Przygotuj firmę na nowości w przepisach! Jakie zmiany przyniesie integracja terminali płatniczych z kasami fiskalnymi?

Uwaga, od 1 stycznia przyszłego roku integracja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym będzie obowiązkowa. Takie połączenie zwiększa wygodę wszystkich stron transakcji, ale ciągle wielu przedsiębiorców nie jest do tego przekonanych. Kogo dotyczą nowe przepisy? Co się zmienia i jak to może wpłynąć na sytuację Twojego biznesu? Jakie korzyści niesie ze sobą taka integracja kasy z terminalem, a co grozi za jej brak?

Ciekawe? Po przeczytaniu wróć tutaj, kliknij i odkryj sprawdzone patenty Samcika na ochronę przed inflacją

Temat jest ważny, bo w Polsce postępuje cyfryzacja i dominacja transakcji bezgotówkowych. Coraz więcej przedsiębiorców posiada kasę fiskalną typu on-line oraz terminal płatniczy. Od stycznia przyszłego roku te urządzenia będą musiały być zintegrowane. O co chodzi?

Integracja kasy fiskalnej z terminalem

Prawdopodobnie zaobserwowaliście kiedyś różnice w transakcjach podczas płatności kartą. W niektórych sklepach (szczególnie w tych większych, jak np. w dyskontach) po zeskanowaniu produktów kwota automatycznie wyświetla się na terminalu płatniczym i wystarczy zbliżyć kartę, aby zapłacić.

W mniejszych (chociaż to zależy akurat od woli właściciela, a nie od wielkości sklepu) punktach handlowych kasjer najpierw ręcznie wprowadza odpowiednią kwotę na terminalu, zatwierdza ją i dopiero potem możemy zapłacić za zakupy. Wydawałoby się, że pierwszy sposób jest dla nas – klientów – dużo wygodniejszy. Dlaczego więc nie wszędzie jest stosowany?

Możliwość automatycznego wyświetlenia kwoty transakcji na terminalu płatniczym wynika z integracji kasy fiskalnej (systemu sprzedażowego) z terminalem płatniczym. W takiej sytuacji oba urządzenia są połączone i umożliwiają automatyczne przekazywanie informacji, w tym właśnie informacji o kwocie transakcji.

Przedsiębiorca łączy oba urządzenia i umożliwia ich wzajemną komunikację (przesyłanie danych). Całość automatyzuje proces sprzedaży: kasa fiskalna automatycznie przekazuję kwotę do terminalu, a terminal automatycznie odsyła informację zwrotną (np. o akceptacji transakcji).

Obowiązkowa integracja od 2025 roku

Dotychczas decyzja o integracji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym należała do przedsiębiorcy. Wydaje mi się, że takie połączenie niesie ze sobą liczne korzyści (do których jeszcze dojdę), ale wielu przedsiębiorców na razie nie zdecydowało się na ten krok. Niedługo nie będą mieli wyboru.

Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy będą mieli obowiązek integracji posiadanych urządzeń. Na początku przepis będzie dotyczył wyłącznie użytkowników kas typu on-line, ale z czasem zapewne rozprzestrzeni się na wszystkich sprzedawców (albo ktoś rozszerzy obowiązek prawny, albo – co bardziej prawdopodobne – kasy fiskalne starego typu trzeba będzie wymienić).

W Polsce mamy cztery rodzaje kas. Dwa starszego typu: z papierowym zapisem kopii i z elektronicznym zapisem kopii oraz dwie nowszego typu: on-line i wirtualne. Kasy starego typu są stopniowo wycofywane z rynku, ale ciągle funkcjonuje ich w naszym kraju około 1,5 mln (więcej o kasach fiskalnych dowiecie się tutaj).

Kasy on-line są dostępne na polskim rynku od pięciu lat, niedawno minęła rocznica ich wprowadzenia, a w tym czasie dorobiliśmy się już ponad miliona takich urządzeń. Umożliwiają one bieżące przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas. Użytkownicy takiej kasy nie muszą np. drukować dobowych raportów fiskalnych. Niektóre branże już teraz mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży kasami on-line (np. usług fryzjerskie).

Od 1 stycznia przyszłego roku wszyscy przedsiębiorcy, którzy rozliczają transakcje kasami on-line i posiadają w firmie terminal płatniczy, będą musieli zintegrować te urządzenia. Obowiązek wprawdzie będzie dotyczył właścicieli kas on-line, ale posiadacze niektórych kas starszego typu też mają możliwość takiej integracji. Warto to zweryfikować u swojego dostawcy.

Jeżeli prowadzicie biznes i macie na stanie kasę fiskalną typu on-line oraz terminal płatniczy (lub dopiero nosicie się z zamiarem zakupu terminalu, bo np. zachęciła Was ulga na jego zakup), to warto się tym tematem zainteresować. Szczególnie że w ustawie przewidziano kary dla spóźnialskich. Za niewywiązanie się z tego obowiązku będzie grozić kara w wysokości 5000 zł.

Szybkość, bezpieczeństwo, wygoda – korzyści z integracji

Nie ma co ukrywać – niektórzy przedsiębiorcy obawiają się zmiany, bo wiedzą, że zintegrowany system służy m.in. lepszej kontroli. A to nie wszystkim się podoba. Cyfryzacja jednak postępuje (kasy on-line umożliwią chociażby wystawianie paragonów elektronicznych) i prędzej czy później obejmie wszystkie firmy.

Może więc nie ma co zwlekać? Szczególnie że integracja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorcy: zwiększa bezpieczeństwo, automatyzuje i uproszcza procesy, ułatwia zarządzanie danymi i – co chyba najważniejsze – zwiększa wygodę klientów.

Weźmy bezpieczeństwo. Integracja kasy fiskalnej z terminalem znacznie poprawia bezpieczeństwo finansowe przedsiębiorcy. Skoro unikamy ręcznego wpisywania kwoty transakcji, to unikamy też ewentualnych pomyłek i nadużyć finansowych ze strony pracowników. A przy kilkudziesięciu lub nawet kilkuset transakcjach dziennie łatwo o taką pomyłkę.

Integracja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym automatyzuje proces sprzedaży, a więc go znacząco upraszcza i przyspiesza – wszystko dzieje się niejako „w tle”. W rezultacie przedsiębiorca może obsłużyć większą liczbę osób w tym samym czasie, co powinno przełożyć się na wyższy obrót i więcej zadowolonych klientów.

Jasne, coraz częściej słyszę na różnych konferencjach o konsumentach, którzy chcą po prostu pogadać z kasjerem. Nawet otwiera się dla nich specjalne, „wolne” kasy, ale bądźmy szczerzy – większość klientów chce szybko zrobić zakupy i wyjść ze sklepu. Integracja kasy fiskalnej z terminalem to właśnie umożliwia.

Takie połączenie ułatwia nam zarządzanie danymi (np. prowadzenie księgowości, śledzenie transakcji czy zarządzanie zapasami), kontrolę wewnętrzną (np. kontrolę pracowników czy prowadzenie ewidencji) i raportowanie do odpowiednich organów (np. generowanie raportów).

Większe przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na głębszą integrację. W rezultacie można np. automatycznie zarządzać zapasami. Polega to na automatycznym monitorowaniu i uzupełnianiu stanów zapasów produktów, które się sprzedały. I znowu: zmniejszamy koszty i zwiększamy satysfakcję klientów.

Cyfryzacja postępuje. Zarówno terminal płatniczy, jak i nowoczesne kasy typu on-line coraz częściej są wyposażeniem nawet mniejszych przedsiębiorców w Polsce. Integracja kasy fiskalnej z terminalem bywa traktowana jako wyzwanie lub przeszkoda, ale prawda jest taka, że przedsiębiorca powinien to potraktować jak szansę na rozwój swojego biznesu.

Zdjęcie główne: Freepik