Dla małych firm nadchodzą trudniejsze czasy – koszty rosną, przychody są mniej pewne, a wkrótce pewnie pojawią się zatory płatnicze. Klasyczna księgowość może już nie wystarczyć. To dobry moment, by zacząć lepiej kontrolować rentowność firmy i więcej dowiedzieć się o realnych kosztach jej funkcjonowania. Są do tego coraz wygodniejsze narzędzia
Specyfika żywota przedsiębiorcy polega na tym, że sam musi zadbać o swoje przychody (to go różni od pracownika etatowego w korporacji, który dostaje wynagrodzenie niekoniecznie skorelowane z sytuacją finansową firmy, w której pracuje). Ale nie tylko. Każdy, kto prowadził własny biznes, wie też, że dużym wyzwaniem jest cash flow (przesunięcie pomiędzy poniesieniem kosztów, zaksięgowaniem ich i zapłaceniem podatków, a fizycznym wpływem gotówki do kasy).
- Wymarzony moment, żeby inwestować w fundusze obligacji? Podcast z Pawłem Mizerskim [POWERED BY UNIQA TFI]
- Nowe funkcje terminali płatniczych. Jak biometria zmieni świat naszych zakupów? [POWERED BY FISERV]
- BaseModel.ai od BNP Paribas: najbardziej zaawansowana odsłona sztucznej inteligencji we współczesnej bankowości!? [POWERED BY BNP PARIBAS]
Trzecia sprawa to kwestia realnych i księgowych kosztów. W większości małych firm utożsamia się je ze sobą, ale prawo podatkowe już od dobrych kilku lat jest restrykcyjne, więc takie podejście nie oddaje rzeczywistej rentowności firmy. Przykładowo: tylko połowę wydatków poniesionych na paliwo można „wrzucić” w koszty, nawet jeśli w całości stanowią koszt prowadzenia biznesu. Albo koszty reprezentacji – nie zawsze można je zaksięgować jako koszty uzyskania przychodu.
Wyzwania dla firm: cash flow i realne koszty działalności
Zarządzanie dwoma ostatnimi zagadnieniami – pilnowanie cash flow oraz poznanie realnych kosztów prowadzenia działalności – wymaga narzędzi. Trzeba w każdej chwili wiedzieć, jakie mamy zaplanowane na najbliższe tygodnie płatności, kto ma nam zapłacić fakturę (i kiedy) oraz ile wynosi realna rentowność naszej firmy. Żeby takie informacje były dostępne „na jeden klik” – muszą być po pierwsze w formie cyfrowej, a po drugie umieszczone w systemie księgowym, który pozwala na ich analizę.
Wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych najmniejszych – utożsamia księgowość z podatkami. A więc jest tak: księgowa dostaje tylko te faktury, które mogą być podstawą do naliczenia kosztów albo zaksięgowania przychodów. A księgowość jako taka służy tylko do tego, żeby wiedzieć, jaki trzeba zapłacić PIT, jaką składkę zdrowotną oraz jaki ZUS. I tyle.
Przy takim podejściu niepotrzebna jest jakakolwiek informatyzacja. Od biedy wystarczy „tradycyjna” księgowa, do której zawieziemy wydrukowane faktury i która policzy nam wartość podatków i składek do zapłacenia. Przelew do skarbówki i sprawa załatwiona.
Sęk w tym, że takie podatkowe, a przy tym tradycyjne (w sensie papierologii) podejście do księgowości jest po pierwsze przestarzałe, a po drugie nie daje pełnej wiedzy o sytuacji firmy. A bez niej nie ma szans na zareagowanie w sytuacji kryzysowej oraz na bieżącą kontrolę realnej rentowności (a nie tylko tej wykazywanej w papierach podatkowych). Dlatego warto zastanowić się – nawet pozostając przy swojej księgowej w kwestii rozliczania podatków – nad uzyskaniem dostępu do systemów księgowych, które pozwalają rejestrować wszystkie koszty i przychody w firmie oraz analizować je na różne sposoby.
Jak to robić? Mając w systemie księgowym pełne informacje o przychodach, kosztach i podatkach, możemy przede wszystkim sprawdzić, jaka jest realna marża na działalności. Jeśli prowadzisz biznes i nie jesteś w stanie oszacować, ile realnie stopy zwrotu osiągasz z zainwestowanego kapitału, popełniasz błąd. Świadomość marży oraz jej zmian to pierwszy element systemu wczesnego ostrzegania przed kłopotami. Gdy realna marża spada i nie jest to kwestia jednego gorszego miesiąca, to pierwszy sygnał, że trzeba się przyjrzeć rachunkom.
Księgowość pomoże pilnować kosztów, ale mądrze
Druga rzecz, której dowiemy się, mając wszystkie dokumenty w formie cyfrowej na platformie księgowej, to struktura kosztów. To bardzo ważne, by mieć wiedzę, jaką część pieniędzy potrzebnych na prowadzenie działalności pochłaniają koszty techniczne, jaką koszty pracy, jaką obce usługi, a jaką podatki i ewentualnie koszty kredytów. Bez wiedzy o strukturze kosztów bardzo trudno rozsądnie ciąć koszty w razie potrzeby.
Bo w cięciu kosztów ważne są dwie rzeczy: po pierwsze żeby dotykały one tych miejsc, gdzie jest najwięcej nieefektywności (a często są to miejsca, w których przyrost kosztów jest najwyższy). Po drugie, żeby nie dotykały tych miejsc, które generują największą rentowność. Jednym z największych błędów firm w kryzysie są takie cięcia kosztów, które przy okazji wycinają w pień potencjał generowania przyszłych przychodów. Jeśli nie umiesz przeanalizować źródeł rosnących kosztów – i połączyć ich z miejscami, w których powstają przychody – każdy kryzys finansowy może położyć Twoją firmę na łopatki.
O tym, jak można zbudować taki prosty budżet, w którym znajdą się koszty według miejsca ich generowania, przychody (też według miejsca ich tworzenia), będzie w kolejnych odcinkach tego cyklu. Na dziś ważne jest, byśmy zgodzili się co do dwóch rzeczy:
>>> księgowość to nie tylko podatki, to też wiedza o działalności i rentowności firmy
>>> pełna wiedza o kosztach i ich strukturze – oraz ich zmianach w czasie – to podstawa do kontroli kosztów w dobrych czasach oraz ich rozsądnego cięcia w złych czasach.
Te dwie rzeczy wymagają informatyzacji księgowości (co nie musi oznaczać rezygnacji z usług „fizycznej” księgowej). Firmy, które oferują księgowość online, w ramach abonamentów proponują zarówno wystawianie dokumentów księgowych (faktur kosztowych i nie tylko), jak i ułatwienie obrotu tymi fakturami – można je umieścić w chmurze i udostępnić księgowej.
W rozwiązaniach zintegrowanych z kontami bankowymi przedsiębiorców (takie oferuje CashDirector, partner naszego cyklu edukacyjnego) klient od razu dostaje wypełnioną formatkę przelewu i tylko go zatwierdza. A na podstawie danych można generować wykresy i tabelki dotyczące sytuacji firmy.
———————–
ZAPROSZENIE:
„Subiektywnie o Finansach” zaprasza do korzystania z pakietów księgowych oferowanych przez CashDirector, jedną z największych firm księgowych w Polsce oraz pośrednika wspomagającego biura księgowe. Usługi CashDirector znajdziesz w mBanku (tutaj są zintegrowane z bankowością firmową, a więc na jednym pulpicie zobaczysz dane dotyczące swojego konta, jak i te dotyczące faktur), jak również w BNP Paribas, Banku Pekao i Nest Banku. Wkrótce będą też dostępne w innych bankach. Można je też zasubskrybować indywidualnie.
Dla małych i średnich firm – zarówno prowadzonych w formie działalności gospodarczej, jak i spółek – CashDirector poleca pakiet PRO za 200 zł miesięcznie (z tej właśnie opcji korzysta ekipa „Subiektywnie o Finansach”). Elektroniczna księgowość od CashDirector pomaga porządkować obieg dokumentów (nic się nie zgubi, nie zniknie w szufladzie) oraz zniszczyć nadmiar papierologii, elektroniczne dokumenty to też bardziej efektywna archiwizacja – w razie kontroli wszystko jest w komputerze).
Pakiet PRO zawiera nie tylko możliwość wystawiania faktur przychodowych, rejestrowania faktur kosztowych oraz ich przesyłania online do księgowej. To również analiza sytuacji finansowej firmy (zysk netto, przychody, koszty z podziałem na grupy), analiza cash flow (możliwość sprawdzania, czy nie zabraknie pieniędzy na koncie bankowym), a także narzędzia do budżetowania (o nich napiszę w następnym odcinku):
– łatwe tworzenie budżetu lub zaciągnięcie prostego planu z excela
– kontrolowanie wydatków względem budżetu – miesięcznie i nastająco
– świadome planowanie wydatków i inwestycji
– śledzenie cash flow i planowanie płatności
– automatyczne rozrachunki dzięki połączeniu z bankowością online
Tych rzeczy biuro rachunkowe zwykle nie wykonuje, bo koncentruje się na wyliczeniu podatków. A to wiedza potrzebna do zarządzania finansami firmy i podejmowania trafnych decyzji. Pakiety CahDirector są dostępne w następujących bankach: mBank (mOrganizer finansów PRO), BNP Paribas (GOksięgowość Biznes PRO, Goksięgowość dla spółek) oraz w Nest Banku (Obsługa faktur dla spółek) i w Banku Pekao (Księgowość z Żubrem). Sprawdźcie, jak to działa, i koniecznie dajcie znać w komentarzach. Jeśli macie pytania – piszcie, będziemy odpowiadali wspólnie z ekspertami CashDirector.
——————-
Artykuł jest częścią cyklu edukacyjnego, który ekipa „Subiektywnie o Finansach” realizuje wspólnie z CashDirector, firmą specjalizującą się we wspomaganiu rozliczeń firm
zdjęcie tytułowe: John Schnobrich/Unsplash