Płynność finansowa. Dlaczego jest ważna i jak nią zarządzać?

Cash is king: to stwierdzenie sprawdza się nie tylko w domowych budżetach, ale także – a może nawet przede wszystkim – w firmach. Zaburzenia w płynności finansowej są powodem zgryzot wielu polskich przedsiębiorców. Pozyskiwanie klientów, realizowanie zleceń i wystawianie faktur to rzeczy kluczowe. Ale czasem nie doceniamy, jak ważna jest zdolność do regulowania bieżących zobowiązań. Jej brak może zachwiać nie tylko finansami, lecz także wiarygodnością firmy. Jak zarządzać płynnością finansową w mniejszej firmie?

W ramach cyklu edukacyjnego „Kurs na płynność” realizowanego wspólnie z firmą eFaktor kompleksowo prześwietlamy sytuację małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce – od wyzwań i problemów do rozwoju i cyfryzacji. Poprzednio omówiłem kluczowe wyzwania dla sektora małych i średnich firm. Dzisiaj skupię się na jednym z ważniejszych wyzwań – na utrzymaniu płynności finansowej.

Wielu przedsiębiorców poświęca temu aspektowi swojej działalności zdecydowanie za mało uwagi. W pogoni za klientami, zamówieniami i rozwojem biznesu zapominamy, że im większa skala działalności, tym bardziej firmą mogą zachwiać zaburzenia w przepływie pieniądza. Klient nie zapłaci w terminie, termin płatności dla dostawcy minie i nagle powstaje problem. Nie tylko finansowy, ale też wizerunkowy. A na to – zwłaszcza w przypadku małych i średnich firm – coraz bardziej zwracają uwagę duzi kontrahenci.

Dlatego dziś opowiem o tym, jak utrzymać w firmie płynność finansową na zadowalającym poziomie i jakich narzędzi finansowych można użyć, żeby ten problem zrzucić sobie z głowy i nie musieć w krytycznej sytuacji szukać „ratunkowego”, czyli koszmarnie drogiego finansowania w banku czy firmie pożyczkowej. Warto przeczytać, bo bardzo duża część firm wpada w tarapaty finansowe właśnie z powodu zaburzeń z płynnością, które wywołują efekt domina.

Płynność finansowa w polskich przedsiębiorstwach

Płynność finansowa to w dużym skrócie zdolność przedsiębiorstwa do terminowego regulowania bieżących zobowiązań. Innymi słowy, firma płynna finansowo nie ma problemów z opłacaniem podatków, spłacaniem rat za leasing czy kredyt, wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom czy regulowaniem faktur np. za materiały niezbędne w procesie produkcji. Płynność powinna być zawsze pod kontrolą. Jest źle, gdy jest za mała, ale też warto się nią przejmować, gdy jest za duża. Nadpłynność to też wyzwanie, bo nadmiarem gotówki i pieniędzy na kontach też trzeba umieć zarządzać.

Ale niewątpliwie więcej firm w Polsce ma dziś problem ze zbyt niską płynnością, więc to temu zjawisku się przyjrzę. Zauważcie, że płynność finansowa jest czymś innym niż wypłacalność firmy. Firma może być wypłacalna (jej majątek spokojnie wystarczyłby na pokrycie długów), ale może mieć problemy z regulowaniem bieżących zobowiązań (pustki w kasie nie wystarczą na wypłaty wynagrodzenia czy opłacenie faktury).

Płynność finansowa i negatywne konsekwencje związane z jej brakiem szczególnie dotkliwie wpływają na mniejsze firmy. Często dochodzi do kuriozalnych sytuacji, w których przedsiębiorca ma podpisane długoterminowe kontrakty, realizuje duże zlecenia, od strony księgowej przychody są znacznie wyższe niż koszty, ale… brakuje pieniędzy na obsługę bieżących kosztów. Zauważcie, że sam fakt osiągania zysku przez małą czy średnią firmę nie jest wystarczający, aby można było stwierdzić, że jest ona płynna finansowo. Istotny jest przepływ pieniądza (z ang. cash flow).

Zaburzenia w płynności finansowej mogą się też przekształcić w coś głębszego. Wpadł mi w ręce raport Coface „Niewypłacalności w Polsce po drugim kwartale 2025 roku” (tutaj link do całego raportu). Wynika z niego, że w pierwszej połowie 2025 roku w Polsce było wśród firm 3745 niewypłacalności. To o 18% więcej niż w tym samym okresie 2024 roku (3 181) i więcej niż w całym 2022 roku!

Autorzy badania podkreślają, że trend wzrostowy raczej się utrzyma w przyszłym roku, a liczba niewypłacalnych firm może zbliżyć się do poziomu 6000 w skali roku. Ponad 90% wszystkich postępowań administracyjnych z tym związanych to postępowania restrukturyzacyjne, co pokazuje, że przedsiębiorcy próbują ratować swoje firmy. Jeżeli chodzi o branże, to najwięcej niewypłacalnych firm odnotowano w usługach (1065), handlu (744) i budownictwie (643). Dzisiejszy tekst jest po to, żeby żaden przedsiębiorca go czytający nie znalazł się w takiej sytuacji.

Przeczytaj też poprzedni artykuł z cyklu: Jak przygotować swój biznes na burzliwy czas? Oto lista największych wyzwań. Jak nimi zarządzać, jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę?

Przeterminowana faktura symbolem polskiego biznesu?

Zatory płatnicze kojarzą nam się z problemami kontrahentów, którzy – podobnie jak my – gospodarują w warunkach dynamicznych zmian w gospodarce. Często usprawiedliwiamy je czynnikami zewnętrznymi – a to wojna, a to pandemia, a to inflacja i tak dalej. Zakładamy, że nasz odbiorca nie płaci, bo akurat potrzebuje chwili wytchnienia. To jest jednak tylko częściowo prawda.

Wyobraźcie sobie, że kiedyś spotkałem się z sytuacją (z przyzwoitości pominę nazwę firmy), w której sekretarka dostała przykaz zszywania faktur z kopertami. Po co? Aby było wiadomo, które z nich przyszły listem poleconym. Takie faktury były opłacane w terminie płatności. Pozostałe? Udawano, że nie dotarły, co sztucznie wydłużało termin płatności.

Zapachniało cebulą? Cóż, w Polsce wykształciła się kultura niepłacenia faktur w terminach. Przedsiębiorcy naginają się i są gotowi dłużej poczekać na pieniądze, aby tylko nie stracić klienta (zwłaszcza jeśli to jest duży klient, którego brakowałoby bardzo w rachunku wyników, gdyby zerwał umowę). Kontrahenci, duzi odbiorcy produktów i usług nierzadko o tym wiedzą. I traktują takie opóźnienia jako darmowy kredyt kupiecki. Oto co powiedziała mi Magdalena Martynowska-Brewczak, członkini Zarządu eFaktor:

A prawodawstwo nie nadąża za sytuacją. Wprawdzie jakieś zmiany się pojawiły i np. powstała ustawa „o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych”. Istnieje już również możliwość dochodzenia zapłaty przez podwykonawcę bezpośrednio od samego inwestora. Mam jednak wrażenie, że to głównie… zwiększyło papierologię. Bo raczej nie zwiększyło motywacji firm do płacenia faktur w terminie. Dlaczego tak uważam?

Spójrzmy na statystyki. Jak wynika z raportu UCE RESEARCH „Zaległości i opóźnienia w płatnościach. Pierwsze półrocze 2025 r.”, ponad 60% przedsiębiorców doświadcza problemów z płatnościami. Najczęstsze zadłużenie wynosiło między 5000 zł, a 20 000 zł (takie opóźnienia w płatnościach zaraportowało aż 12,7% firm), ale zgłaszano także znacznie większe zaległości.

Zaledwie 28,3% przedsiębiorców nie doświadcza takich problemów, a 11,1% nie potrafi ich zdiagnozować. Zapewne w większości są to małe firmy, być może mające tylko jednego czy dwóch kontrahentów. W raporcie słusznie podkreślono, że choć dla większych firm statystyczne kwoty zaległości mogą wydawać się marginalne, to dla wielu mniejszych przedsiębiorców każde 20 000 zł niezapłaconych należności może zadecydować o być albo nie być ich firmy. Ich płynność finansowa bywa wtedy wystawiana na próbę.

Mniejsze przedsiębiorstwa często muszą mierzyć się także z problemem występowania w słabszej pozycji. Ich dostawcy prawdopodobnie naciskają na jak najkrótszy termin płatności (w najgorszym przypadku są to nawet faktury proforma, a więc po prostu przedpłata). Z drugiej strony odbiorcy chcą maksymalnie wydłużać terminy płatności i często np. gwarantują to sobie już warunkach przetargu.

W rezultacie taki biznes trzeba wspomagać z oszczędności lub własnym kapitałem (a przecież w biznesie nie chodzi o to, żeby do niego dosypywać z własnych pieniędzy), a jeżeli go nie ma, to pozostaje skorzystać z zewnętrznych źródeł finansowania. Warto spróbować się od tego problemu odizolować, korzystając z nowoczesnych narzędzi ułatwiających zarządzanie płynnością.

—————————

ZAPROSZENIE

Wystawiasz faktury z terminem płatności? Z eFaktor zamienisz je na gotówkę nawet w 24 godziny, dzięki czemu wzmocnisz płynność finansową swojej firmy. Finansowanie aż do 15 milionów złotych. Dlaczego warto zaufać firmie eFaktor? Decyzję otrzymasz nawet w 8 godzin – to najszybszy proces finansowania na rynku. Minimum formalności – wystarczą wyciągi bankowe i pliki JPK. Brak branżowych ograniczeń. Przejrzyste warunki oraz indywidualne podejście. Zaufaj firmie, która wspiera MŚP od 10 lat i corocznie jest na podium najdynamiczniej rosnących faktorów w Polsce. Kliknij i sprawdź, jak łatwo możesz odzyskać płynność.

—————————

Często dochodzi do sytuacji, w której zamówienie zostało rzetelnie zrealizowane (czy to jakaś usługa, czy dostawa materiałów), termin zapłaty upłynął, a wykonawca tygodniami (a bywa, że i miesiącami) czeka na swoje pieniądze. Zdarza się, że płynność finansowa takiej firmy „wisi na włosku”, a przedsiębiorca nie chce prowadzić zbyt agresywnej windykacji, bo obawia się, że trafi u danego kontrahenta na „czarną listę” i w przyszłości nie dostanie już kolejnych kontraktów.

Zarządzanie płynnością finansową w małej firmie

Najprostsze narzędzie do zarządzania płynnością finansową w firmie to oczywiście kredyty kupiecki. Jeżeli firma ma w miarę mocną pozycję, to może tak sterować terminami płatności, aby „biznes się kręcił” (czyli oczywiście uzgadniamy krótsze terminy płatności z odbiorcami i dłuższe z dostawcami).

Mniejsze firmy mają z tym jednak problem. Po pierwsze najczęściej mają zbyt słabą pozycję negocjacyjną, więc dostawcy nie są zainteresowani wydłużaniem terminów płatności. Ponadto małe firmy, chcąc zwiększyć konkurencyjność, wydłużają terminy płatności dla odbiorców. Po drugie dochodzi wspomniany problem z zatorami płatniczymi. Nie wystarczy mieć zgranych terminów płatności na fakturach. Trzeba umieć je jeszcze wyegzekwować.

Warto zorganizować sobie w firmie zarządzanie należnościami. Zacznijcie od szybkiego i poprawnego wystawiania faktur. Znam firmy, które wysyłają faktury pocztą tylko w piątki, aby było taniej. To wpływa na płynność finansową, bo odbiorcy najczęściej liczą termin płatności od otrzymania faktury.

Przedsiębiorcy nie powinni się też obawiać kontaktu z zamawiającym. Najczęściej im szybciej zaczniecie domagać się należnych pieniędzy, tym szybciej je otrzymacie. Osobiście znam przypadki, że księgowe w pierwszej kolejności opłacają faktury z „natrętnych” firm. Jeżeli macie możliwości, to można pomyśleć o jakiejś automatyzacji w tym zakresie.

W miarę możliwości warto wytworzyć w firmie jakąś poduszkę finansową, czyli wolny kapitał na nieprzewidziane sytuacje. Nie musi to od razu być kapitał zapasowy liczony w setkach tysięcy złotych, ale jakaś rezerwa na kilka miesięcy działalności zapewni przedsiębiorcy większy spokój.

Problem w tym, że zaledwie co trzeci badany przedsiębiorca deklaruje, że ma rezerwę finansową, dzięki której jest w stanie utrzymać biznes przez pół roku (dane BIG InfoMonitor). Aż 23% badanych nie ma żadnych wolnych środków. Dobra wiadomość jest taka, że większość przedsiębiorców (68%) zgromadziła jakąś poduszkę finansową i że jest ich więcej niż dwa lata temu (o 8 punktów procentowych). Jeżeli chodzi o sektory, to najmniej rezerw gromadzą przedsiębiorcy w budownictwie – ma je niecała połowa.

Jeżeli firma nie zgromadziła takiej poduszki finansowej, a nie ma żadnej możliwości wspomożenia się własnym kapitałem, to w nierównej w walce z zatorami płatniczymi pozostają jej zewnętrzne źródła finansowania. Dwa najbardziej znane źródła takiego finansowania to obrotowe kredyty bankowe, które są przeznaczone na bieżącą działalność i wspomagające utrzymanie płynności oraz faktoring, który pozwala skrócić czas oczekiwania na zapłatę za faktury.

Faktoring – który rozłożymy na czynniki pierwsze w kolejnych odcinkach naszego cyklu – polega na tym, że oddajemy wyspecjalizowanej firmie mającej dostęp do finansowania nasze faktury i dostajemy pieniądze do ręki od razu. Korzystanie z takiej usługi oczywiście kosztuje, ale też bardzo ułatwia planowanie biznesu. Mam pewność, ile pieniędzy będę miał w kasie na koniec miesiąca i czy wystarczy mi ich na zakup materiałów, opłacenie pracowników i zapłacenie podatków oraz składek ZUS. Po obu stronach bilansu mam znacznie zmniejszoną nieprzewidywalność – koszty i przychody są mniej więcej znane.

Przeczytaj też poprzedni artykuł z naszego cyklu:

Tego typu finansowanie najlepiej sprawdzi się w branżach, w których długie terminy płatności (i zatory płatnicze) są na porządku dziennym. Ale nie tylko. Jest grupa przedsiębiorstw, które mają kilka momentów w ciągu roku, w których są znacznie bardziej kapitałochłonne. Przykładem mogą być firmy, których działalność jest typowo sezonowa (np. ozdoby świąteczne, narzędzia ogrodnicze, podręczniki szkolne itd.) albo firmy, których sprzedaż uzależniona jest od pojedynczych odbiorców.

Prawdę pisząc, każda firma, która chciałaby podreperować płynność finansową lub zapewnić sobie „boost pieniężny”, może skorzystać z faktoringu. Takie rozwiązanie umożliwia np. podjęcie współpracy, na którą przedsiębiorca nie mógłby sobie pozwolić z powodu niewystarczającej ilości gotówki. Nawet jeżeli Wasza firma ma w miarę uporządkowaną płynność finansową, to warto zainteresować się zewnętrznymi formami finansowania jako zabezpieczeniem na nieprzewidziane sytuacje. Pamiętacie jeszcze pandemię koronawirusa? Badania pokazywały wtedy, że większość firm doświadczyła gwałtownego spadku przychodów. To może zachwiać najlepiej zorganizowanym przedsiębiorstwem.

———————

Artykuł jest częścią cyklu edukacyjnego „Kurs na płynność”,
którego Partnerem jest eFaktor oferujący szybkie finansowanie dla biznesu do 15 mln.