Jak w pełnym pułapek świecie zabezpieczać dowody? Przyda się obiektywny i zaufany świadek. Skąd go wziąć? Dwa słowa o protokole notarialnym

Potrzebujecie potwierdzenia przebiegu pewnych zdarzeń lub istnienia jakiejś rzeczy? Najbezpieczniej udać się tam, gdzie dostaniemy takie uwierzytelnienie, którego nikt nie podważy. Czym jest protokół notarialny? Kiedy może nam się przydać w codziennym życiu?

Ciekawe? Po przeczytaniu wróć tutaj, kliknij i odkryj sprawdzone patenty Samcika na ochronę przed inflacją

Przeciętny Kowalski najczęściej odwiedza notariusza dopiero wtedy, kiedy musi. Zwykle właśnie wtedy dowiadujemy się, że jakaś czynność wymaga zachowania formy aktu notarialnego. A to błąd, bo w wielu sytuacjach wizyta u notariusza pozwoli nam uniknąć problemów. Jedną z częściej niedocenianych usług notarialnych są protokoły notarialne.

Protokoły notarialne są dokumentami spisywanymi (najczęściej w formie aktu notarialnego) w celu potwierdzenia istnienia pewnych rzeczy lub poświadczenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń. Profesjonalny i bezstronny notariusz występuje niejako w roli świadka, który zaświadcza, że dana sytuacja miała miejsce. Obecność i spisanie przez osobę zaufania publicznego, jaką jest notariusz, przebiegu zdarzeń pozwala uniknąć fałszerstw, manipulacji w zakresie treści zdarzeń czy daty ich przebiegu. Rolą notariusza jest obiektywne odwzorowanie na piśmie, w treści protokołu lub załączonych do niego dokumentów, przebiegu zdarzeń, bez jakiejkolwiek ich oceny.

I faktycznie taki obiektywny zapis wydarzeń może mieć dla nas kluczowe znaczenie dowodowe w przypadku ewentualnego konfliktu. Wtedy dosyć częstą sytuację „słowo przeciwko słowu” obrócimy w „tak było, tutaj poświadczył to notariusz”. Taki protokół posiada domniemanie wiarygodności i może być cennym dowodem w razie sporu sądowego (które oczywiście może być obalone dowodem przeciwnym).

Pamiętajmy, że notariusz spisuje, a nie ocenia. Co to znaczy? Na przykład nie będzie weryfikował, czy zgromadzenie wspólników zostało zwołane prawidłowo. On jedynie zaprotokołuje, iż przewodniczący tego zgromadzenia stwierdził, że zostało ono zwołane prawidłowo.

Notariusze najczęściej sporządzają protokoły notarialne z zakresu prawa handlowego. Będą to protokoły walnych zgromadzeń spółek akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółdzielni, ale też protokoły z zebrań wspólnot mieszkaniowych czy ze zgromadzeń stowarzyszeń.

Protokół notarialny nie musi zawierać stwierdzenia tożsamości ani podpisów wszystkich obecnych osób (np. w protokołach zgromadzeń spółek prawa handlowego wystarczający jest podpis przewodniczącego). Data spisania protokołu nie musi być tożsama z datą przebiegu czynności. W praktyce dokument może powstać po zaistnieniu zdarzeń, których świadkiem był notariusz. Notariusz może też przygotować projekt protokołu przed jego podpisaniem, jeżeli wie, co prawdopodobnie się w nim znajdzie.

Jeżeli chodzi o osoby fizyczne, to najczęściej mamy do czynienia z protokołami notarialnymi przy okazji śmierci członka rodziny. Notariusze sporządzają protokoły m.in. z otwarcia i ogłoszenia testamentu, dziedziczenia, przyjęcia bądź odrzucenia spadku. Notariusz może też sporządzić protokół z przebaczenia dokonanego przez darczyńcę lub spadkodawcę.

Protokoły notarialne są bardzo szczegółowe. Przykładowo w protokole otwarcia i ogłoszenia testamentu nie tylko wymienia się datę złożenia i osobę, która testament złożyła, ale opisuje się również stan zewnętrzny takiego testamentu.

Do czego przyda się protokół notarialny?

Wbrew pozorom protokół notarialny nie jest jakimś abstrakcyjnym dokumentem. Myślę, że po lekturze tego artykułu sami stwierdzicie, że mieliście w życiu sytuacje, w których taki „notarialny dowód” byłby przydatny.

Notariusz spisze chociażby protokół stawiennictwa (lub niestawiennictwa). To może przydać się m.in. w sytuacji, gdy – po podpisaniu umowy przedwstępnej – jedna ze stron próbuje wymigać się od dokonania czynności, do których się zobowiązała. Planujecie kupić lub sprzedać nieruchomość? Warto o tym pomyśleć.

Przydatny będzie też protokół z przebiegu jakiegoś zdarzenia (np. losowania, konkursu czy licytacji). Warto jednak pamiętać, że notariusz nie powinien spisywać protokołu, który wymaga specjalistycznej wiedzy (ale wtedy poza notariuszem można skorzystać również z pomocy biegłego).

Zdecydowanie częściej przyda nam się protokół potwierdzający istnienie jakiejś rzeczy. Żyjemy w dynamicznym świecie, w którym łatwo o czymś zapomnieć, coś zgubić lub po prostu coś zmienić. Protokół notarialny będzie poświadczeniem, że dana rzecz istniała w danym czasie i w danej formie.

Często prosicie nas o pomoc w załatwieniu jakiejś sprawy. Niektórzy z Was są dosyć ogólni („ratunku, mój przelew zaginął”) i wtedy prosimy o szczegóły, ale zdarzają się też osoby bardziej przygotowane, które od razu przesyłają nam komplet dokumentów. Wśród nich protokoły notarialne.

Dzięki temu widziałem już chociażby protokół notarialny z otwarcia strony internetowej, w którym notariusz poświadczył, co znajdowało się w konkretnym momencie na danej stronie internetowej. Jak uzyskać taki protokół? Wystarczy udać się do notariusza. Następnie on otworzy u siebie na komputerze daną stronę, zrobi odpowiednie zrzuty ekranu, wydrukuje je i zaświadczy w protokole, że wydruk przedstawia treść ze strony internetowej w danym momencie.

Taki dokument będzie dużo trudniejszy do zakwestionowania. A niewątpliwie może się przydać, bo treści w internecie nieustannie się zmieniają (ktoś cos skasuje, ktoś coś zmieni, zapomnimy o jakimś linku itd.).

Niektórzy z Was stwierdzą teraz, że identyczny efekt można osiągnąć za darmo (w końcu notariuszowi przysługuje tzw. taksa notarialna). Problem w tym, że samo wykonanie screena czy zrobienie zdjęcia może nie być wystarczającym dowodem dla sądu (sąd nie będzie wiedział, czy screenem nie manipulowano i kiedy został zrobiony). Jasne, można też poszperać w archive.org, ale nie wszystko tam znajdziemy, nie każdy to potrafi i stamtąd też można coś usunąć.

Na tej samej zasadzie możemy zaprotokołować istnienie dowolnej innej rzeczy w internecie. Przykładowo notariusz może sporządzić protokół notarialny z wiadomości e-mail (z załącznikami), wpisów na forach internetowych, komentarzy w mediach społecznościowych czy opiniach w różnych serwisach. Notariusz może też poświadczyć treści znajdujące się na urządzeniach elektronicznych. Będą to przykładowo SMS-y, zdjęcia, rejestry połączeń, wiadomości w komunikatorach.

To może się przydać, gdy ktoś narusza Wasze prawa autorskie (np. znajdziecie w jakimś artykule zdjęcie, które Wy zrobiliście), ktoś Was pomawia, ktoś Wam grozi, ktoś Was szantażuje, ktoś robi coś nielegalnego, ale i w bardziej życiowych sytuacjach, jak konflikt z pracodawcą lub z małżonkiem.

Słyszałem o przypadku, gdy klient złożył reklamację do sklepu, a właściciel sklepu… po cichu zmienił regulamin i odrzucił reklamację. Klient był jednak po studiach prawniczych i miał protokół notarialny z otwarcia strony internetowej z widocznym regulaminem przed zmianą. Sklep bardzo szybko przeprosił i uznał reklamację.

Czasami obawiamy się też, że jakiś dokument ulegnie zniszczeniu (np. paragon czy potwierdzenie wpłaty we wpłatomacie). Jeżeli spodziewamy się długiego postępowania reklamacyjnego, to warto zabezpieczyć taki dowód w postaci protokołu notarialnego. Znam i takie przypadki. Jeżeli zdarzają się Wam sytuacje, w których musicie coś udowodnić, to warto rozważyć wizytę u notariusza. Protokół notarialny niejednokrotnie pozwoli uniknąć fałszerstw lub manipulacji.

Zdjęcie główne: pch.vector, Freepik