PPK w małej lub średniej firmie: jak je wdrożyć i nie zwariować? Przegląd rozwiązań, które uproszczą życie pracodawcy

O ile dla pracowników start Pracowniczych Planów Kapitałowych oznacza głównie dylemat „być albo nie być”, o tyle dla działów HR w firmach bywa to spore wyzwanie techniczno-organizacyjne. Jego skala w dużej mierze zależy od tego, jakiego wsparcia udzieli przez daną firmę instytucja finansowa wybrana do obsługi PPK. Czego powinniście oczekiwać, właściciele małych firm, od porządnego dostawcy usług związanych z PPK? Wyjątkowo ważne mogą się okazać trzy literki: API

Wdrożenie PPK w firmie niestety nie ogranicza się do wyboru instytucji finansowej, w której ręce pracodawca odda comiesięczne wpłaty pracowników. To również wyzwanie informatyczne (dostosowanie systemów ERP do wykonywania nowych funkcji), organizacyjne (zorganizowanie przepływu danych między pracownikami, pracodawcą oraz instytucją finansową) oraz techniczne (zabezpieczenie danych) .

Ciekawe? Po przeczytaniu wróć tutaj, kliknij i odkryj sprawdzone patenty Samcika na ochronę przed inflacją

Chodzi o to, by system informatyczny odpowiadający za obsługę kadr i płac w firmie generował raz w miesiącu plik, w którym będzie lista pracowników uczestniczących w PPK oraz kwoty wpłat, które trzeba w ich imieniu odprowadzić do instytucji finansowej prowadzącej program.

Dobrze byłoby, gdyby system potrafił również przekazać do instytucji finansowej informacje o zmianach w “konfiguracji” PPK (zmiana liczby pracowników, wysokości wpłat, tego do których subfunduszy mają płynąć pieniądze, jeśli uczestnik zmieni domyślną tzw. Alokację wpłat).

A instytucja finansowa – wraz z tzw. agentem transferowym – odpowiada już za to, by przekazane jej raz w miesiącu pieniądze zostały „rozksięgowane” na należących do pracowników rachunkach. I za to, by pracownicy otrzymali możliwość podglądania swoich pieniędzy (oczywiście po zalogowaniu na swoje konto w PPK).

Kompendium wiedzy o PPK: zapraszam do wejścia na stronę akcji „Wyciskanie emerytury” i poczytania artykułów na temat programu. Zasady działania, zalety, wady, wątpliwości i formalności. Wszystko szczerze i prostym językiem

Co może zapewnić dostawca system ERP, a co zostanie na twojej głowie?

Większość firm, które dostarczają programy do obsługi kadrowo-księgowej automatycznie uzupełniło swoje oprogramowanie o funkcję „obsługa PPK”, aczkolwiek za jej udostępnienie w danej firmie mogą żądać dodatkowych pieniędzy.

Jeśli więc jesteś małym lub średnim pracodawcą i korzystasz z oprogramowania kadrowo-płacowego jednej z dużych firm informatycznych, które działają na polskim rynku, to jest szansa, że podstawowe funkcje do obsługi PPK zostaną “dopisane” do już działających w twojej firmie systemów ERP przez ich dostawcę – nie będziesz musiał tego robić samodzielnie.

Czytaj też: Do biegu, gotowi, PPK! Co trzeba podpisać, gdzie i jak się wypisać? Co w przypadku zmiany pracy? Jak zmienić sposób lokowania kasy?

Czytaj też: Dylemat pracodawcy? Jak wybrać dla swoich pracowników najlepsze PPK? Czym się kierować? 

Przyjmując taką najprostszą wersję działań – wygenerowane raz w miesiącu pliki z danymi trzeba przekazać do systemu informatycznego instytucji finansowej, logując się do niego za pomocą udostępnionego przez dostawcę PPK loginu i hasła.

Ale uwaga: poprawki do systemów ERP, oferowanych przez największych dostawców oprogramowania dla firm mogą nie zawierać narzędzi, które są potrzebne do “konfiguracji” PPK. A więc: gdy pracownik się chce do PPK dopisać, wypisać, zmienić sposób lokowania oszczędności, skorygować wysokość składki itp. Te dane można łatwo zmienić w systemie kadrowo-płacowym oraz “wypluć” do pliku, ale też jednocześnie trzeba je skorygować w systemie instytucji finansowej do obsługi PPK.

Dlaczego? Np. liczba pracowników „wypluwana” do pliku przez system księgowy musi się zgadzać z liczbą pracowników widniejących w systemie instytucji finansowej. To trochę tak, jak w magazynie, w którym mamy szkieletowe półki. Nie ma problemu, dopóki raz w miesiącu zapełniamy te półki paczkami o określonym rozmiarze. Ale jeśli za którymś razem niektóre paczki będą innej wielkości – nie zmieszczą się w na półce – aby magazyn je przyjął, wcześniej trzeba dostosować szkielet półek do nowego rozmiaru.

Najważniejsze jest to, żeby przy tych wszystkich operacjach zapewnić bezpieczeństwo informatyczne. Żeby dane pracowników były bezpieczne w momencie przenoszenia z systemu do systemu i żeby nie pozostały na twardym dysku komputera „pośredniczącego”.

Zmniejszenie bólu głowy pracodawcy, czyli liczby czynności do wykonania w związku z prowadzeniem PPK (na początku i co miesiąc) i zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego przy przekazywaniu danych – to najważniejsze (poza oferowanym doświadczeniem i jakością zarządzania pieniędzmi pracowników) pole konkurencji między instytucjami finansowymi prowadzącymi PPK.

————————-

ZAPROSZENIE: Jedną z firm oferujących PPK jest TFI AXA. Jej oferta dla małych i średnich firm zawiera sporo bonusów dla pracowników (więcej o nich tutaj), ale też – to może być cenna informacja dla pracodawców – rozwiązania, które błyskawicznie integrują najpopularniejsze systemy kadrowe działające w firmach z systememi do obsługi PPK po stronie instytucji finansowej. Dzięki temu wdrożenie PPK za pomocą API sprowadza się do kilku prostych czynności. A obsługa – do kilku kliknięć myszką miesięcznie. Więcej szczegółów znajdziecie tutaj

————————-

“Zapnij” API, czyli jak sprawić, żeby systemy kadrowe i te do obsługi PPK ze sobą “rozmawiały”?

I właśnie pod tym kątem warto wybierać instytucje finansowe: pytać jak bardzo są w stanie uprościć życie działowi kadr i płac na początku (przy wdrażaniu PPK) oraz „na wysokości przelotowej”. To pytanie za chwilę będą musieli sobie zadać właściciele małych i średnich firm, które od 2020 r. też będą musiały wdrożyć PPK. Od stycznia obowiązek prowadzenia PPK wchodzi w firmach zatrudniających 50-249 osób, a od połowy 2020 r. – tych zatrudniających 20-49 osób.

Ich sytuacja jest o tyle trudniejsza, że może się zdarzyć, iż korzystają z archaicznych programów księgowych i kadrowo-płacowych (które nie będą automatycznie uzupełnione o moduł PPK). A nawet jeśli korzystają z tych nowoczesnych, popularnych i renomowanych, może się okazać, że ci dostawcy oprogramowania zażyczą sobie wyższego abonamentu – będzie im łatwiej, niż w przypadku dużych przedsiębiorstw, wykorzystywać wdrożenie PPK do zarobienia na firmach dodatkowych pieniędzy.

Czytaj też: PPK, czyli ból głowy pracodawcy. Czy nowy pomysł na oszczędzanie może mieć dobre strony dla tych, którzy nas zatrudniają? Sprawdzam!

Niektóre instytucje finansowe zawierają sojusze z dostawcami oprogramowania kadrowo-księgowego, żeby wspólnie uczynić przepływ informacji z systemu kadrowego do systemu instytucji finansowej prowadzącej PPK maksymalnie bezbolesnym. Przede wszystkim dla przedsiębiorców, których pracownicy będą oszczędzali w PPK.

Instrumentem, który zapewnia ów łagodny przepływ danych jest API, czyli rodzaj łącznika między systemami, dzięki którymi łatwo połączyć ze sobą ich moduły. To trochę tak, jak z klockami – jeśli dwójka dzieci buduje z klocków domy z ogródkiem, to jeśli są to klocki tego samego typu, będzie można je ze sobą połączyć np. wspólnymi drzwiami z ogródka do ogródka. Klocki z dwóch zestawów będą umiały się ze sobą „porozumieć”.

Dzięki API wdrożenie PPK w małej i średniej firmie może się sprowadzać do „aktywowania” tego informatycznego „łącznika”. A potem dane ze zmodyfikowanego o moduł PPK systemu kadrowo-księgowego do systemu instytucji finansowej prowadzącej PPK będą płynęły automatycznie. Zaś wszelkie zmiany kadrowo-płacowe zachodzące w życiu pracowników będą automatycznie nadpisywane w obu systemach, bez konieczności ich ręcznego nanoszenia, przepisywania i transportowania przez pracowników działu HR.

Wdrożenie PPK niemal “na jeden klik”? To (podobno) możliwe!

Z tego, co się dowiaduję w instytucjach finansowych oferujących PPK, większość z nich ma przygotowane API, czyli specyfikację „klocków”, za pomocą których ich system może rozmawiać z „klockami” systemu używanego przez przedsiębiorcę.

Kłopot w tym, że nie wszyscy dostawcy systemów kadrowo-płacowych mają już swoje „klocki” zintegrowane z „klockami” instytucji finansowych. A dopiero zintegrowanie tych interfejsów po obu stronach gwarantuje bezbolesne wdrożenie PPK przez pracodawcę. Oczywiście: może on zamówić u dostawcy systemu kadrowo-płacowego taką integrację w oparciu o dane API od instytucji finansowej, ale niekoniecznie za darmo ;-).

W AXA TFI, czyli u partnera cyklu edukacyjnego „Wyciskanie emerytury”, mają to rozwiązane w taki sposób, że podpisali umowy z dwoma dużymi dostawcami oprogramowania kadrowo-księgowego – ComArchem (20% udziału w rynku) i Sage. W przypadku AXA TFI i tych dwóch firm API jest już przygotowane z obu stron, co jest najlepszą możliwą konfiguracją z punktu widzenia przedsiębiorcy.

Tego typu umowy to swego rodzaju „luksus” na rynku – dostawcy oprogramowania kadrowo-księgowego niechętnie podpisują je z instytucjami finansowymi. O ile mi wiadomo, tylko niektóre z nich zawarły tego typu partnerstwa i to nie ze wszystkimi instytucjami finansowymi – mają góra po kilka tego typu partnerstw.

Krótko pisząc: wśród głównych parametrów wyboru instytucji finansowej przez małe i średnie firmy wdrażające PPK powinny być na pewno te dwie – doświadczenie i jakość w zarządzaniu pieniędzmi oraz partnerstwo dotyczące API.

————————————

Artykuł jest częścią cyklu „Wyciskanie emerytury”, którego Partnerem są fundusze inwestycyjne AXA