Kłopotliwe KYC, czyli o co bank może zapytać przedsiębiorcę? I co może się zdarzyć, gdy bankowi odpowie echo?

O co bank może zapytać przedsiębiorcę? Przedsiębiorcy stosunkowo najczęściej stają się przedmiotem zainteresowania banków w związku z regulacjami KYC. I stosunkowo często zdarza się, że z powodu nieporozumień na tym tle banki wdrażają różne ograniczenia, które mogą skutecznie utrudnić życie przedsiębiorcy. Dziś rozkładam rzecz na czynniki pierwsze: co banki będą chciały wiedzieć o Twojej firmie, po co chcą to wiedzieć i co się może stać, jeśli im tego nie powiesz

Tytułem przypomnienia: regulacje KYC służą temu, żeby bank dokładnie wiedział, kto stoi za konkretną transakcją, i żeby mógł ją zablokować, gdyby okazało się, że służy ona praniu brudnych pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, łamaniu sankcji międzynarodowych, korupcji lub innym rzeczom niezgodnym z prawem.

Ciekawe? Po przeczytaniu wróć tutaj, kliknij i odkryj sprawdzone patenty Samcika na ochronę przed inflacją

Służą temu różne systemy antyfraudowe, które wychwytują nietypowe transakcje. Każdy klient – także firmowy – ma zbudowany przez bank profil składający się z jego typowych zachowań i jeśli jakieś operacje na koncie poza ten profil wykraczają, to bank ma obowiązek wszystko sprawdzić.

Badanie KYC służy również klientom. Bank pilnuje bowiem nie tylko siebie, ale też swoich uczciwych klientów – jeśli zablokuje transakcję z kontrahentem, której celem (o czym przedsiębiorca może nie wiedzieć) jest złamanie prawa, to ten przedsiębiorca nie będzie musiał tłumaczyć się w sądach i prokuraturach, o urzędach skarbowych nie mówiąc.

Tym bardziej że wśród przestępstw, którym KYC zapobiega, jest też wyłudzanie podatku VAT ze Skarbu Państwa (karuzele VAT-owskie), czego ofiarami przedsiębiorcy niekiedy padają, nawet jeśli sami nic złego nie zrobili. KYC ma też zapobiegać unikaniu płacenia podatków lub agresywnej optymalizacji podatkowej – w tym przypadku też może się zdarzyć, że jeśli bank nie zdoła zapobiec tego typu transakcjom, to Bogu ducha winny kontrahent zostanie posądzony przez organy skarbowe o współudział w „spisku”.

O co bank może zapytać przedsiębiorcę?

Co bank sprawdza, dopytując klienta firmowego o różne rzeczy związane z jego danymi, dokumentami firmowymi lub działalnością jego firmy? Żeby to wylistować, korzystam z wiedzy, którą uzyskałem od specjalistów z ING Banku.

>>> Relacja klienta z bankiem. Bank ustala, dlaczego klienci potrzebują danych produktów i usług. Robi to, aby sprawdzić, czy są wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem.

>>> Działalność firmy. Bank chce zawsze rozumieć przedmiot działalności firmy i zakres współpracy z kontrahentami, aby wiedzieć, czy nie uczestniczy w relacjach lub transakcjach, które są niezgodne z prawem. Sprawdza też, czy działalność firmy jest zgodna z przyjętą przez bank polityką np. dotyczącą ładu korporacyjnego (tzw. ESG).

>>> Źródło pieniędzy. Bank upewnia się, skąd pochodzą pieniądze klienta. Chce mieć pewność, że nie są w żaden sposób powiązane z działaniami niezgodnymi z prawem.

>>> Kto jest właścicielem firmy. Bank chce wiedzieć, kim są beneficjenci rzeczywiści, czyli osoby fizyczne, które sprawują kontrolę lub czerpią korzyści z działalności firmy. Przy okazji bank sprawdza też tzw. reprezentację firmy – musi wiedzieć, kto może reprezentować przedsiębiorstwo m.in. w banku. Dlatego potrzebuje aktualnych danych reprezentantów, będzie chciał też potwierdzić ich tożsamość oraz rezydencję podatkową.

>>> Dokumenty tożsamości. Bank potrzebuje danych dokumentów tożsamości klientów i osób z nimi powiązanych np. użytkowników bankowości internetowej firmy. Tylko osoby z ważnym dokumentem tożsamości mogą reprezentować firmę w banku.

Jak bank będzie się domagał informacji? Czy może zamknąć rachunek?

Co bank może robić, żeby pozyskać te dane od właściciela firmy? Nie jest tak, że od razu zawraca się głowę klientowi. Większość potrzebnych danych bank pozyskuje samodzielnie. Potrzebne dokumenty i dane dzielą się na cztery kategorie:

– oficjalne dokumenty rejestrowe np. polskie lub zagraniczne rejestry handlowe spółek, bazy CEIDG lub REGON, Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (publicznie dostępny, zarządzany przez Ministerstwo Finansów), inne rejestry i ewidencje podmiotów gospodarczych prowadzone przez organy państwowe,

– dokumentacja finansowa np. sprawozdania finansowe, raporty roczne publikowane w Krajowym Rejestrze Sądowym,

– dostępne i legalne źródła internetowe – np. strona internetowa firmy, wywiadownie gospodarcze,

– informacje związane z produktami lub usługami firmy w banku np. informacje o transakcjach, złożone wcześniej oświadczenia lub formularze.

Jeśli w tych wszystkich miejscach nie ma potrzebnej bankowi wiedzy, to poprosi klienta o jej dostarczenie – w formie oświadczeń albo dokumentów. Nie warto tego unikać ani traktować jako coś, co odkładamy na „święte nigdy”, bo bank niestety nie odpuści. KYC to regulacja bardzo poważnie traktowana przez branżę finansową. Bank woli zamknąć lub zamrozić klientowi konto niż dopuścić do sytuacji, w której nie ma pewności z kim „tańczy”.

Oczywiście zamrożenie lub zamknięcie rachunku to ostateczność. Zanim do tego dojdzie, bank wielokrotnie próbuje się z klientem skontaktować i prosi go o dane, dokumenty, oświadczenia lub wyjaśnienia. Dbanie o aktualność danych rejestrowych jest bardzo ważna.

Przepisy wymagają od banków, by monitorowały aktywność klientów na ich rachunkach. Bank może m.in. sprawdzać relacje z kontrahentami – czy są one adekwatne do działalności firmy, czy nie są oni objęci np. sankcjami. Bank nigdy nie zażąda (bo nie ma prawa) informacji, które zahaczają o dane osobowe (RODO) lub o tajemnicę handlową. Banki udostępniają też klientom bezpieczne kanały szyfrowanej komunikacji, by po drodze nie doszło do wycieków informacji.

Zobacz też wideorozmowę z Ewą Łuniewską, wiceprezes zarządu ING Banku Śląskiego o KYC i o tym, co bank musi wiedzieć o przedsiębiorcy, którego rachunki prowadzi:

——————————

Niniejszy tekst jest częścią akcji edukacyjnej „Elementarz KYC”, którą „Subiektywnie o Finansach” realizuje wspólnie z ING Bankiem Śląskim, Partnerem merytorycznym i komercyjnym cyklu