wielkich po co księgowa, zwykły Excel i kpir leci i prosta formuła do obliczenia podatku, druk do ZUS co miesiąc i git jest. Po co 200 zł płacić??? To w skali miesiąca robota na 1-1,5h max..
I dzięki temu masz wgląd pełny w budżet firmy. Tak ja robię.

[…] firm księgowych w Polsce oraz pośrednik wspomagający biura księgowe. CashDirector oferuje wiele funkcji, których zwykłe biuro rachunkowe nie wykonuje, bo koncentruje się na wyliczeniu podatków. […]

danna
1 rok temu

korzystam z księgowości online w faktura.pl jestem z tego rozwiązania zadowolona, wygodniej, łatwiejszy dostęp i też wydaje mi się, że można lepiej panować nad dokumentami

Subiektywny newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślę ci powiadomienie o najważniejszych tematach dla twojego portfela. Otrzymasz też zestaw pożytecznych e-booków. Dla subskrybentów newslettera przygotowuję też specjalne wydarzenia (np. webinaria) oraz rankingi. Nie pożałujesz!

Kontrast

Rozmiar tekstu