Czy ta ustawa oznacza koniec home office? Sejm uregulował zasady pracy zdalnej. Dostaniesz od firmy ekwiwalent czy wrócisz z pracą do biura?

„Szef dzisiaj napisał, że prawdopodobnie praca zdalna u nas się kończy, bo wchodzą przepisy, które ją regulują” – wysłał do mnie wiadomość znajomy, pracujący w dużej polskiej firmie. Takich sygnałów dostajemy więcej, a część z Was pewnie doświadcza podobnych komunikatów u swojego pracodawcy. Co takiego znalazło się w nowych przepisach, że doprowadzi do masowego powrotu do biur? I czy to dziadowskie prawo czy januszeria biznesu?

Tego artykułu możesz również posłuchać w naszym kanale podcastowym – czyta Maciej Jaszczuk.

Ciekawe? Po przeczytaniu wróć tutaj, kliknij i odkryj sprawdzone patenty Samcika na ochronę przed inflacją

Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy w połowie stycznia, chociaż projekt wniesiono jeszcze w czerwcu zeszłego roku. Jak na warunki procedowania prawa, do których nas przyzwyczaił PiS, to doprawdy ślimacze tempo. Klamka jednak zapadła, bo prezydent podpisał 27 stycznia ustawę wprowadzającą pracę zdalną, a 6 lutego przepisy zostały opublikowane w Dzienniku Ustaw i zaczną obowiązywać za dwa miesiące.

Z badań GUS wynika, że na koniec września 2022 r. (najświeższe dane) tylko 3,4% osób pracowało zdalnie (z zastrzeżeniem: w związku z sytuacją epidemiczną). Na pozór może wydawać się to mało, jednak widać znaczące różnice zarówno między branżami, jak i regionami Polski.

Na przykład w sektorze publicznym poza siedzibą pracodawcy pracowało 1,1% zatrudnionych, a w prywatnym już 4,1%. Najbardziej zdalnym regionem w Polsce jest warszawski stołeczny (10,2%), a najmniej – województwo warmińsko-mazurskie (0,3%). Ciekawostką jest, że w województwie mazowieckim po odjęciu aglomeracji warszawskiej odsetek pracujących z domu wynosi tylko 0,7%.

Największe dysproporcje są jednak przy podziale na zawody. Osoby pracujące w sektorze informacji i komunikacji (np. dziennikarze) w 36,6% nie muszą stawiać się codziennie w biurze. Ponad 22% pracowników z branży finansowej i ubezpieczeniowej też ma możliwość wykonywania obowiązków z domu.

Co się zmienia? Praca zdalna po nowemu

Cała ustawa ma ponad 60 stron, nie mamy więc sensu iść punkt po punkcie przez cały dokument. Da się jednak wskazać trzy najważniejsze regulacje, które wpłyną na to, jak będzie wyglądała praca zdalna w Polsce.

1. Koniec wolnej amerykanki, wszystko ma być na papierze. Dotychczas w wielu firmach praca zdalna nie była jakoś szczególnie unormowana. Szef pozwalał na pracę z domu i dopóki pracownik był pod mailem i telefonem, nie wtrącał się w to, gdzie i w jakich godzinach rzeczywiście wykonuje swoje obowiązki.

Teraz się to zmienia. Zasady pracy zdalnej muszą być ustalone w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi. Jeśli nie uda się z nimi dogadać, albo gdy związków w firmie nie ma, regulamin pracy zdalnej ustala pracodawca po konsultacjach z pracownikami.

Ostatecznie może obejść się i bez takiego porozumienia lub regulaminu, ale wtedy szef określa szczegółowe warunki pracy zdalnej w poleceniu służbowym wydawanym pracownikowi albo w porozumieniu z nim zawartym.

Co musi zostać ustalone? Kogo obejmuje praca zdalna, sposób porozumiewania się szefa z podwładnym, zasady kontroli wykonywanej pracy, BHP, bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych oraz „instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych”.

2. Już nie popracujemy na działce albo w kawiarni? Nowe przepisy stanowią, że praca zdalna może być wykonywana „w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą”. Czy to oznacza, że raz wyznaczone miejsce – w opisanym przed chwilą porozumieniu, regulaminie lub poleceniu – nie może być zmienione?

Prawdopodobnie tak. Dlaczego tak uważam? Ponieważ w myśl nowych przepisów pracodawca ma prawo do kontroli w miejscu wykonywania przez niego pracy. A to oznacza, że musi to miejsce z góry znać. Co ma prawo kontrolować? Na przykład czy przestrzegane są procedury ochrony danych osobowych, czy pracownik jest trzeźwy (zła wiadomość dla tych, którym zdarzało się wypić piwko do domowego obiadu przed końcem zdalnego dnia pracy), a także czy spełnione są wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

I tu może być pies pogrzebany. Czy leżak na działce spełnia takie same wymagania co ergonomiczny fotel biurowy? Kawiarniany stolik też pewnie nie mieści się w ryzach przewidzianych przez regulacje BPH. Formalnie pracodawca nie powinien zgodzić się na takie miejsce wykonywania pracy.

To wszystko jednak pikuś w porównaniu z najważniejszymi punktami, które mogą doprowadzić do tego, że praca zdalna – przynajmniej oficjalnie – zniknie.

3. Praca zdalna to koszt dla… pracownika. A skoro tak, to pracodawca powinien te koszty zrekompensować. Ale po kolei. Ustawa nakłada na firmę kilka obowiązków.

Po pierwsze zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy.

Po drugie zainstalować, serwisować i konserwować ten sprzęt, a także przeszkolić i w razie czego udzielić pomocy technicznej przy obsłudze urządzeń.

I po trzecie pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także – jeśli tak ustalono w porozumieniu czy regulaminie – innych kosztów bezpośrednio z nią związanych.

A jeśli firma umówi się z pracownikiem, że ten korzysta z własnego sprzętu – zatrudnionemu przysługuje ekwiwalent. Firma może też ustalić ryczałt, który będzie wypłacała, zamiast pokrywać indywidualne koszty, lub wyliczać ekwiwalent. Tylko ta kwota musi być oparta o rynkowe ceny usług, więc pewnie 1 zł miesięczne by nie przeszło.

Trzeba też dodać, że nowelizacja wprowadza prawo dla pracownika do przepracowania zdalnie (jeśli pozwala na to organizacja pracy i charakter wykonywanych zadań) łączenie 24 dni w roku. I w tym przypadku wszystkie powyższe regulacje – o ekwiwalentach, kontrolach itd. – nie stosują się.

Przeczytaj też: Ilu Polaków po pandemii nie wróci już do biurowców? Praca zdalna wytnie w pień całe branże „obsługujące” biura? Jakie będą straty? Liczę!

Jak zareagują polskie firmy? Praca z domu przejdzie do podziemia?

Czy konieczność wypłacania pracownikom dodatku za pracę zdalną będzie barierą nie do przeskoczenia – mentalnie i finansowo – dla polskich firm? Obawiam się, że może tak być. I to nie musi dotyczyć wyłącznie „januszy biznesu”.

Rozmawiałem też z człowiekiem, który pracuje na eksperckim stanowisku w polskim oddziale dużej międzynarodowej korporacji. Zapytałem go, jakie jest podejście do pracy zdalnej w firmach, które lubią się chwalić, że dbają o dobrostan swoich pracowników.

„W [poprzedniej firmie] dawali mi 14 zł brutto miesięcznie czy coś takiego. W [nowej firmie] teraz zakazują nam pracy zdalnej, obniżając wynagrodzenie, jeśli nie przychodzisz do biura. Na razie się zastanawiają, jak to oficjalnie powiedzieć, żeby ludzie się nie pozwalniali”

– wyznał mi. Nowe przepisy wprowadzają co prawda wprost zakaz dyskryminacji ze względu na pracę w formie zdalnej, w szczególności w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania czy dostępu do szkoleń. Ale jak jest w Polsce z przestrzeganiem i egzekwowaniem prawa pracy – wie chyba każdy.

Jeśli nie da się uciąć nic z pensji, to można przecież pojechać komuś po premii, prawda? Przykład dał sam Narodowy Bank Polski, którego prezes – jak opisywała to Polityka – pracy zdalnej nie uznawał, a groźby pozbawienia premii i nagany kierował nawet do osób, które poszły na kwarantannę bez „odpowiedniego pisma z sanepidu” (a że sanepid żadnych pism nie wydawał, wiedział chyba każdy w Polsce poza szefem banku centralnego). I włos mu z głowy za to nie spadł.

Jaka przyszłość czeka pracę zdalną? Przypuszczam, że w tych firmach, w których działają związki zawodowe (a wbrew pozorom nie ma ich wiele), jakieś porozumienia zostaną zawarte, w większych przedsiębiorstwach może ktoś się pokusi o przygotowanie na wszelki wypadek regulaminów. Po czym całą pracę zdalną się wygasi.

Druga opcja jest taka, że na papierze wszyscy wrócą do biur, ale nieformalnie szefowie będą pozwalali podwładnym zostać w domach. Pozornie to rozwiązanie korzystne dla wszystkich: pracownicy zaoszczędzą na dojazdach, a firmy na ekwiwalentach. Na dłuższą metę oznacza to jednak dalsze przyzwolenie na omijanie przepisów i na traktowanie praw pracownika jako łaski udzielonej przez pracodawcę.

Jak znam polski styl zarządzania, firmy już prędzej gotowe są wydać setki tysięcy, a może i miliony złotych na biura, niż dopłacić pracownikowi 30 zł miesięcznie. Zresztą, przykład idzie z góry. Pomyślcie, ile z napływających z UE setek miliardów złotych przez ostatnie dwie dekady poszło na rozbudowanie kapitału rzeczowego – na asfalt dróg i beton stadionów czy aquaparków, a ile na kapitał ludzki – edukację i naukę?

Mój rozmówca poruszył bardzo ważny aspekt całej sprawy – praca zdalna dla niektórych osób stała się tak istotnym elementem w życiowej układance, że nie wyobrażają sobie powrotu do biura. Możliwość elastycznego dzielenia czasy pomiędzy obowiązki domowe a służbowe, nawet w tak prozaicznych kwestiach jak odebranie dziecka ze szkoły, zamiast wysyłania go do świetlicy, stała się główną kartą przetargową w rozmowach o pracę.

Być może dla tych firm, które rzeczywiście chcą przyciągać najlepszych pracowników na rynku, otwiera się niepowtarzalna szansa. Dotychczas mniejsze firmy przegrywały w wyścigu o talenty z dużymi korporacjami – nie były w stanie zapewnić takich socjalnych dodatków i poziomu wynagrodzenia jak duże firmy. Czasy się jednak zmieniły, a pandemia pokazała, że w wielu zawodach biuro w ogóle nie jest potrzebne, a czas zaoszczędzony na dojazdach i często bezproduktywnym wysiadywaniu „byle do 16-tej” – warty dużo więcej niż karta na siłownię czy „owocowe czwartki”.

Przeczytaj też: Praca zdalna zamienia biura w korpo-cmentarzyska. Przybyło 300 000 m kw. wolnych przestrzeni! Oto cztery nowe trendy, które czekają polskie biurowce i pracowników

Źródło zdjęcia: Cristian Tarzi/Unsplash, WikiCommons