8 listopada 2023

Prowadzisz firmę? Masz księgową i podatkowca. A czy masz już swojego notariusza? Oto jak pomoże zapewnić bezpieczeństwo biznesu w pięciu krokach

Prowadzisz firmę? Masz księgową i podatkowca. A czy masz już swojego notariusza? Oto jak pomoże zapewnić bezpieczeństwo biznesu w pięciu krokach

Niemal każdy przedsiębiorca ma swojego księgowego, duża część ma też swojego opiekuna bankowego, z którym załatwia sprawy związane z kredytami, leasingiem, kartami kredytowymi i debetami. Przedsiębiorcy mają swoich doradców podatkowych oraz prawników. Ale do kompletu przyda się jeszcze jedna osoba, która zwiększa bezpieczeństwo prowadzenia biznesu – „własny” notariusz. Do czego może się przydać notariusz w firmie? Już tłumaczę

Przeciętnemu konsumentowi usługi notariusza kojarzą się głównie z dwiema okolicznościami życiowymi sprzedażą lub zakupem mieszkania oraz sprawami testamentowymi. Poza tym z notariuszem staramy się nie mieć zbyt wiele wspólnego, co jest błędem i o czym będę opowiadał w kolejnych odcinkach niniejszego cyklu edukacyjnego realizowanego wspólnie z Izbą Notarialną w Warszawie.

Zobacz również:

Przedsiębiorcom zdarza się regularnie jeszcze trzecia okoliczność, która sprowadza ich do notariusza: zakup lub sprzedaż części aktywów firmy (nieruchomości, urządzenia) albo zmiany własnościowe w firmie (wprowadzenie lub wyprowadzenie udziałowca i podobne ruchy dotyczące kapitału).

I jedni, i drudzy konsumenci i przedsiębiorcy żyją w przeświadczeniu, że do notariusza chodzi się tylko wtedy, kiedy trzeba. A to zupełnie nie tak. Jeśli zmienimy myślenie z takiego, że notariusz to osoba, gdzie trzeba iść, na takie, że iść można, to zdecydowanie wpłynie to na zwiększenie pewności i bezpieczeństwa w biznesie. Rolą notariusza jest nie tylko potwierdzenie stanu faktycznego i pomoc w zawarciu jakiejkolwiek transakcji w taki sposób, żeby była nie do podważenia, ale także – co jest bardzo ważne – zadbanie o bezpieczeństwo prawne wszystkich stron transakcji. To jest w interesie wszystkich stron. I dotyczy wielu aspektów prowadzenia biznesu.

Jest sporo okoliczności, które nie powodują obowiązku pójścia do notariusza, ale warto do niego pójść, bo tak po prostu jest bezpieczniej. Dlatego warto mieć swojego notariusza, z którym współpracujemy i który jest w pewnym sensie naszym doradcą w różnych sprawach, zarówno rodzinnych, jak i firmowych.

Ja mam swojego ulubionego notariusza i powiem Wam, że jest niesamowity. Wychodzę od niego zawsze z głową pełną najrozmaitszych scenariuszy, ale i z przekonaniem, że nic mnie w danej transakcji nie zaskoczy. „A czy to pan sprawdził?”, „proszę przynieść jeszcze to potwierdzenie”, „niedługo zaczną obowiązywać nowe przepisy, warto je uwzględnić, choć dziś nie ma Pan tego obowiązku” itd. takie pytania zadaje za każdym razem, gdy do niego przychodzę w jakiejś sprawie.

To jest właśnie cecha starannego i profesjonalnego notariusza. Zna przepisy i jest w stanie zagwarantować, że nic istotnego w umowie nie zostanie przeoczone. I jest bezstronny. Mojego poleciła mi druga strona pewnej transakcji właśnie z zapewnieniem, że dzięki niemu obie strony będą zadowolone. I rzeczywiście, to właśnie mój kontrahent był najbardziej „doświadczony” przez notariusza koniecznością przedstawiania dodatkowych dokumentów, zaświadczeń, poświadczeń i gwarancji. Notariusz, zgodnie ze swoją rolą zawodową, pilnował interesu obu stron.

W jakich okolicznościach warto udać się do swojego notariusza, mimo że nie ma takiego obowiązku? Tylko (albo aż) po to, żeby było bezpiecznie i bezstresowo? Oto zestawienie kilku takich okoliczności.

Po pierwsze: bezpieczeństwo transakcji, czyli notarialny depozyt pieniężny

Większość transakcji dokonywanych z udziałem notariusza odnosi skutki prawne w momencie podpisania aktu notarialnego przez strony oraz przez notariusza (najbardziej liczy się właśnie jego podpis). Przeważnie w tym momencie pojawia się ryzyko dla strony, która coś sprzedaje albo czegoś się pozbywa. Rozliczenie pomiędzy stronami następuje w formie zapłaty gotówką lub przelewem. Oba sposoby płatności mają istotne mankamenty (gotówka jest niewygodna i trzeba na miejscu sprawdzić autentyczność banknotów, a przelewy miewają limity i mogą trwać kilka godzin).

A przede wszystkim nie dają gwarancji, że kupujący zapłaci po podpisaniu aktu notarialnego. Wyjściem, które gwarantuje bezpieczeństwo otrzymania pieniędzy, jest zdeponowanie ich „awansem” u notariusza. Dzięki temu sprzedający będzie miał pewność, że kupujący posiada pieniądze (bo wpłacił je notariuszowi na rachunek depozytowy), kupujący może zaś być spokojny, że w momencie, gdy pieniądze trafią do sprzedającego, własność będzie już przeniesiona.

Po drugie: gwarancja zawarcia umowy, czyli umowa przedwstępna

Kupując nieruchomość, ziemię, spółdzielcze prawo do lokalu albo cokolwiek wartościowego, zwykle najpierw spisuje się umowę przedwstępną. To rodzaj umowy, która zobowiązuje strony do podjęcia działań prowadzących do podpisania finalnej umowy. No i tę wstępną umowę choć dzieje się tak relatywnie rzadko warto zawrzeć u notariusza. Choćby dlatego, że daje ona dużo większą szansę na to, że ostateczna umowa zostanie zawarta.

Przede wszystkim chodzi o to, że gdyby druga strona wycofała się z umowy, to na podstawie notarialnej umowy przedwstępnej można w sądzie żądać jej zawarcia. Zawierając umowę przedwstępną w formie aktu notarialnego, mogę prawnie zagwarantować sobie w przyszłości zawarcie umowy ostatecznej lub przynajmniej stworzyć wysokie prawdopodobieństwo zawarcia tej umowy.

Przykładowo: gdy zawrę umowę przedwstępną zakupu nieruchomości w formie aktu notarialnego, to notariusz wpisuje wzmiankę na ten temat w księdze wieczystej tej nieruchomości. Gdyby mój kontrahent chciał wycofać się z umowy, to ma mocno skrępowane ruchy, bo każdy inny potencjalny nabywca będzie widział wzmiankę w księgach wieczystych i będzie żądał potężnej obniżki ceny ze względu na ryzyko, że ja będę chciał „odzyskać” nieruchomość.

Sporządzenie umowy przedwstępnej jest często trudniejsze od umowy finalnej (czyli przyrzeczonej), gdyż oprócz konkretnej wiedzy związanej z zastosowaniem dodatkowych postanowień umownych (zadatek, termin, kara umowna, prawo odstąpienia, warunki) wymaga przewidzenia zaistnienia różnych sytuacji, które mogą wydarzyć się w przyszłości. Notariusz ma możliwość zaproponowania odpowiednich postanowień, które zapobiegną konfliktowi.

Po trzecie: bezpieczeństwo wierzyciela, czyli tytuł egzekucyjny

To rodzaj zabezpieczenia dla mnie, jeśli pożyczam komuś pieniądze, samochód, nieruchomość albo cokolwiek innego. Mój dłużnik, który złożył oświadczenie o poddaniu się egzekucji, daje gwarancję, że gdyby nie wywiązał się z umowy, będę mógł zająć jego majątek i bardzo łatwo wyegzekwować to, co mi się należy.

Wierzyciel, który posiada taki dokument, nie musi się liczyć z koniecznością prowadzenia kosztownego i długotrwałego postępowania sądowego. Może od razu przystąpić do postępowania egzekucyjnego. Akt notarialny, w którym dłużnik poddaje się egzekucji, jest więc bardzo skutecznym lekarstwem na przewlekłość postępowania sądowego. Nie ma żadnego obowiązku dołączania tytułu egzekucyjnego do umowy, ale jeśli ja i mój kontrahent godzimy się na takie dodatkowe zabezpieczenie tylko notariusz może skutecznie taki akt notarialny sporządzić.

Po czwarte: bezpieczne delegowanie uprawnień, czyli pełnomocnik

W życiu przedsiębiorcy prędzej czy później pojawia się konieczność delegowania uprawnień na pracowników, menedżerów, dyrektorów, członków zarządu. Przeważnie te uprawnienia są połączone z odpowiedzialnością finansową i zaciąganiem różnych zobowiązań. Przydaje się wówczas pełnomocnictwo. Oczywiście można je sporządzić ręcznie, na świstku papieru i podpisać z pracownikiem (albo nawet uczynić je „na gębę”, w niektórych okolicznościach może i to wystarczy). Ale najbezpieczniej zrobić to u notariusza.

Oczywiście najważniejsze rzeczy związane z wystawieniem pełnomocnictwa trzeba zrobić samodzielnie a więc wybrać zaufaną osobę, określić zakres spraw lub czynności, które taka osoba będzie mogła załatwić w moim imieniu. Zawsze to ja  jako pracodawca ponoszę za nie odpowiedzialność, więc ważne jest, żeby mój współpracownik miał dokładnie określone, co może robić, a czego nie może.

I tu przydaje się notariusz. Po pierwsze dlatego, że pełnomocnictwa mogą być różne (ogólne albo rodzajowe). Po drugie dlatego, że ich zakres może być różny. Po trzecie pełnomocnictwo musi mieć określone elementy składowe, by było ważne. A po czwarte kto wie, czy nie najważniejsze notariusz może zadać kilka pytań kontrolnych i pomóc odpowiednio skalibrować pełnomocnictwo. Tak, by nie było ani za szerokie, ani za wąskie, żeby przewidywało komplikacje, które mogą się wydarzyć, a które mogą mi nie wpaść do głowy w momencie sporządzania dokumentu.

Po piąte: zabezpieczenie firmy rodzinnej, czyli sukcesja

Często niedocenianą w praktyce biznesowej jest konieczność zabezpieczenia firmy rodzinnej przed skutkami nagłych zdarzeń, takich jak śmierć głowy rodziny czy trwała niezdolność do działania, należyte zabezpieczenie firmy oraz majątku przedsiębiorcy, a także zapewnienie ciągłości funkcjonalnej firmy rodzinnej.

Plan sukcesji, jaki należałoby omówić i przygotować z notariuszem, powinien zabezpieczyć firmę przed kosztami przejęcia masy spadkowej lub roszczeniami wynikającymi z rozliczeń pomiędzy wspólnikami lub między spółką a spadkobiercami. Może on obejmować szereg instytucji prawnych – od profesjonalnego sporządzenia testamentu i wyznaczenia zarządcy sukcesyjnego po założenie fundacji rodzinnej.

—————-

ZAPROSZENIE:

14.XI wieczorem (o godz. 19.00) zapraszam Was na spotkanie online z notariuszem – porozmawiamy o tym, jak zabezpieczyć swoje finanse i majątek prywatny oraz firmowy. Podczas tego webinaru – wspólnie z warszawskimi notariuszami – opowiemy, jak zabezpieczyć swoje interesy prywatne i firmowe, kiedy przyda się notarialny depozyt, przy jakich transakcjach warto spisać akt notarialny, będą dwa słowa o testamentach, pełnomocnictwach, spadkach i darowiznach. A przede wszystkim – notariusze będą odpowiadali na Wasze pytania i udzielali bezpłatnych porad.

Żeby zapisać się na webinar, kliknij ten link (liczba miejsc ograniczona, więc warto się pospieszyć – nie chcemy zbyt dużych tłumów, by móc odpowiedzieć na Wasze wszystkie pytania). Jeśli masz pytanie do notariusza, pisz na nasz e-mail: kontakt@subiektywnieofinansach.pl, w tytule e-maila wpisz PYTANIE DO NOTARIUSZA”

—————-

Okoliczności, w których warto odwiedzić notariusza nawet jeśli nie ma takiego obowiązku – jest wiele więcej. Wymieniłem kilka z tych najważniejszych, które przyszły mi do głowy. Jeśli z Waszego życia zawodowego lub prywatnego, Waszych doświadczeń wynikają także inne „przypadki użycia” notariusza, zwłaszcza w sytuacjach, kiedy nie było to konieczne, a jednak w efekcie okazało się „ratujące życie”, a już na pewno biznes – dajcie znać w komentarzach.

Czytaj też: Konta, PIN-y, ubezpieczenia, kredyty, inwestycje… Jak zabezpieczyć bliskich na wypadek nagłego odejścia? Pięć ważnych rad na wszelki wypadek

—————–

Partnerem cyklu edukacyjnego „Porozmawiaj z notariuszem” o bezpiecznym prowadzeniu biznesu i majątkowych spraw rodzinnych jest Izba Notarialna w Warszawie

zdjęcie tytułowe: Alexander van Thuan/Unsplash

Subscribe
Powiadom o
23 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
Zobacz wszystkie komentarze
Jacuś
6 miesięcy temu

Swietne uwagi. Co do jednej pewnego czasu zdarzyło mi się podpisać akt notarialny i obiecać wpłacić do 48h. nie było problemu, bo wyszła pewna nieświadomość obu stron. Podpisując akt notarialny następuje przejście własności i nie ma to nic wspólnego z zapłatą. Oczywiście kasa się należy, to sobie potem możesz dłużnika ścigać, ale własność przekazałeś w momencie podpisu. Dlatego zawsze korzystam z przelewu na konto notariusza przed transakcją, warto zapłacić za tę usługę jeśli chce się mieć spokój.

Jacuś
6 miesięcy temu

Tak w ramach tematu zabezpieczeń w firmie. Przy prowadzeniu działalności jak i prywatnie zabezpieczenie konta w BIK. Można nawet zakazać wzięcia kredytu na siebie, co suwakiem w appce można sobie odblokować na chwilę w razie potrzeby. Po drugie to ubezpieczenie. Kojarzy się to głównie z wolnymi zawodami, ale sporo przedsiębiorców swoimi działaniami może wyrządzić komuś krzywdę. Ci produkcyjni to praktycznie wszyscy. PZU ma spory katalog rozszerzeń, dobry agent dostosuje paragrafy pod działalność i po częsci zabezpieczy finansowo pod katem działania wyrządzenia szkody nie tylko osobiście, ale i poprzez nabyty składnik/produkt czy nawet umyślne lub nie działanie pracownika, czy urządzenia. Również… Czytaj więcej »

Jacuś
6 miesięcy temu
Reply to  Jacuś

Możliwe. Jednak alert bik działa na szeroko, to główne zabezpieczenie.

zalegacz
2 miesięcy temu

Taaa, a może coś napisać o cenach usług notarialnych. Kiedyś nawet oficjalnie karano notariuszy, którzy odważyli się nie stosować stawek maksymalnych. Przykładowo klauzula poddania się egzekucji w umowie. Dwa, góra trzy zdania. Koszt kilka tysięcy zł. – nie chce mi się nawet tego komentować. Wobec takich kosztów, z notariusza korzysta się tylko wtedy, kiedy przymusza do tego prawo, a przykładowe klauzule poddania się egzekucji spotyka się praktycznie tylko przy tych wymuszonych prawnie umowach (bo wtedy nie generują tych potężnych kosztów). Gdy ustawowo zmuszono notariuszy do obniżenia kosztu klauzuli poddania się egzekucji przy umowach najmu do 400 zł, ludzie masowo zaczęli… Czytaj więcej »

zalegacz
2 miesięcy temu
Reply to  Maciej Samcik

Rozmawiałem osobiście z Gowinem gdy był ministrem sprawiedliwości i chciał uwolnienia zawodów. Obiecywał znieść taksy notarialne. Każdy notariusz brałby ile chciał, innymi słowy wolny rynek. Jednak opór środowiska był zbyt duży, ale o tym już nie chciał gadać.
Mówimy o tym, że taksy notarialne są dużo za duże (nie mówimy o skali kilkudzięsięciu % ale o ok. 5-krotnej potrzebie obniżki), a Pan że i tak te taksy nie były od dawna waloryzowane – pełny odlot…

zalegacz
2 miesięcy temu
Reply to  Maciej Samcik

Lekarze, adwokaci, mechanicy, elektronicy, informatycy, kominiarze, gazownicy, kierowcy, bankowcy, ubezpieczyciele, konstruktorzy, architekci, budowlańcy, itd.
Dziwne, że nie dostrzega Pan również w tych zawodach możliwości straty nie tylko całego majątku, ale nawet i życia. Ciekawe czy chodzi Pan do prywatnego stomatologa? Przecież urynkowienie stomatologów spowodowało zróżnicowanie jakości. A to z kolei oznacza, że część osób zostanie źle obsłużona. A w przypadku stomatologa to oznacza, że część osób straci majątek (na ponowne leczenie) a nawet zdrowie. Pełna hipokryzja.

zalegacz
2 miesięcy temu
Reply to  Maciej Samcik

No wreszcie Pana rozumiem! Ma być równy dostęp do usług i produktów. Może być jak państwowa stomatologia, byle tylko jednakowo dla wszystkich. Potwierdzam, są takie teorie i nawet je praktykowano.
Po drugie zgadzam się że umowa notarialna i leczenie zębów to dwie różne rzeczy. Od stomatologa wymaga się dużo więcej (np. notariusz nie naruszy mi nerwu) i wolałbym stracić majatek niż życie albo zdrowie. Poza tym są stany gdzie notariuszem może być prawie każdy (np. pani z kiosku) i jakoś tam żyją i jakoś tego nie zmieniają.

zalegacz
2 miesięcy temu
Reply to  Maciej Samcik

W Pana wydaniu ta „profesjonalizacja” to oczywiście przymusowe izby, ceny urzędowe, egzaminy wstępne i aplikacje, ograniczanie ilości osób mogących wykonywać zawód itd. Aż dziw bierze, że „niesprofesjonalizowane” gałęzie gospodarki w ogóle funkcjonują. Po co nam wolna konkurencja, która prowadzi tylko do „urynkowienia zawodu i zróżnicowania jakości, co z kolei oznacza, że część osób zostanie źle obsłużona„. Niech żyje „profesjonalizm” gwarantowany przez najwyższe władze państwowe, a może nawet przez samego Pierwszego Sekretarza. Czas chyba powtórzyć sobie podstawy, chociażby „Badania” Smitha.

zalegacz
2 miesięcy temu
Reply to  Maciej Samcik

No to zacznijmy od początku. Rynek notarialny działa nieprawidłowo. Taksy są ponad 5-krotnie zawyżone i żeby to zmienić potrzebna jest deregulacja tego rynku, a nie zaciskanie zębów niby w imię zachowania „profesjonalizmu”. Na początek wystarczy np. możliwość tworzenia konkurencyjnych izb notarialnych albo chociaż likwidacja wyznaczania taks maksymalnych.
Natomiast regulować należy TYLKO wtedy, gdy jakiś rynek ma problemy. Natomiast regulowanie „na zapas” („bo wolny rynek jako skrajność nie jest dobry”) jest myśleniem nie z tej epoki.

zalegacz
2 miesięcy temu
Reply to  Maciej Samcik

Mówimy, że taksy są zawyżone, a ustalanie taksy maksymalnej ma mechanizmy niemal takie same jak zmowa cenowa. A Pan pyta skąd wiadomo jak bardzo jest ta taksa zawyżona. Czy wyobraża sobie Pan np. producentów cementu, którzy niby dla dobra klienta ustalają jakąś maksymalną cenę i „o dziwo” wszyscy nagle stosują tylko tą maksymalną stawkę (nie mówiąc już o karaniu tych, którzy jej by nie przestrzegali)?

zalegacz
2 miesięcy temu
Reply to  Maciej Samcik

Pan tak na serio, czy tylko na potrzeby bloga Pan takiego udaje? Kończę temat, ponieważ sprowadza Pan dyskusję poniżej akceptowalnego poziomu intelektualnego. Porównuje Pan zasadność ustalania czasowo sztywnej ceny po dopłacie (czyli tak naprawdę odgórnie regulowaną dopłatę) z odgórnie regulowaną ceną usługi i to tylko dlatego, że mają podobną nazwę. Dobrym przykładem mogłyby być ceny przeglądów samochodowych, gdzie aktualna cena jest dwukrotnie zaniżona i odpowiadając na Pana pytanie – te ceny mnie tak samo denerwują i ich odgórna regulacja powinna zostać zniesiona.

zalegacz
2 miesięcy temu
Reply to  Maciej Samcik

Co poszło nie tak? Skarżenie się na niski poziom intelektualny dyskusji dotyczył Pana porównania maksymalnych cen usługi po czasowych dopłatach ze standardowo sztywną ceną usługi, a nie tego skąd się wzięła ta 5-krotność zawyżenia. Teraz dopisuję także przekręcanie sensu wypowiedzi.

Subiektywny newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślę ci powiadomienie o najważniejszych tematach dla twojego portfela. Otrzymasz też zestaw pożytecznych e-booków. Dla subskrybentów newslettera przygotowuję też specjalne wydarzenia (np. webinaria) oraz rankingi. Nie pożałujesz!

Kontrast

Rozmiar tekstu